Projektleitung Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (m/w/d)

Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit 44.000 Studierenden und rund 5.700 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung verfügt die Goethe-Universität über ein hohes Maß an Autonomie, fachlicher Vielfalt und Innovationsfähigkeit. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität an derzeit fünf Standorten 154 Studiengänge in 16 Fachbereichen an, besitzt eine herausragende Forschungs- und Drittmittelstärke und ist in vielfältigen Interaktionen durch ihre Wissenschaftler*innen eng mit der Gesellschaft verknüpft. Darüber hinaus ist die Goethe-Universität innerhalb des Verbundes der Rhein-Main-Universitäten (RMU) eingebettet.

Das Chief Information Office der Goethe-Universität unterstützt den Chief Information Officer ganz unmittelbar bei der Erfüllung der inhaltlich-strategischen, strukturgebenden und organisatorischen Aufgaben. Im Chief Information Office ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer

Projektleitung „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems“ (m/w/d)
(E 13 TV-G-U)

befristet bis zum 31.12.2031 zu besetzen. Die Eingruppierung richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen des für die Goethe-Universität geltenden Tarifvertrags (TV-G-U).

Die Goethe-Universität führt mit Doxis ein universitätsweites Dokumentenmanagementsystem ein. Dabei arbeiten wir mit acht anderen hessischen Hochschulen im Projekt „Digitale dokumentengestützte Vorgangsbearbeitung“ im Hessischen Digitalpakt Hochschule (Digitalpakt 2.0) zusammen. Gemeinsam entwickeln wir Standards und etablieren den technischen Betrieb. Ziel des Einführungsprojekts ist eine einheitliche digitale Aktenführung, eine strukturierte Vorgangsbearbeitung sowie eine revisionssichere Dokumentenablage. Neben dem Aufbau der Infrastruktur arbeiten wir an der Goethe-Universität derzeit in den vier fachlichen Teilprojekten elektronische Personalakte, elektronische Studierendenakte, Vertragsmanagement sowie Digitale Transformation, Organisationsentwicklung & Change-Management.

Ihre Aufgaben:

Auf dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Stelle übernehmen Sie die eigenverantwortliche Projektleitung zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems an der Goethe-Universität im Rahmen des hessenweiten Projekts. Dabei steuern Sie Prozesse zur Priorisierung von Fachverfahren und deren Abbildung im Dokumentenmanagementsystem, entwickeln eine geeignete Architektur zur Einbindung des DMS in die IT-Landschaft der Goethe-Universität und steuern deren Umsetzung. Dazu gehören insbesondere folgende Aufgaben:

• Leitung des universitätsweiten Projekts zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems an der Goethe-Universität
• Aufbau und Führung eines interdisziplinären Projektteams
• Koordination der Teilprojekte (aktuell elektronische Personalakte, elektronische Studierendenakte, Vertragsmanagement sowie Digitale Transformation, Organisationsentwicklung & Change-Management)
• Verantwortung für die Einführung der Software und der damit verbundenen Prozess- und Organisationsentwicklung
• Ziel- und ergebnisorientierte Projektsteuerung sowie Sicherstellung des universitätsweiten Informationsaustausches
• Vertretung des Projekts gegenüber dem HMWK als Förderer sowie gegenüber dem Projektteam aller beteiligten Hochschulen im Digitalpakt „Integriertes Projekt zur Einführung einer digitalen dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung“
• Vertretung des Projekts in universitären Gremien und Kommissionen sowie gegenüber den Fachbereichen und Einrichtungen der Universität
• Vertretung der Projektinteressen gegenüber dem Softwarehersteller

Ihr Profil:

• abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium mit Schwerpunkt in Projekt-/Prozessmanagement und Digitalisierung (idealerweise im Bereich Wirtschaftsinformatik oder vergleichbar), alternativ mit nachgewiesener Berufserfahrung auf den Gebieten Prozess-/Projektmanagement und Digitalisierung
• Erfahrungen in der Planung, Leitung, Steuerung und Qualitätssicherung von Digitalisierungs- und Transformationsprojekten
• sicherer Umgang mit verschiedenen Projekt- und Change-Management-Methoden
• Erfahrungen im Prozessmanagement
• Kenntnisse der Geschäftsprozesse einer öffentlichen Verwaltung, idealerweise im Hochschulkontext
• analytische, strukturierte und konzeptionelle Stärke in Kombination mit selbstständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise
• hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• ein interessantes und abwechslungsreiches, durch Ihr persönliches Engagement zu gestaltendes Aufgabengebiet in einem attraktiven Hochschulumfeld
• ein interdisziplinär aufgestelltes, lösungsorientiertes, kommunikatives und engagiertes Team
• familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten, flexible Möglichkeiten zu Mobiler Arbeit
• ein vielfältiges universitäres Angebot (Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, derzeit ein LandesTicket Hessen, Veranstaltungen, Hochschulsport, interne Weiterbildung etc.)
• Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung

Die Goethe-Universität setzt sich aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Familienfreundlichkeit und Diversität. Um die Vielfalt unterschiedlicher Lebenswelten und Erfahrungen an der Universität zu stärken, freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte und Zugehöriger anderer bisher unterrepräsentierter Gruppen. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Sind Frauen in dem Fachbereich/der zentralen Einrichtung unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann richten Sie Ihre Unterlagen in einer zusammengefassten PDF-Datei bitte bis zum 19.07.2026 an Frau Dr. Beate Firla (ci-office@uni-frankfurt.de), Chief Information Office. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden Kosten von der Goethe-Universität nicht erstattet. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.