Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat, Abteilung Bildung

Gemeinsam Zukunft vorantreiben und gestalten. Schön, dass Sie sich für eine Karriere beim Kreis Gütersloh interessieren! Bei uns sind Sie Teil einer Gemeinschaft, die aus Liebe zum Kreis die Zukunft gestaltet und gemeinsam nach vorne schaut. Deshalb bietet sich in vielen unterschiedlichen Bereichen eine Vielzahl an Jobprofilen und Themenfeldern – immer zukunftsorientiert und mit einem klaren Mehrwert für die Gesellschaft.

Gemeinsam miteinander – bei uns gewinnt das Wir.

Ihr Traumjob ist flexibel und gleichzeitig sicher? Und dabei interessant und abwechslungsreich?

Dann sind Sie als

Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat

in unserer Abteilung Bildung, Bildungs- und Schulberatung genau richtig.

Die befristete Stelle (30.06.2027) ist nach EG 6A TVöD vergütet.

Ihre Aufgaben sind vielfältig und anspruchsvoll:

• Sie sind erste Ansprechperson für ratsuchende Familien und übernehmen die Aufnahme und Anlage von Klientenfällen im Dokumentationsprogramm ELBRUS. Sie betreuen Klientinnen und Klienten vor Ort und nehmen Krisenfälle entgegen.

• Zur Unterstützung der schulpsychologischen Beratung werten Sie psychologische Diagnoseverfahren eigenverantwortlich mit computergestützten Programmen aus. Außerdem stellen Sie Fach- und Diagnosematerialien bereit, pflegen und archivieren diese und sorgen für deren bedarfsgerechte Verfügbarkeit.

• Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Koordination von Beratungsterminen und in der Organisation von Fortbildungsveranstaltungen und Fachtagen. In diesem Zusammenhang erstellen Sie Fortbildungsunterlagen und  bereiten Fachmaterialien professionell auf, beispielsweise mit Präsentationssoftware.

• Sie unterstützen die Sachgebietsleitung und die Beratenden in administrativen Angelegenheiten und verantworten vielfältige Aufgaben der Büroorganisation. Hierzu zählen unter anderem die Vorbereitung und Bereitstellung von Sitzungsunterlagen, die Organisation von Besprechungen, Versandaktionen, die Pflege des Wartebereichs sowie allgemeine Verwaltungs-- und Organisationsaufgaben. 

Dann wachsen wir gemeinsam – bei uns gewinnt das Weiter. Als Arbeitgeber geben wir alles, damit Sie sich wohlfühlen und sich persönlich und beruflich kontinuierlich weiterentwickeln können. Natürlich gibt es Voraussetzungen. Für diese Stelle sind Sie bestens geeignet, wenn Sie

• über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung verfügen.

• sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen Outlook, Word, Excel und PowerPoint, besitzen und über ausgezeichnete Rechtschreib- und Ausdrucksfähigkeiten verfügen.

• ein hohes Maß an Eigenverantwortung mitbringen und sich durch ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit auszeichnen.

• über ein sehr gutes Organisationstalent verfügen, Aufgaben und Prozesse strukturiert koordinieren und auch in komplexen Situationen den Überblick behalten. Eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise zeichnen Sie aus.

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und vertraulichen Informationen als selbstverständlich ansehen.

• freundlich, serviceorientiert und empathisch auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen haben. Teamfähigkeit, Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität runden Ihr Profil ab.

• bereit sind, den Arbeitsbeginn vor Ort regelmäßig bereits um 7:30 Uhr sicherzustellen.

Wünschenswert sind zudem:
• Erfahrungen in der Sekretariats-, Verwaltungs- oder Assistenzarbeit
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken und digitalen Fachverfahren
• Erfahrungen in der Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen
• Sicherheit im Umgang mit statistischen Auswertungen und digitalen Arbeitsprozessen
• Interesse an der Arbeit in einem psychosozialen oder pädagogischen Arbeitsumfeld.

Gemeinschaft und Zusammenhalt: Im Kreis Gütersloh steht das Miteinander im Mittelpunkt.

Der Kreis Gütersloh ist mehr als nur ein Arbeitgeber im öffentlichen Dienst. Unsere Arbeit ist sinnstiftend, und wir verlieren das Gemeinwohl als Ziel nie aus den Augen. Unsere Kultur des Miteinanders ist geprägt von Wertschätzung, Kollegialität und Verlässlichkeit. Als Arbeitgeber bieten wir vielfältige Schulungs- und Weiterbildungsangebote und Karriereoptionen, sichere Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge sowie zahlreiche Benefits. Und über die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf sprechen wir nicht nur – wir leben sie jeden Tag.

Wir freuen uns bis zum 01.08.20206 auf Ihre Online-Bewerbung über Interamt, Stellenangebots-ID: 1467317.

Fragen hierzu beantwortet Ihnen gerne Viola Müller, Tel.: 05241 - 85 1464. Bei fachlichen Fragen steht Ihnen  Frau Herdmann, Leiterin des Sachgebiets Bildungs- und Schulberatung Tel.: 05241 - 85 1509 gerne zur Verfügung.

Dieses Stellenangebot ist auch für Teilzeitkräfte geeignet, sofern durch Job-Sharing die ganztätige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist. Der Kreis Gütersloh fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung und Befähigung besonders berücksichtigt. Datenschutz: www.kreis-guetersloh.de/dsgvo.