Sachbearbeiter Promotionsmanagement (m/w/d)
Als Sachbearbeiter Promotionsmanagement (m/w/d) sind Sie für die administrative Begleitung und Organisation von Promotionsverfahren zuständig. Dabei bearbeiten Sie promotionsrelevante Anträge, unterstützen Promovierende sowie Professorinnen und Professoren bei administrativen Fragestellungen und begleiten die Arbeit des Promotionsausschusses organisatorisch.
Das Referat S-FORSCHENDE – Bereich Unterstützung wissenschaftlicher Nachwuchs und Graduiertenzentrum ist die zentrale Anlaufstelle für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in frühen Karrierephasen an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Ziel ist es, die FAU als attraktiven und unterstützenden Ort für junge Forschende kontinuierlich weiterzuentwickeln und sie auf ihrem wissenschaftlichen Karriereweg bestmöglich zu begleiten. Dazu werden umfassende Informationen, Beratung und administrative Unterstützung rund um die Promotion und weitere wissenschaftliche Karrierephasen angeboten.
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Aktives Gesundheitsmanagement
Ihre Aufgaben
- Bearbeitung von Anträgen im Rahmen von Promotionsverfahren, insbesondere zur Zulassung zur Promotion und zur Eröffnung des Promotionsverfahrens an der Philosophischen Fakultät und Fachbereich Theologie
- Telefonische, schriftliche und persönliche Beratung und Auskunftserteilung für Promovierende sowie Professorinnen und Professoren zu administrativen Fragen rund um das Promotionsverfahren
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Promotionsausschusses bei der Durchführung der Promotionsverfahren
- Vor- und Nachbereitung sowie organisatorische Begleitung der regelmäßigen Sitzungen des Promotionsausschusses
- Erfassung, Pflege und Aktualisierung der Promovierendendaten im Promotionsportal der FAU (docDaten)
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung in einer Hochschul- oder öffentlichen Verwaltung sowie Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe
- Erfahrung im Umgang mit digitaler Aktenführung und Dokumentenverwaltung von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint), sowie die Bereitschaft, sich in die an der FAU eingesetzten digitalen Verwaltungs- und Fachanwendungen einzuarbeiten
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
- Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Ausgeprägte Service- und Kommunikationsorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick
- Hohe Einsatzbereitschaft und Lernfähigkeit in einem sich stetig wandelnden Aufgabengebiet
- Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben
Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.
Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.
Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.
Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.