Projektkoordination ESF Mobilität, Integration und Alumniarbeit (w/m/d)
Sie möchten Ihre Erfahrung teilen, mit Tatkraft neue Ideen umsetzen und einen echten Unterschied machen? Dann sind Sie genau richtig bei uns! Bereichern Sie unser administratives Team im Dezernat Internationales, bringen Sie Ihr Wissen ein und engagieren Sie sich für eine nachhaltige Zukunft!
Als Hochschule für Angewandte Wissenschaften setzen wir auf anwendungsorientierte Forschung und Lehre. Wir leben Praxisnähe, Interdisziplinarität, Internationalität, Nachhaltigkeit, Digitalisierung und gesellschaftliche Verantwortung. An unserem Campus im Frankfurter Nordend mit über 15.000 Studierenden und 1.000 Lehrenden, Forschenden und Mitarbeitenden bringen Sie Ihre Expertise zeitlich und inhaltlich flexibel ein. In der europäischen Hochschulallianz U!REKA bieten wir internationale Kurse, Weiterbildungen und Austausche für alle Hochschulangehörigen an.
Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 31.12.2028 folgende Stelle:
Projektkoordination ESF MIA – Mobilität, Integration und Alumniarbeit (w/m/d)
(Beschäftigungsumfang 75% = 30 Std./Wo.)
Kennziffer: 699/2026
Ihre Aufgaben
Finanzen und Controlling
- Planung, Steuerung und Administration des Projekts (Projektpläne, Ressourcen und Budgetplanung, Kostenkontrolle, Abrechnungsvorbereitung, Dokumentenmanagement)
- Verantwortung für die finanzielle Projektsteuerung gemäß den ESF-Förderrichtlinien
- Auftragsverwaltung mit Controlling und weiteren relevanten Akteuren
- ESF-Portalpflege WIBank
- Vorbereitung und Erstellung von Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Abrechnungen
- Interne Berichte
- Sicherstellung einer vollständigen und förderkonformen Dokumentation aller projektbezogenen Ausgaben
Administration und Projektmanagement
- Koordination der administrativen Abläufe im Projekt (u.a. IT-Verfahrensdokumentation, DSGVO)
- Verwaltung von Projektunterlagen (Teilnehmenden- und Veranstaltungsmanagement)
- Unterstützung der Projektleitung bei Berichtswesen, Monitoring und Evaluation
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Prüfungen (z. B. durch Fördermittelgeber oder Rechnungsprüfung)
- Wahrnehmung des Termin- und Fristenmanagements
Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
- Koordination der Kommunikation innerhalb des hochschulinternen Projektteams
- Funktion als zentrale Ansprechperson für Fördermittelgeber, Kooperationspartner und externe Projektbeteiligte
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Informationsmaterialien
- Sicherstellung der Einhaltung der ESF-Publizitätsvorgaben
- Verwaltung der Projektwebseite
- Unterstützung bei Veranstaltungen, Netzwerktreffen und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Ihr Profil
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder äquivalent) z. B. in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften
- Erfahrung in der operativen Koordination und Umsetzung von Förderprojekten, idealerweise im Hochschul- oder Wissenschaftskontext
- Sehr gute Kenntnisse in Projektadministration, Projektfinanzen und Controlling, insbesondere Kostenkontrolle, Abrechnungsvorbereitung und Dokumentation
- Erfahrung und Routine im Projektmanagement und in der Projektabwicklung (Planung, Monitoring, Termin- und Fristenmanagement)
- Kenntnisse der ESF-Förderlogik sowie einschlägiger Förder- und Abrechnungsrichtlinien sind von Vorteil
- Erfahrung im Umgang mit Förderportalen (z. B. WIBank)
- Erfahrung in der Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten (z. B. Projektleitung, Fachbereiche, Fördermittelgeber, Kooperationspartner)
- Fähigkeit zur koordinierten Abstimmung von Projektprozessen und zur verlässlichen Informationsweitergabe
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationsgeschick und Serviceorientierung
- Interkulturelle Kompetenz und professioneller Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
- Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Hohes Maß an Selbstorganisation, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit, insbesondere in projektbezogenen Arbeitsphasen
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Sicherer Umgang mit PC-Anwendungen, Content-Management-Systemen (z. B. Typo3) sowie modernen Bürokommunikationsmitteln
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zu Reisetätigkeit im Rahmen des Projekts
- Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung, insbesondere im Bereich Fördermittelmanagement
Wir bieten Ihnen
Work-Life-Balance & Familienfreundlichkeit
- Flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten, sofern Ihre Tätigkeit dies zulässt
- familienfreundliche Angebote im Rahmen des Zertifikats „audit familiengerechte Hochschule“
- 30 Arbeitstage Urlaub im Jahr plus frei an Heiligabend und Silvester und am eigenen Geburtstag
Einstieg & Karriere
- Strukturiertes Onboarding in Ihrem Dezernat
- Umfangreiches Weiterbildungsangebot
Mobilität & Campusleben
- kostenfreies Landesticket Hessen sowie gute Anbindung durch ÖPNV und Tiefgarage
- fahrradfreundliche Infrastruktur mit Stellplätzen, Servicestationen und Leihrädern
- Lebendiger Campus mit vielfältigem Sport- und Veranstaltungsangebot
Ihre Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 11 TV-Hessen. Auf unserer Homepage finden Sie weitere "Gute Gründe für eine Bewerbung" an unserer Hochschule.
Wir setzen uns aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte und legen großen Wert auf die familiengerechte Gestaltung der Arbeitszeit. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte, werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Unsere Hochschule tritt besonders für die Erhöhung des Beschäftigungsanteils von Frauen in Informatik, Ingenieurwissenschaften und anderen Bereichen ein, in denen Sie unterrepräsentiert sind und fordert daher nachdrücklich Frauen zur Bewerbung auf.
Sofern Sie einen Hochschulabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung eine Zeugnisbewertung beizufügen. Hier finden Sie nähere Informationen zur Zeugnisbewertung.
Kontakt
Für fachliche Fragen bzw. Auskünfte steht Ihnen gerne Juliane Reinhardt-Max telefonisch (+49 69 1533-3840) zur Verfügung. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Kontaktperson Aziza Khodjaeva (+49 69 1533-3259).
Ihre Bewerbung
Haben wir Sie überzeugt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 20.05.2026.
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