Sachbearbeiter*in im Geschäftszimmer (m/w/d)
Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit etwa 41.000 Studierenden und rund 5.800 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung verfügt die Goethe-Universität über ein hohes Maß an Autonomie, fachlicher Vielfalt und Innovationsfähigkeit. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität an derzeit fünf Standorten 155 Studiengänge in 16 Fachbereichen an, besitzt eine herausragende Forschungs- und Drittmittelstärke und ist in vielfältigen Interaktionen durch ihre Wissenschaftler*innen eng mit der Gesellschaft verknüpft. Darüber hinaus ist die Goethe-Universität innerhalb des Verbundes der Rhein-Main-Universitäten (RMU) eingebettet.
Die Abteilung Studiengänge, Recht & Qualitätsentwicklung an der Goethe-Universität sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n motivierte*n
Sachbearbeiter*in im Geschäftszimmer (m/w/d)
(E 9a TV-G-U, halbtags)
Die Eingruppierung richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen des für die Goethe-Universität geltenden Tarifvertrages (TV-G-U).
Diese Position bietet die Chance, Teil eines dynamischen Teams zu werden und eine vielseitige und anspruchsvolle Rolle im Herzen der Universität im Bereich Studium Lehre Internationales einzunehmen. Das Aufgabengebiet umfasst die selbstständige Wahrnehmung der administrativen Aufgaben für den Bereich der Durchführung von (Re-)Akkreditierungsverfahren und Qualitätsmanagementprozessen im Themenfeld Studium und Lehre der Goethe-Universität.
Ihre Aufgaben:
Betreuung der Akkreditierungsverfahren, Satzungen und Studien- und Prüfungsordnungen
- Erstellung und Pflege von Übersichten und Berichten zu Studiengängen und Ordnungen: Sie erstellen und pflegen Übersichten zu Akkreditierungsfristen von Studiengängen und erstellen Berichte (z. B. Prüf- und Qualitätsberichte) sowie Akkreditierungsurkunden.
- Datenpflege in internen und externen Systemen (z. B. Akkreditierungsdatenbanken): Sie pflegen interne Workflowmanagementsysteme und externe Datenbanken und wirken so u. a. an der Außendarstellung des Studiengangportfolio der Goethe-Universität mit.
- Erstellung und Vorbereitung von Beschlussvorlagen sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen: Sie unterstützen die Geschäftsführung und die Referent*innen der Geschäftsstelle der Akkreditierungskommission in der Vorbereitung von Gremiensitzungen (u. a. Akkreditierungskommission) und übernehmen die Protokollführung.
- Inhaltliche Vorprüfung von Studien- und Prüfungsordnungen: Sie übernehmen die inhaltliche Vorprüfung von Studien- und Prüfungsordnungen anhand klar definierter Kriterien.
- Kommunikation mit internen und externen Beteiligten: Sie kommunizieren und organisieren Begutachtungsverfahren mit externen und internen Beteiligten, hierzu gehören u. a. Terminkoordination, Zusammenstellung und Versand von Dokumenten, Raumbuchungen, Cateringbestellungen, etc.).
- Organisation und administrative Begleitung von Akkreditierungsverfahren: Sie prüfen anhand klar vorgegebener Kriterien die Befangenheit von externen Gutachter*innen, kommunizieren mit diesen und übernehmen u. a. die Abrechnung von Reisekosten und Aufwandsentschädigungen.
- formale Prüfung, Zusammenstellung und Versand von Unterlagen: Sie prüfen die Unterlagen für externe Begutachtungen auf Vollständigkeit, stellen diese in Antragsform zusammen und versenden diese.
- Veröffentlichung und Dokumentation von Satzungen und Ordnungen: Sie veröffentlichen Satzungen, Ordnungen und Akkreditierungsergebnisse auf dafür vorgesehenen Plattformen.
- Aktenführung und Registratur: Sie übernehmen die Verantwortung für die Aktenführung und Registratur u. a. von Akkreditierungsunterlagen.
Geschäftszimmerorganisation und Koordination:
- fachliche Organisation und Koordination des Geschäftszimmers: Sie sind verantwortlich für die fachliche Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe des Geschäftszimmers und stimmen diese eng mit der Abteilungsleitung ab.
- Prozessoptimierung und Qualitätssicherung innerhalb der Abteilung: Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Prozessoptimierung und Qualitätssicherung und unterbreiten Vorschläge zur Weiterentwicklung.
