Büroassistent/in (w/m/d) Institut für Kirchenmusik

Seit der Gründung im Jahr 1456 ist die Universität Greifswald im Besitz großer Waldgebiete, landwirtschaftlich genutzter Flächen und mit Wohneigentum bebauter Grundstücke. Mehrere durch den Hochschulbereich bzw. durch die Universitätsmedizin Greifswald genutzte Gebäude gehören zum Körperschaftsvermögen der Universität Greifswald. Für die Verwaltung, Nutzung und Bewirtschaftung dieses umfangreichen Körperschaftsvermögens, das nicht unmittelbar Zwecken von Forschung und Lehre dient, ist die Körperschaftsliegenschafts- und Universitätsforstverwaltung verantwortlich.

An der Universität Greifswald ist im Institut für Kirchenmusik vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen eine Stelle zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben (z.B. Buchhaltung, Kontenführung, sachlich-rechnerische Überprüfung, E-Rechnungsverwaltung, Inventarverwaltung, Bearbeitung von Beschaffungsanträgen, Vorbereitung von Personalangelegenheiten (z. B. Lehraufträge und Hilfskräfte), Raumplanung und -vergabe, Abrechnung von Dienstreisen, Exkursionen)
• Terminplanung und -koordination, Planung, Organisation und selbständige Abrechnung von Konferenzen, Auskunftserteilung
• Ablage, Verwaltung und Sicherung von digitalem und analogem Schriftgut
• Vorbereitung und Erstellung von Lehr- und Leihmaterialien (Beschaffung von Chor- und Orchestermaterialien)
• Beratung und Betreuung von Studierenden, z. B. Auskünfte zu Studien- und Prüfungsordnungen, Erstellen von Leistungsnachweisen und Bescheinigungen, Vorbereitung von Prüfungen, Vorbereitung und Erstellung von Eignungsprüfungsunterlagen
• Pflege des HIS-Portals für das Vorlesungsverzeichnis, Pflege der Instituts-Homepage
• Mitarbeit bei der Organisation von Konzerten, Erstellen von Plakaten und Programmheften sowie Organisation von Symposien und Weiterbildungsveranstaltungen

Ihr Profil:

Zwingend erforderliche Voraussetzungen:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare abgeschlossene Verwaltungsausbildung, die für die Aufgabenerfüllung relevant ist oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten und bzw. oder Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit
• Computerkenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Mail- und Internetanwendungen)
• Deutschkenntnisse auf C1-Niveau

Weitere Kenntnisse und Fähigkeiten, die bei der Auswahlentscheidung maßgeblich berücksichtigt werden, sind:

• Kenntnisse universitärer Arbeitsabläufe sowie universitärer Verwaltungsstrukturen und Zuständigkeiten
• Kenntnis relevanter Haushaltsvorschriften und Richtlinien
• Kenntnisse und Erfahrung in der Buchführung
• Englischkenntnisse auf B2-Niveau

Nähere Informationen zur Bewerbung finden Sie unter:

https://karriere-in-mv.de/stelle/15623-bueroassistent-in-w-m-d-institut-fuer-kirchenmusik