Referentin/Referent (w/m/d) im Referat K15, befristet

Wir sind die Cybersicherheitsbehörde des Bundes. Gemeinsam gestalten wir mit derzeit rund 1.800 Beschäftigten eine sichere digitale Zukunft für Deutschland. Durch die rasante Entwicklung der Digitalisierung wächst – neben unseren Aufgaben – auch unser Team stetig weiter. Hierfür suchen wir engagierte Fachkräfte, die mit uns eine sichere digitale Welt gestalten.

Referentin/Referent (w/m/d) im Referat K15

(Entgeltgruppe E 13 TVöD)

auf 3 Jahre befristet am Dienstort Freital

Das Referat K 15 "Zentrales Service-Center" ist die koordinierende Schnittstelle des BSI zu den Zielgruppen Staat, Wirtschaft und Gesellschaft. Die über verschiedene Kommunikationskanäle eingehenden Anfragen werden zentral erfasst, direkt beantwortet oder an die zuständigen Stellen im BSI weitergeleitet. Damit verbunden ist u. a. die Pflege des Wissensmanagements oder die Einführung neuer Prozesse und digitaler Werkzeuge zur kontinuierlichen Verbesserung eines modernen und leistungsfähigen Behördenservice.

Aufgabenschwerpunkte des Referats:

• Betrieb eines Zentralen Service-Centers zur Annahme, Erfassung und internen Aussteuerung/Übergabe von Anfragen der Zielgruppen Staat, Wirtschaft und Gesellschaft, die über die dem Service-Center zugewiesenen allgemeinen Eingangskanäle (Kontaktformular, E-Mail, Fax, Hotline) eingehen.
• Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung des zentralen Wissensmanagements zur effizienten, korrekten und zufriedenstellenden Beantwortung von Anfragen mit Unterstützung der zuständigen Fachreferate.
• Stetige Weiterentwicklung der Support-Infrastruktur und des -Angebots durch zielgruppenorientierte Analyse der Bedarfe der Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachreferaten

Ihre Tätigkeiten sind:

• Einführung, Konzeption und Steuerung eines KI-gestützten Assistenzsystems (KIPITZ) bei der Anfragenbearbeitung im Service-Center,
• Konzeption und Implementierung neuer digitaler Kontaktmöglichkeiten (intelligentes Kontaktformular) auf der Internetseite des BSI,
• Bedarfserfassung und Implementierung eines Ticketsystems zur Anfragenbearbeitung,
• Analyse bestehender Abläufe der Anfragenbearbeitung und Entwicklung geeigneter Einsatzmöglichkeiten für KI entlang des gesamten Bearbeitungsprozesses,
• Erarbeitung fachlicher und organisatorischer Anforderungen an die KI-gestützten Systeme und behördenweite Abstimmung dieser mit den beteiligten Organisationseinheiten im BSI,
• Konzeptionierung von Themenstrukturen, Nutzerführungen, Zuständigkeitslogiken und Weiterleitungsprozessen,
• Abstimmung der Anforderungen und Umsetzungsbedarfe sowie Steuerung eines externen Dienstleisters
• Projekt- und Prozessmanagement, insbesondere Planung, Steuerung und Evaluierung der Prozessumsetzung, Pilotierung und Qualitätssicherung aus fachlicher Sicht sowie Vorbereitung der Überführung in den behördlichen Regelbetrieb,
• Weiterentwicklung der Support-Infrastruktur und des -Angebots durch zielgruppenorientierte Analyse der Bedarfe der Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeitenden,
• Controlling und Monitoring der Support-Tätigkeit, statistische Auswertung und managementtaugliche Aufbereitung der Ergebnisse.

Ihr Profil:

• Ein abgeschlossenes Studium (Diplom (Uni)/Master) der Fachrichtungen Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial-, Medien- oder Kommunikationswissenschaften oder einer sonstigen Fachrichtung in Verbindung mit den nachfolgenden Fachkennkenntnissen.
• Fundierte Kenntnisse in den Bereichen Projekt- und Prozessmanagement, die Sie im Studium, beruflich oder bei sonstigen Anlässen erworben haben.
• Vorkenntnisse im Bereich IT-Sicherheit oder eine Affinität zu den Themen und Aufgaben des BSI sind wünschenswert.
• Die Fähigkeit, koordinierend tätig zu sein und dabei die Anforderungen verschiedener Stakeholder angemessen berücksichtigen zu können.
• Erste Erfahrungen und Kenntnisse im Qualitäts- und Wissensmanagement sind von Vorteil.

