Vorzimmerkraft im Staatssekretärsbüro (m/w/div)
Im Thüringer Finanzministerium ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt der Dienstposten als
Vorzimmerkraft im Staatssekretärsbüro (m/w/div)
zu besetzen. Der Dienstort ist Erfurt.
Das Tätigkeitsprofil umfasst insbesondere:
- Pflege des Terminkalenders,
- Planung von internen und externen Terminen,
- Koordinierung von Gremienterminen in Mandatsangelegenheiten,
- Organisation von Beratungen und Dienstreisen,
- Koordinierung der Einsatzplanung des persönlichen Fahrers,
- Zusammenstellung und Aufbereitung von Terminvorbereitungen,
- Sichtung, Zuordnung und Verteilung der Posteingänge unter Nutzung des Dokumentenmanagementsystems ThüringenVIS 2.0,
- Überwachung von Fristsachen und Wiedervorlagen,
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen und Informationen für die Hausleitung,
- Entgegennahme von Anliegen von Bürgern, Unternehmen und Behörden,
- Erledigung von Schreibarbeiten nach schriftlicher Vorlage sowie
- Erstellung protokollarischen Grußschreiben.
Von den Bewerber/innen werden erwartet:
- Abschluss einer für den Tätigkeitsbereich förderlichen Berufsausbildung (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement oder artverwandter Berufsabschluss),
- selbständiges Arbeiten, Organisationsstärke, Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen,
- hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowie gute Umgangsformen und eine gute mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie
- sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, mobilen Endgeräten und gängiger Standardsoftware (z.B. Microsoft Office) sowie mit Videokonferenztechnik.
Von Vorteil sind Berufserfahrung im Sekretariat bzw. in der Assistenz einer Geschäftsleitung sowie Kenntnisse über das Dokumentenmanagementsystem ThüringenVIS 2.0.
Wir bieten Ihnen folgende Konditionen:
- interessantes, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenfeld in der öffentlichen Verwaltung
- Einstellung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und Bezahlung nach der Entgeltgruppe 5 TV-L;
für die Dauer der Vorzimmertätigkeit wird eine außertarifliche Zulage in Höhe von 15 % des monatlichen Tabellenentgelts der individuellen Stufe der Entgeltgruppe 5 gezahlt
- Leistungen nach dem TV-L, wie z.B. 30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- ausgewogene Work-Life-Balance mit:
- Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, wünschenswert mindestens 30 Stunden innerhalb einer 5-Tage-Arbeitswoche
- optionalem Zeitausgleich für Arbeitszeitguthaben im Rahmen von aktuell 12 Arbeitstagen p.a.
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Möglichkeit der tageweisen Arbeit in Homeoffice in Absprache mit dem Vorgesetzten
- Möglichkeit der Inanspruchnahme einer externen Mitarbeiterberatung (EAP)
Das Thüringer Finanzministerium fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Deshalb sind Bewerbungen von Männern besonders erwünscht.
Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, fachlicher Leistung und Befähigung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.
Ihre Bewerbung übermitteln Sie bitte ausschließlich über das Onlineportal INTERAMT.
Zu Ihrer Bewerbung reichen Sie bitte folgende Bewerbungsunterlagen ein:
Bewerbungsanschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Nachweis über den Berufs- bzw. Studienabschluss, Arbeitszeugnisse und sonstige Qualifizierungen, ggf. Nachweis der Schwerbehinderung/ Gleichstellung.
Informationen zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten finden Sie unter https://finanzen.thueringen.de/fileadmin/medien_tfm/datenschutzinfo_bewerber_012023.pdf .
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen (Fahrtkosten o. ä.), können nicht erstattet werden.
Für Rückfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung wenden Sie sich bitte telefonisch an Frau Scholz (Tel.: 0361/573611114). Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, uns per E-Mail an Bewerbung@tfm.thueringen.de zu kontaktieren.
Die Bewerbungsfrist endet am 3. Mai 2026.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!