Büroleiter*in (m/w/d)
Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit etwa 41.000 Studierenden und rund 5.800 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung verfügt die Goethe-Universität über ein hohes Maß an Autonomie, fachlicher Vielfalt und Innovationsfähigkeit. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität an derzeit fünf Standorten 155 Studiengänge in 16 Fachbereichen an, besitzt eine herausragende Forschungs- und Drittmittelstärke und ist in vielfältigen Interaktionen durch ihre Wissenschaftler*innen eng mit der Gesellschaft verknüpft. Darüber hinaus ist die Goethe-Universität innerhalb des Verbundes der Rhein-Main-Universitäten (RMU) eingebettet.
Im Promotionsbüro der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fachbereiche der Goethe-Universität Frankfurt am Main ist ab dem 01.07.2026 die Stelle für eine*n
Büroleiter*in (m/w/d)
(E 9a TV-G-U)
im unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu besetzen. Die Eingruppierung richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen des für die Goethe-Universität geltenden Tarifvertrages (TV-G-U). Sollten die tariflichen Anforderungen an die persönliche Qualifikation nicht erfüllt werden, erfolgt gemäß EGO TV-G-U die Eingruppierung in die nächstniedrigere Entgeltgruppe.
Das Aufgabengebiet umfasst alle administrativen Aufgaben zur Gewährleistung und Weiterentwicklung der Funktionsfähigkeit des Promotionsbüros. Dies beinhaltet die administrative Abwicklung und Überwachung von Promotionsverfahren in enger Abstimmung mit dem*r professoralen Vorsitzenden des Büros sowie den beteiligten Fachbereichen und im Einklang mit den jeweils gültigen Ordnungen und Satzungen. Es beinhaltet weiterhin die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen in Annahme- und Prüfungsverfahren sowie in der Archivierung, die Beratung von Promovierenden, die eigenständige Erstellung und Pflege von Webseiten und Informationsmaterialien des Büros, die aktive Mitwirkung an und Überwachung von Verfahren zur Änderung von Promotionsordnungen, die Organisation des Büros in Hinblick auf Personal-, Finanz- und Haushaltsangelegenheiten und weitere unterstützende Tätigkeiten für die beteiligten Dekanate in Zusammenhang mit Promotionsverfahren.
Als Büroleiter*in sind Sie Ansprechperson für die oben genannten Themen sowohl im persönlichen Publikumsverkehr als auch telefonisch und in der E-Mail-Kommunikation. Sie erledigen den Schriftverkehr, führen Listen und Statistiken und beantworten Abfragen. Zum Aufgabengebiet gehören Planung, Vor- und Nachbereitung sowie die Mitwirkung an Veranstaltungen, Sitzungen etc. Außerdem koordinieren Sie verschiedene Arten von Verfahren, betreuen diese und unterstützen die beteiligten Personen. Zu den Aufgaben gehören ebenfalls die Vorbereitung und Überprüfung von Personal- und Finanzangelegenheiten sowie die aktive Mitwirkung an strategischen Überlegungen und Prozessoptimierungen.
Erwartet werden eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten. Eine selbstständige, bereichsübergreifende strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise ist Teil dieser Arbeit. Sie verfügen über eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache sowie über fundierte Anwenderkenntnisse gängiger Softwarelösungen und sind bereit, sich in weitere Programme einzuarbeiten. Gute Kenntnisse in der Bürowirtschaft inkl. Buchhaltung und rechtlichen Grundlagen sind Voraussetzung. Erfahrungen mit Universitätsstrukturen und zugrundeliegenden Gesetzen, Ordnungen und Satzungen sind von Vorteil. Wir erwarten von Ihnen ein freundliches und professionelles Auftreten, Zuverlässigkeit, eine gewissenhafte Arbeitsweise sowie Offenheit für digitale Arbeitsprozesse. Da die Position eine enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Dekanaten erfordert, sind eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung besonders wichtig.
Wir bieten Ihnen eine vielseitige und interessante Tätigkeit, eine zusätzliche Altersvorsorge, die Nutzung des derzeit kostenfreien LandesTicket Hessen, geregelte Arbeits- und Urlaubszeiten, vielfältige Möglichkeiten der persönlichen Weiterbildung und ein breites Angebot an sportlichen Aktivitäten im Rahmen des Hochschulsports.
Die Goethe-Universität setzt sich aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Familienfreundlichkeit und Diversität. Um die Vielfalt unterschiedlicher Lebenswelten und Erfahrungen an der Universität zu stärken, freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte und Zugehöriger anderer bisher unterrepräsentierter Gruppen. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Sind Frauen in dem Fachbereich/der zentralen Einrichtung unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (aussagekräftiges Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) ausschließlich in digitaler Form zusammengefasst in einem PDF-Dokument bis zum 20.05.2026 an den Vorsitzenden des Promotionsbüros, Prof. Dr. Tobias Weth, E-Mail: weth@math.uni-frankfurt.de
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens entstandene Kosten werden von der Goethe-Universität nicht erstattet.