Teamassistenz/Office-Manager für den Lehrstuhl für Angewandte Geologie (m/w/d)
Als Teamassistenz/Office-Manager für den Lehrstuhl für Angewandte Geologie (m/w/d) sind Sie für die organisatorische und administrative Unterstützung des Lehrstuhls zuständig. Dabei übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Lehrstuhlorganisation, unterstützen bei der Drittmittel- und Personalverwaltung und sorgen für reibungslose administrative Abläufe im Forschungs- und Lehrbetrieb.
Der Lehrstuhl für Angewandte Geologie ist am GeoZentrum Nordbayern der Naturwissenschaftlichen Fakultät der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) angesiedelt und Teil des Departments Geographie und Geowissenschaften. Er verbindet geowissenschaftliche Grundlagenforschung mit praxisorientierten Anwendungen.
Mit seinen Schwerpunkten in den Bereichen Hydrogeologie, Modellierung, Umweltgeologie und Georisiken beschäftigt sich der Lehrstuhl mit aktuellen gesellschaftlichen Herausforderungen, darunter Wassermanagement, Bodenschutz und die nachhaltige Nutzung geologischer Ressourcen. Forschung und Lehre sind dabei eng miteinander verknüpft und werden durch moderne Laboreinrichtungen sowie nationale und internationale Kooperationen unterstützt.
Als Teil der Lehrstuhlverwaltung arbeiten Sie an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration und unterstützen das Team bei der zuverlässigen Organisation der vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben des Lehrstuhls.
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Gemeinsame Aktivitäten im Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Aktives Gesundheitsmanagement
Ihre Aufgaben
- Verwaltung von Drittmitteln im Rahmen der Bearbeitung von Mittelabrufen sowie Zwischen- und Schlussverwendungsnachweisen und Pflege der zugehörigen Haushalts- und Drittmittelkonten
- Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Arbeitsplatzverwaltung sowie Beschaffung und Verwaltung von Büro-, Labor-, Tagungs- und Workshopmaterialien sowie Büro- und Laborausstattung
- Vorbereitende administrative Mitwirkung bei Personaleinstellungen, einschließlich der Beschäftigung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte, sowie Bearbeitung von Vertragsänderungen, z. B. Umbuchungen und Verlängerungen sowie Unterstützung bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über das an der FAU eingesetzte Bewerbungsmanagementsystem BITE
- Inhaltliche und organisatorische Pflege der Lehrstuhlwebsite
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Berufserfahrung
- Bereitschaft und Fähigkeit, sich in die an der FAU eingesetzten IT-Systeme und digitalen Verwaltungsprozesse einzuarbeiten
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit Finanzdaten sowie mit administrativen und organisatorischen Abläufen
- Erfahrung in der Pflege von Websites von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel) und Windows
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau)
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Flexibilität, Teamfähigkeit und die Bereitschaft, sich in neue und wechselnde Aufgabenstellungen einzuarbeiten
- Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung sowie ein freundliches, professionelles und wertschätzendes Auftreten, insbesondere im Kontakt mit internationalen Studierenden und Gästen
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Lernbereitschaft
- Bei entsprechender Eignung und abhängig von der Projektlage ist eine Perspektive auf Weiterbeschäftigung gegeben
Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.
Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.
Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.
Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.