Büromanager:in (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Das Zentrum für Gründungen und Innopreneurship der Universität Duisburg-Essen (GUIDE) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Büromanager:in (w/m/d)
 (Entgeltgruppe 9a TV-L)

(brutto 23.066 € - 29.410 €)

Die UDE zählt mit rund 37.000 Studierenden zu den großen und forschungsstarken Universitäten Deutschlands. Mit ihrem breiten Fächerspektrum und ausgeprägten interdisziplinären Profilen gehört sie zu den dynamischen Hochschulen im Ruhrgebiet.

GUIDE ist die zentrale Anlaufstelle für Transferaktivitäten der gesamten Universität an den Standorten Duisburg und Essen (Campus bzw. Universitätsklinikum).

Ihre Aufgaben

Als Büromanager:in sind Sie eine zentrale Ansprechperson im GUIDE und sorgen dafür, dass organisatorische, administrative und finanzielle Prozesse zuverlässig ineinandergreifen. Sie arbeiten eng mit der Leitung zusammen und tragen dazu bei, die erfolgreiche Weiterentwicklung des Zentrums aktiv zu unterstützen.

insbesondere:

• Sie organisieren und koordinieren das Tagesgeschäft des Zentrums und behalten Termine, Fristen sowie organisatorische Abläufe zuverlässig im Blick.
• Sie unterstützen die Leitung bei organisatorischen und strategischen Aufgaben, bereiten Sitzungen vor und nach und übernehmen eigenständig Recherchen und Datenaufbereitungen.
• Sie verantworten die Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln, unterstützen bei Budgetplanungen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen und behalten die finanzielle Entwicklung laufend im Blick.
• Sie koordinieren Beschaffungsprozesse, bearbeiten Bestellungen und Rechnungen und begleiten Vergabeverfahren im Rahmen der geltenden Richtlinien.
• Sie betreuen Personalangelegenheiten – insbesondere für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte – von der Einstellung über Vertragsangelegenheiten bis hin zu Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung.
• Sie organisieren Dienstreisen und unterstützen bei Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen und sorgen für einen professionellen Ablauf.
• Sie übernehmen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und unterstützen die interne sowie externe Kommunikation des Zentrums.

Ihr Profil

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und verstehen sich als Organisationstalent mit ausgeprägter Serviceorientierung. Der Umgang mit unterschiedlichen Menschen macht Ihnen Freude und Sie tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zu einem professionellen und wertschätzenden Arbeitsumfeld bei.

Sie bringen idealerweise Folgendes mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische, betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung,
• Erfahrung im Office- oder Büromanagement, idealerweise im Hochschul- oder Wissenschaftsumfeld,
• Kenntnisse im Projekt- und Organisationsmanagement sowie in der Budget- und Mittelbewirtschaftung,
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen,
• eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise,
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Serviceorientierung,
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partner:innen,
• gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• Ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• Eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• Attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt schnellstmöglich

Vertragsdauer            unbefristet

Arbeitszeit                  50 Prozent einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist         18.09.2026

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 386-26.

Weitere Informationen zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Golz (Telefon 0201-183 2126, E-Mail: martina.golz@uni-due.de). Fachliche Auskünfte erteilt Frau Dr. Barbara Schwerdtfeger (Telefon 0201-183-3669, E-Mail: barbara.schwerdtfeger@uni-due.de).

Informationen über GUIDE und die ausschreibende Stelle finden Sie unter: http://www.uni-due.de/guide  

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.