Verwaltungsmitarbeiter*in (d/w/m) im Sekretariat der Fachbereichsleitung SBS und KWH

Bei der Stadt Flensburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Allgemeinen Abteilung des Fachbereichs Schulische Bildung und Sport eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter*in (d/w/m) im Sekretariat der Fachbereichsleitung Schulische Bildung und Sport und der Fachbereichsleitung Kultur, Weiterbildung und Hochschulen

unbefristet mit 39 Wochenstunden zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 6 TVöD.

Eine Besetzung mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames, den Anforderungen des Arbeitsplatzes entsprechendes Arbeitszeitmodell gefunden werden kann.

Der Fachbereich Schulische Bildung und Sport besteht aus den Abteilungen „Allgemeine Abteilung“ und „Bildungs- und Sportbüro“. Der Fachbereich Kultur, Weiterbildung und Hochschulen besteht aus den Abteilungen „Volkshochschule“, „Stadtbibliothek“, „Kulturbüro“ und „Städtische Museen“.

Ihre Aufgaben:

• umfassende Büroorganisation und Sekretariat für die Fachbereichsleitungen
• Koordinierung der täglichen Terminwahrnehmung für die Fachbereichsleitungen
• Bereitstellung von Vorlagen, Einladungen und Protokollen für die Ausschussarbeit des Fachbereichs im SD-Net (Ratsinformationssystem)
• interne Postverteilung
• Verwaltung der Krankmeldungen des Fachbereichs
• Buchungsangelegenheiten des Fachbereichs
• Anmeldungen neuer Mitarbeiter*innen inkl. Beantragung aller benötigten Programme
• Erstellung von Dokumenten wie z. B. Dienstreisegenehmigungen

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte*r (d/w/m) oder
• abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung oder eine
• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r (d/w/m), Kauffrau/-mann für Büromanagement (d/w/m), Hotelfachangestellte*r (d/w/m)

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

Wir erwarten:

• Flexibilität hinsichtlich der Aufgabenpriorisierung sowie selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise
• ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und freundliches, verbindliches Auftreten
• hohe Serviceorientierung
• hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• gute Kenntnisse der Office-Programme Word, Excel, PowerPoint
• nach Möglichkeit Erfahrungen im Umgang mit der Software „SD-Net“ und dem Dokumentenmanagementsystem ENAIO bzw. die Bereitschaft, sich darin einzuarbeiten
• nach Möglichkeit Kenntnisse der Haushaltssoftware „H&H“ für eine Vertretungstätigkeit bzw. die Bereitschaft, sich darin einzuarbeiten
• wünschenswert sind berufliche Erfahrungen in einem Sekretariat

Wir bieten:

• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
• Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
• jährliche Sonderzahlungen
• Tauschtage im Rahmen des „Zeit-statt-Geld-Wahlmodells“
• Betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
• Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• NAH.SH-Jobticket oder Fahrradleasing
• Arbeitsplatz mit direkter Innenstadtlage und guter Verkehrsanbindung

Für weitere Auskünfte steht Ihnen die stellv. Fachbereichsleiterin SBS Frau Sarah Kapplusch (Tel. 0461/85-2039) gerne zur Verfügung.

Der Stadt Flensburg ist es ein wichtiges Anliegen, sich interkulturell zu öffnen. Deshalb begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 04.10.2026 unter Angabe des Kennworts R25 per E-Mail im PDF-Format an personalabteilung@flensburg.de. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir keine Eingangsbestätigungen versenden.

Im Bewerbungsschreiben stellen Sie bitte umfassend dar, aus welchen Gründen Sie sich für die Stelle interessieren (Motivation) und schildern Sie prägnant Ihre Stärken und Kompetenzen. Dabei nehmen Sie bitte Bezug auf das o.g. Aufgaben- und Anforderungsprofil.

Die Personalauswahl ist ca. vier Wochen nach Ausschreibungsende in Form eines Vorstellungsgesprächs vorgesehen.

Stadt Flensburg - Der Oberbürgermeister

Fachbereich Zentrale Dienste/Personal - 24931 Flensburg

personalabteilung@flensburg.de