Sachbearbeiter/-in Schulsachbearbeitung (m/w/d)
Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet.
Im Dezernat III, Sport- und Schulverwaltungsamt (Amt 40), Abteilung Sport- und Schulbetriebsmanagement der Stadt Frankfurt (Oder) ist zum 03.06.2026 die Stelle
Sachbearbeiter/-in Schulsachbearbeitung (m/w/d)
befristet zur Vertretung bis 31.05.2029 zu besetzen.
Die Besetzung der Stelle erfolgt in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).
Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Der künftige Aufgabenbereich umfasst:
1. Sekretariatsaufgaben, darin
- Bürokommunikation (Post, E-Mail, FAX, Telefon), Postbuch führen,
- Büroorganisation,
- Terminkoordinierung und -überwachung,
- Raumplanung und -vergabe in Zusammenarbeit mit Amt 40 (nicht für Unterrichtsplanung),
- Bearbeitung von Bescheinigungen aller Art und Ausstellen von Schülerausweisen, Beglaubigungen für Zeugnisse,
- Bearbeiten von Anträgen für Dienstreisen, Sonderurlaub, Fortbildung, Bafög u.a.,
- Materialbestellungen (Büromaterial, Vordrucke, Zeugnisse)
- Aktenverwaltung (Aktenplan, Archivierung, Abgabe an Stadtarchiv, Kassation),
- Führen von Statistiken nach Vorgaben der Schulleitung und des Amtes 40,
- Ersthilfe im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen bei Verletzungen (Erstversorgung, Alarmierung),
- Registrierung/Weiterleitung von Unfallmeldungen und Krankmeldungen der Schüler,
- Annahme und Organisation der Aufbewahrung von Fundsachen,
- Wartung/Pflege Bürotechnik
2. Schreib- und Kopierarbeiten für die Schulleitung
(Einladungen, Protokolle, Aufnahme-/ Ablehnungsbescheide, Zeugnisse u.a.)
3. Sachbearbeitung, darin
- An- und Abmelden von Schülern, Akten anlegen, Schülerdatenerfassung,
- Mitarbeit bei Schulbuchbestellung,
- Terminvereinbarungen für schulärztliche Untersuchungen,
- Erstellung der Zuarbeiten an das staatliche Schulamt (u. a. Unfallanzeigen, Krank- / Gesundmeldungen)
- Auskünfte zu Bildungsgängen
- organisatorische und verwaltende Arbeiten im Rahmen von Prüfungen und Berufsabschlussprüfungen von Industrie- und Handelskammer (IHK) und Handwerkskammer (HWK),
- Weiterleitung von Informationen des Amtes und /oder der Schule an Eltern, Schüler,
- Unterstützung im Rahmen der Arbeitszeit bei schulischen Veranstaltungen,
- Überwachung Haushalt, Unterrichtsmittel (Planung und Jahresabschluss erfolgen im Amt 40),
- Erfassung/Nachweis des Anlagevermögens der Schule (körperliche Aufnahme vor Ort, Zu-/Abgänge aufnehmen, Verschrottung),
- Bearbeitung von Anträgen für Schulprojekte,
- Zuarbeiten zur Fahrkostenerstattung (Entgegennahme Anträge, Prüfung Vollständigkeit, Weiterleitung an Amt 40),
- Zeichnung der rechnerischen Richtigkeit aller eingehenden Rechnungen an der Schule,
- Zuarbeit zu Haushaltsplanung und Jahresabschluss nach Anforderung der zuständigen HH-Sachbearbeiter/-innen
Wir bieten:
- eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der Entgeltgruppe 6
- zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung,
- 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei
- monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets
- einen jährlichen Teamtag
Wir erwarten:
- Abgeschlossene Ausbildung „Kauffrau/-mann für Büromanagement / -kommunikation“ (m/w/d) oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung
- Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses zur Prüfung der persönlichen Eignung nach § 72a des Achten Buches Sozialgesetzbuch (nachholbar)
Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.
Sollten wir Ihr Interesse an dem beschriebenen Aufgabengebiet geweckt haben, senden Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 06.04.2026 über den nachfolgenden Link an uns.
Oder
Richten Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen an die
Stadt Frankfurt (Oder)
Amt für zentrale Dienstleistungen
Abteilung Personal/ Organisation
Postfach 1363
15203 Frankfurt (Oder)
Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet.
Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber*innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.