Administrative Projektassistenz / Projektsekretariat (m/w/d)
Administrative Projektassistenz / Projektsekretariat (m/w/d)
Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht eine engagierte, zuverlässige und organisierte Administrative Projektassistenz, die mehrere Forschungsprojekte bei organisatorischen, kommunikativen und administrativen Aufgaben unterstützt. Sie arbeiten eng mit Projektleitungen und wissenschaftlichen Teams zusammen und tragen dazu bei, dass komplexe Verbundprojekte organisatorisch reibungslos, gut strukturiert und effizient ablaufen. Die Tätigkeit ist projektübergreifend angelegt und bietet Einblicke in nationale und internationale Wissenschaftskooperationen.
Die Stelle ist in Teilzeit mit 30 h/Woche für die Projektlaufzeit von 4 Jahren zu besetzen.
Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.
Ihre Aufgaben
Organisations- und Projektassistenz
- Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und internen Abstimmungen (Agenda, Einladungen, Protokolle)
- Termin- und Kalenderkoordination sowie Überwachung projektbezogener Fristen (Meilensteine, Liefergegenstände)
- Organisation von Raumbuchungen, Catering und Projektausgaben in Zusammenarbeit mit internen Serviceeinheiten
- Zuordnung und Nachverfolgung projektbezogener Ausgaben in Abstimmung mit dem Finanz- und Verwaltungsbereich
Kommunikation & Informationsfluss
- Ansprechpartner:in für interne Teams und externe Projektpartner
- Unterstützung bei der Aufbereitung einfacher Inhalte für Präsentationen, Berichte oder interne Kommunikationszwecke
- Mitarbeit an der Einhaltung von internen Standards, z. B. Datenschutz, Qualitätsmanagement und Dokumentationsrichtlinien
- Unterstützung bei administrativen Berichtspflichten
Ihr Profil
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. Bürokaufleute, Verwaltungsfachangestellte oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder administrativer Projektunterstützung, idealerweise in Forschung oder öffentlicher Verwaltung
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift
- strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
Wir bieten Ihnen
- eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit rund 1.000 Beschäftigten aus mehr als 60 Nationen
- einen gut angebundenen Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket)
- individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
- Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 5 nach EntgO Bund
- eine hervorragende technische Infrastruktur und eine moderne Arbeitsplatzausstattung
- 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
- sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
- familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe Kindertagesstätte
- kostenloses Employee Assistance Program (EAP)
- Corporate Benefits
- ein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem Campus
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.). Bitte benutzen Sie den Link zu unserem Bewerbungsportal.