Teamassistenz Universität (m/w/d)

Als Teamassistenz Universität (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Department Biologie der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) . Sie arbeiten in den Bereichen der Finanz- und Drittmittelverwaltung, begleiten personaladministrative Prozesse, koordinieren organisatorische Aufgaben und wirken an der Öffentlichkeitsarbeit mit.
Das Department Biologie der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) verbindet moderne biologische Forschung mit einer hochwertigen wissenschaftlichen Ausbildung in Bachelor-, Master-, Lehramts- und Promotionsstudiengängen. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler forschen hier interdisziplinär an zukunftsweisenden Fragestellungen und vermitteln Studierenden fundiertes biologisches Fachwissen auf höchstem Niveau. Die Biologie-Geschäftsstelle bildet das organisatorische Zentrum des Departments. Sie verwaltet die Räume, Stellen und finanziellen Mittel des Departments und trägt damit wesentlich zu einem reibungslosen Lehr-, Forschungs- und Verwaltungsbetrieb bei. Darüber hinaus koordiniert sie lehrstuhlübergreifende Verwaltungsprozesse, begleitet die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und unterstützt die Außendarstellung des Departments.
Als Mitglied eines kleinen, engagierten und flexibel arbeitenden Teams arbeiten Sie eng mit Professorinnen und Professoren, wissenschaftlichen und wissenschaftsstützenden Beschäftigten sowie den Studierendenvertretungen zusammen. Gleichzeitig bilden Sie eine wichtige Schnittstelle zur Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV). Mit Ihrer strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise schaffen Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen für exzellente Forschung und Lehre und stehen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, Beschäftigten sowie Studierenden als kompetente Ansprechperson zur Seite.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe, insbesondere in den Bereichen Gebäude-, Raum- und Schlüsselverwaltung, Veranstaltungsorganisation, Datenpflege sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben einschließlich der Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten
• Selbständige Verwaltung und Bewirtschaftung von Drittmitteln, einschließlich Finanzplanung, Bestellwesen, Buchführung, Rechnungsprüfung und Controlling
• Unterstützung in der Personalverwaltung, insbesondere bei Stellenausschreibungen sowie der Vorbereitung und Abwicklung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsverfahren für wissenschaftliche und wissenschaftsstützende Beschäftigte sowie bei der Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
• Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit mit der Pflege der Department-Website sowie der Erstellung und Aktualisierung von Informationsmaterialien, Plakaten und Broschüren

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise an einer Hochschule oder in einer anderen Einrichtung des öffentlichen Dienstes
• Kenntnisse in der Mittelbewirtschaftung sowie in der Personal-, Raum- oder Veranstaltungsverwaltung sind von Vorteil
• Erfahrungen im Umgang mit Content-Management-Systemen (z. B. WordPress) sowie mit Programmen zur Erstellung von Informationsmaterialien, Plakaten oder Broschüren sind wünschenswert
• Führerschein der Klasse B ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel und PowerPoint)
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
• Freundliches, serviceorientiertes und sicheres Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft, sich zügig in neue Aufgabenbereiche, digitale Anwendungen und Verwaltungsprozesse einzuarbeiten

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf Entfristung gegeben.

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.