Teamassistenz/Office-Manager am Lehrstuhl für Politische Theorie und Ideengeschichte (m/w/d)
Als Teamassistenz/Office-Manager am Lehrstuhl für Politische Theorie und Ideengeschichte (m/w/d) sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des Lehrstuhls sowie für die Begleitung von Finanz-, Personal- und Veranstaltungsangelegenheiten zuständig.
Der Lehrstuhl für Politische Theorie und Ideengeschichte am Institut für Politische Wissenschaft der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) beschäftigt sich in Forschung und Lehre mit historischen und aktuellen Grundfragen von Politik und politischem Denken.
Wir bieten deutsch- und englischsprachige Lehrveranstaltungen in verschiedenen Studiengängen an und verbinden politikwissenschaftliche Grundlagenarbeit mit spezialisierten Forschungsprojekten. Dabei arbeiten wir in einem wissenschaftlich geprägten und international vernetzten Umfeld.
Mit Ihrer Tätigkeit unterstützen Sie die administrativen und organisatorischen Abläufe des Lehrstuhls und schaffen damit wichtige Rahmenbedingungen für Forschung, Lehre und wissenschaftlichen Austausch.
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Gemeinsame Aktivitäten im Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Aktives Gesundheitsmanagement
Ihre Aufgaben
- Verwaltung von Haushalts- und Projektmitteln einschließlich der Überwachung von Mittelständen, der Pflege finanzbezogener Daten sowie der Erstellung und Aufbereitung von Übersichten und Auswertungen nach vorgegebenen Kriterien
- Unterstützung bei personaladministrativen Angelegenheiten sowie Betreuung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Fragestellungen, einschließlich der administrativen Bearbeitung von Dienstreisen und Reisekosten
- Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Tagungen und Workshops einschließlich Terminabstimmung, Raumorganisation, Teilnehmendenkommunikation sowie Vor- und Nachbereitung
- Unterstützung der internationalen Zusammenarbeit durch fremdsprachige Korrespondenz, Kommunikation mit internationalen Kontaktpersonen sowie organisatorische Begleitung internationaler Aktivitäten
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im öffentlichen oder universitären Verwaltungsbereich wünschenswert
- Kenntnisse in Verwaltungs- und Fachanwendungen, insbesondere in den Bereichen Finanz-, Personal- oder Veranstaltungsmanagement, von Vorteil; idealerweise Erfahrungen mit universitären Systemen wie z. B. HIS-FSV, campo oder alternativ die Bereitschaft sich in die Systeme einzuarbeiten
- Grundkenntnisse in der Verwaltung von Haushalts- oder Projektmitteln sowie einschlägiger Mittelverwendungsrichtlinien wünschenswert
- Erfahrungen in der organisatorischen Begleitung von Projekten oder Veranstaltungen von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
- Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie eine sorgfältige, strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise
- Selbstständige, zuverlässige und engagierte Arbeitsweise sowie gutes Organisationsvermögen
- Gute Kommunikations-, Team- und Serviceorientierung
- Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen sorgfältig und zuverlässig zu arbeiten
Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.
Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.
Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.
Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.