Assistent*in (m/w/d) des Vorstands

Bei der Stadt Flensburg ist im Fachbereich Zentrale Dienste/ Büro des Oberbürgermeisters zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Assistent*in (m/w/d) des Vorstands

befristet bis zum 31.12.2027 zu besetzen. Eine Entfristung wird angestrebt.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit 39 Wochenstunden, die nach Entgeltgruppe 9a TVöD bewertet ist.

Die Bereitschaft, in gegenseitiger Abstimmung die tägliche Arbeitszeit der Büroanwesenheit für die Vorstandsmitglieder und des Stadtpräsidiums anzupassen, wird vorausgesetzt.

Eine Besetzung mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames, den Anforderungen des Arbeitsplatzes entsprechendes Arbeitszeitmodell gefunden werden kann.

Ihre Aufgaben:

• Umfassende Büroorganisation sowie Koordinierung von Aufgaben und Projekten
• Eigenständige mündliche und schriftliche Kommunikation sowohl verwaltungsintern wie auch gegenüber Dritten
• Organisatorische und administrative Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gesprächen, einschließlich Protokollführung
• Selbstständige Beschaffung und Aufbereitung von Informationen aus der Verwaltung und von Externen einschließlich (Internet-)Recherche
• Schreibtätigkeiten über MS-Office und SD-Net (Ratsinformationssystem) inklusive Fertigung von Präsentationen (MS-Powerpoint)
• Unterstützung im Büro des Oberbürgermeisters

Vorausgesetzt wird, dass der/die Stelleninhaber/in (m/w/d) Informationen und Abläufe entsprechend ihrer Bedeutung einordnen kann und hierbei nach Innen und Außen sozial kompetent und sicher auftritt. Er/sie (m/w/d) soll auf Anforderungen und Bedarfe flexibel reagieren können und Entwicklungen im Aufgabenspektrum strukturiert umsetzen.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d) oder
• abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung oder
• abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r, Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) oder einer vergleichbaren dreijährigen Ausbildung (m/w/d) oder
• umfassende Kenntnisse der dänischen oder englischen Sprache in Wort und Schrift

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

Wir erwarten:

• selbständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• ein hohes Maß an Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift 
• ausgeprägtes Kommunikationsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• freundliches und verbindliches Auftreten
• umfassende Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint), in Outlook- und Dokumentenmanagementsystemen und die Bereitschaft, das Thema Digitalisierung in Ihrem Arbeitsbereich weiterzuentwickeln

Wir bieten:

• vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
• Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
• jährliche Sonderzahlungen
• Tauschtage im Rahmen des „Zeit-statt-Geld-Wahlmodells“
• Betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
• Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
• NAH.SH-Jobticket
• Arbeitsplatz mit direkter Innenstadtlage und guter Verkehrsanbindung
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Haben Sie noch Nachfragen? Wenden Sie sich gerne an die Leiterin des Büros des Oberbürgermeisters, Martina Potztal, Tel. 0461/85-3003.

Der Stadt Flensburg ist es ein wichtiges Anliegen, sich interkulturell zu öffnen. Deshalb begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellten

Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Stadt Flensburg strebt in allen Beschäftigungsgruppen ausgewogene Geschlechterrelationen an

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 22.04.2026 unter Angabe des Kennworts U09 per E-Mail im PDF-Format an personalabteilung@flensburg.de. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir keine Eingangsbestätigungen versenden.

Im Bewerbungsschreiben stellen Sie bitte umfassend dar, aus welchen Gründen Sie sich für die Stelle interessieren (Motivation) und schildern Sie prägnant Ihre Stärken und Kompetenzen. Dabei nehmen Sie bitte Bezug auf das o.g. Aufgaben- und Anforderungsprofil.

Die Personalauswahl ist ca. vier Wochen nach Ausschreibungsende in Form eines Vorstellungsgesprächs vorgesehen.

Stadt Flensburg - Der Oberbürgermeister

Fachbereich Zentrale Dienste/Personal - 24931 Flensburg

personalabteilung@flensburg.de