- allgemeine Büroorganisation, insbesondere Fristenkontrolle und Wiedervorlagen: Die allgemeine Büroorganisation gehört zu ihren Aufgaben und umfasst insb. auch die Steuerung, Nachverfolgung und Dokumentation von Arbeitsaufträgen.
- Terminplanung und -koordination für die Abteilungsleitung sowie für Gremien und Verfahren: Die Abteilungsleitung unterstützen Sie bei der Terminplanung und -koordination.
- Erstellung und Koordination von Schriftverkehr sowie unterschriftsreifen Dokumenten: Sie erstellen und koordinieren den Schriftverkehr unterschriftsreifer Dokumente (z. B. Kooperationsverträge).
- Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen: Sie unterstützen die Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen der Abteilung und übernehmen die Protokollierung.
- Ansprechpartner*in für interne und externe Stellen: Sie fungieren als Ansprechpartner*in für interne (z. B. Fachbereiche) und externe (z. B. Gutachter*innen, Akkreditierungsrat) Stellen und leiten Anfragen zielgerichtet weiter.
- Recherche sowie Aufbereitung von Informationen: Sie übernehmen Rechercheaufgaben zu Fragen der Qualitätssicherung in Studium und Lehre und bereiten die Informationen entsprechend auf.
- Mitwirkung bei studien- und prüfungsrechtlichen Verfahren: Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen der Abteilung bei studien- und prüfungsrechtlichen Verfahren und arbeiten diesen zu.
- Planung, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen: Sie planen, organisieren und betreuen Veranstaltungen und Foren mit internen und externen Gästen und koordinieren hierbei die administrativen Abläufe.
Haushaltsmanagement
- Mitarbeit bei der Erstellung des Haushaltsplans und des Jahresabschlusses: Sie unterstützen die Erstellung des Haushaltsplanes und bereiten den Jahresabschluss vor.
- Ausfertigung von Zahlungsanweisungen: Sie fertigen Zahlungsanweisungen aus und monitoren den Bearbeitungsfortschritt.
- Kostenstellen- und Abrechnungsüberwachung: Sie kontrollieren die Buchungen auf Kostenstellen, überwachen die Abrechnungen und informieren regelmäßig die Kostenstellenverantwortlichen der Abteilung.
- Prüfung und Kontierung von Rechnungen: Sie prüfen und kontieren Rechnungen und achten dabei auf die sachliche Richtigkeit.
Ihr Profil:
- Sie haben eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen.
- Sie verfügen über Kenntnisse der Bürowirtschaft, der Personal- und der Budgetverwaltung sowie der Haushaltsplanung.
- Sie verfügen über Kenntnisse der (Dritt-)Mittelverwaltung (LHO, Geschäfts- und Verwendungsbedingungen der Zuwendungsgeber, etc.).
- Sie können Fachkenntnisse im Bereich Rechnungswesen (SAP-Kontoauszug, xSuite Rechnungsbearbeitung) vorweisen.
- Mit hochschulinternen Strukturen, Ansprechpartner*innen, Dienstvereinbarungen, Verfahren und Abläufen kennen Sie sich aus.
- Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Teamfähigkeit zeichnen Sie aus.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit gehören zu Ihren Stärken.
- Sie bringen ein souveränes und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung sowie hohe soziale Kompetenz mit.
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Mit den gängigen MS Office- und digitalen Verwaltungsanwendungen gehen Sie sicher um.
Was wir bieten:
- ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Mitarbeit in einem engagierten und kollegialen Team
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
- flexible Arbeitszeitmodelle und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- attraktive Zusatzleistungen nach TV-G-U sowie derzeit das LandesTicket Hessen
Die Goethe-Universität setzt sich aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Familienfreundlichkeit und Diversität. Um die Vielfalt unterschiedlicher Lebenswelten und Erfahrungen an der Universität zu stärken, freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte und Zugehöriger anderer bisher unterrepräsentierter Gruppen. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Sind Frauen in dem Fachbereich/der zentralen Einrichtung unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Werden Sie Teil unseres Teams!
Möchten Sie zentrale Prozesse im Bereich Studium, Lehre und Qualitätsentwicklung aktiv mitgestalten und Verantwortung in einem vielseitigen universitären Arbeitsumfeld übernehmen? Dann senden Sie Ihre vollständige Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen unter Angabe der Kennung SLI-A1GZ-2 bis zum 11.08.2026 per E-Mail in einer PDF-Datei an: SLI-Bewerbung@uni-frankfurt.de.
Erfahren Sie mehr über unsere Abteilung unter: www.uni-frankfurt.de/SLI/Studiengänge, Recht und Qualitätsentwicklung