Was uns noch wichtig ist:

• Sie arbeiten gerne strategisch und können Prozesse strukturiert voranbringen.
• Sie haben ein verbindliches und freundliches Auftreten sowie eine überzeugende mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Im Team arbeiten Sie aufgeschlossen, sind kritikfähig und bringen sich kooperativ sowie eigeninitiativ in Ihre Arbeit ein.
• Das #TeamBSI profitiert von Ihrer entscheidungsfreudigen und zielgerichteten Arbeitsweise.
• Ihre Motivation lebenslang zu lernen und sich dadurch in Ihren Fähigkeiten, Fertigkeiten und Ihrem Wissen kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Sie verfügen über sehr gute deutsche und gute/sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch mind. C 1).
• Sie bringen die Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen sowie zur Übernahme regelmäßiger, planbarer Dienstreisen - unter Berücksichtigung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf - mit.

Was wir bieten:

• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe mit gesellschaftlichem Mehrwert bei der Gestaltung einer sicheren digitalen Zukunft Deutschlands.
• Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben durch flexible Arbeitsgestaltung, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten in Deutschland sowie Teilzeitarbeit- weitere Infos als FAQ.
• Eine gezielte Einarbeitung und gute Entwicklungsmöglichkeiten durch Fort- und Weiterbildungsangebote zur persönlichen und fachlichen Qualifikation.
• Einen sicheren und krisenfesten Arbeitsplatz sowie ein vielseitiges Gesundheitsangebot.
• Eine monatliche BSI-Zulage in Höhe von 200 €.
• Ein vergünstigtes Monatsticket für den Personennahverkehr (Job-Ticket) oder alternativ ein vergünstigtes Deutschlandticket.

Das BSI ist langfristig daran interessiert, unbefristete Stellen anzubieten.

Mehr über uns gibt es auf #TeamBSI und auf unseren sozialen Netzwerken

Sie haben Interesse? Dann bewerben Sie sich jetzt im Team BSI bis zum 06.10.2026

Ihr Kontakt zu uns:

• Fragen zur Personalgewinnung: Annika Lüeske (Personalgewinnung des BSI) unter 0175 3817157
• Fachliche Fragen: Claudia Sachs (Referatsleitung Referat WG 34) unter 0151 29158648
• Fragen zum Bewerbungsmanagementsystem: Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes unter 0228 99 358 87500

Wissenswertes:

• Wir als BSI möchten Frauen ausdrücklich ermutigen, sich zu bewerben. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Bundesgleichstellungsgesetz bevorzugt berücksichtigt. Diversität und geschlechterunabhängige berufliche Gleichstellung sind für uns wichtige Bestandteile der Personalpolitik. Über Bewerbungen von Menschen jeder Herkunft sowie aller geschlechtlichen Identitäten und sexueller Orientierungen, Altersgruppen, Religionen und Weltanschauungen freuen wir uns.
• Das BSI sieht sich in besonderer Weise der gleichberechtigten Teilhabe von Menschen mit Behinderungen am gesellschaftlichen Leben verpflichtet. Daher sehen wir nicht nur den Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen sehr gerne entgegen, sondern wir werden sie bei gleicher Eignung und vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigen. Es wird lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.
• Mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt und unserer Mitgliedschaft bei Employers for Equality stehen wir für ein wertschätzendes und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld.
• Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist ein entsprechender Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss erforderlich (Übersetzungen sind nicht ausreichend). Wir bitten um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB). Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
• Für uns hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Wir möchten, dass Sie wissen, wann welche Daten erhoben und wie sie verwendet werden. Das BSI hat technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden. Unsere detaillierten Datenschutzbedingungen finden Sie hier.