Assistenz - Geschäftsstelle Dezernat Digitalisierung
Sie möchten Ihre Erfahrung teilen, mit Tatkraft neue Ideen umsetzen und einen echten Unterschied machen? Dann sind Sie genau richtig bei uns! Bereichern Sie unser administratives, technisches Team in unserem Dezernat Digitalisierung und bringen Sie Ihr Wissen ein und engagieren Sie sich für eine nachhaltige Zukunft!
Als Hochschule für Angewandte Wissenschaften setzen wir auf anwendungsorientierte Forschung und Lehre. Wir leben Praxisnähe, Interdisziplinarität, Internationalität, Nachhaltigkeit, Digitalisierung und gesellschaftliche Verantwortung. An unserem Campus im Frankfurter Nordend mit über 15.000 Studierenden und 1.000 Lehrenden, Forschenden und Mitarbeitenden bringen Sie Ihre Expertise zeitlich und inhaltlich flexibel ein. In der europäischen Hochschulallianz U!REKA bieten wir internationale Kurse, Weiterbildungen und Austausche für alle Hochschulangehörigen an.
Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet folgende Stelle:
Assistenz / Geschäftsstelle Dezernat Digitalisierung (w/m/d)
(Beschäftigungsumfang 100% = 40 Std./Wo.)
Kennziffer: 710/2026
Ihre Aufgaben
Die Stelle ist zentral für die ordnungsgemäße Abwicklung laufender Verwaltungs‑, Kommunikations‑ und Abrechnungsprozesse des Dezernats. Insbesondere die fristgebundene und kontinuierliche monatliche Rechnungsbearbeitung stellt eine wesentliche Kernaufgabe dar und muss dauerhaft sichergestellt sein.
- Budget-Controlling (SAP-CO)
- Überwachung des genehmigten Budgets aller Kostenstellen, Aufträge und Projektbudgets
- regelmäßiger Abgleich von SAP-CO-Daten mit Rechnungs- und Vertragsunterlagen
- Kommunikation von Budgetständen in die Fachbereiche
- Unterstützung bei der Budgetplanung
- Rechnungsbearbeitung (wesentliche Kernaufgabe mit Fristbindung)
- fristgebundene, monatlich wiederkehrende digitale Rechnungsbearbeitung in SAP-ESS
- Prüfung, Verteilung und Clearing von Rechnungen innerhalb festgelegter Abrechnungszeiträume
- Sicherstellung der kontinuierlichen Bearbeitung in jedem Abrechnungsmonat
- Enge Abstimmung mit Budget-Controlling, Fachbereichen und externen Dienstleistern
- Assistenz- und Verwaltungsaufgaben
- IT‑gestützte Terminplanung für das gesamte Dezernat
- Pflege der Anwesenheitsliste sowie Flex-Konten-Verwaltung
- Verwaltung des Postfachs der Geschäftsstelle
- Zentrale Kommunikationsstelle
- Erstkontakt für externe Dienstleister, Gäste und neue Mitarbeitende
- Betreuung der zentralen Telefonnummer
- Mentoring neuer Mitarbeitender
- Kommunikation mit internen Servicebereichen
- Repräsentation und Unterstützung der Außenwirkung des Dezernats
- Raummanagement / Shared Desk CityGate
- Raum- und Terminverwaltung
- Organisation von Catering inkl. Servieren, Abräumen und Reinigung
- Einkauf unter Einhaltung von Hygiene- und Organisationsvorgaben
- Abstimmung mit Reinigungs- und Serviceabteilungen
- Postbearbeitung
- Verwaltung der Dezernatspostfächer
- Organisation des Posteingangs und -ausgangs
- Support-/Wartungs-/Miet-/Leasing-Vertragsmanagement
- Überwachung von Fristen
- Vertragsablage und Digitalisierung
- Aufbau und Einführung digitaler Ablageprozesse
- Beschaffung über SAP MM & WPS
- Beschaffung von Büromaterial
- Lagerverwaltung und Wareneingangsbuchungen
- Inventarisierung
- Vertragsmanagement Mobilfunk
- Betreuung des Rahmenvertrags Mobilfunk des Landes Hessen
- Verwaltung von ca. 200 Mobilfunkverträgen
- Beschaffung, Garantieabwicklungen, Endgeräteauswahl
- Pflege des Business-Kontos
- Beratung interner Kunden und Abstimmung mit Sachgebieten
Organisatorischer Hinweis:
Die Stelle erfordert eine regelmäßige und verlässliche Wahrnehmung der Aufgaben.
Insbesondere die fristgebundene Rechnungsbearbeitung ist organisatorisch nicht beliebig verschiebbar und muss durchgehend personell abgesichert sein.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung oder alternativ über Fachkenntnisse, erworbenen durch studiennahe Ausbildungen in Verbindung mit einer mindestens 2-jährigen Berufserfahrung im relevanten Einsatzbereich
- Kenntnisse in Buchhaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Grundkenntnisse in SAP/R3 (CO, MM, WPS, ESS)
- Analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
- Sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement
- Grundverständnis von Organisationsstrukturen
- Kenntnisse zu Datenschutz und Datensicherheit
- Selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
- Interkulturelle Sensibilität und soziale Kompetenz
- Deutsch- und Englischkenntnisse
- Netzwerkfähigkeit
- Verhandlungsgeschick (insb. im Mobilfunkbereich)
- Sicherer Umgang mit Ticketsystemen und Kollaborationsplattformen
- Kenntnisse der Beschaffungsrichtlinien
Wir bieten Ihnen
Work-Life-Balance & Familienfreundlichkeit
- Flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten, sofern Ihre Tätigkeit dies zulässt
- familienfreundliche Angebote im Rahmen des Zertifikats „audit familiengerechte Hochschule“
- 30 Arbeitstage Urlaub im Jahr plus frei an Heiligabend und Silvester und am eigenen Geburtstag
Einstieg & Karriere
- Strukturiertes Onboarding in Ihrem Dezernat
- Umfangreiches Weiterbildungsangebot
Mobilität & Campusleben
- kostenfreies Landesticket Hessen sowie gute Anbindung durch ÖPNV und Tiefgarage
- fahrradfreundliche Infrastruktur mit Stellplätzen, Servicestationen und Leihrädern
- Lebendiger Campus mit vielfältigem Sport- und Veranstaltungsangebot
Ihre Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 9a TV-Hessen. Auf unserer Homepage finden Sie weitere "Gute Gründe für eine Bewerbung" an unserer Hochschule.
Wir setzen uns aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte und legen großen Wert auf die familiengerechte Gestaltung der Arbeitszeit. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte, werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Unsere Hochschule tritt besonders für die Erhöhung des Beschäftigungsanteils von Frauen in Informatik, Ingenieurwissenschaften und anderen Bereichen ein, in denen Sie unterrepräsentiert sind und fordert daher nachdrücklich Frauen zur Bewerbung auf.
Sofern Sie einen Hochschulabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung eine Zeugnisbewertung beizufügen. Hier finden Sie nähere Informationen zur Zeugnisbewertung.
Kontakt
Für fachliche Fragen bzw. Auskünfte steht Ihnen gerne Wolfgang Kubisch telefonisch (+49 69 1533-2470)
zur Verfügung. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Kontaktperson Marius Wannemacher (+49 69 1533-3258).
Ihre Bewerbung
Haben wir Sie überzeugt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 10.07.2026.
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