eine Schulsekretärin/ einen Schulsekretär (m/w/d)

Die Stadt Haan ist eine entwicklungsstarke Gemeinde mit ca. 30.000 Einwohnern, die verkehrsgünstig zwischen der Landeshauptstadt Düsseldorf und der Stadt Wuppertal liegt. Mit ihrer reizvollen Innenstadt, einem familienfreundlichen Umfeld sowie umfassenden naturverbundenen Sportmöglichkeiten bietet die Gartenstadt eine hohe Wohn- und Lebensqualität mit einem hohen Freizeitwert.

Das Amt für Schule und Sport sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Schulsekretariat der Städt. Gesamtschule

eine Schulsekretärin/ einen Schulsekretär (m/w/d)

in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 37,5 Stunden. Die Stelle ist im Rahmen einer Krankheitsvertretung befristet für die Dauer von bis zu einem Jahr zu besetzen.

Die Eingruppierung erfolgt in EG 6 TVöD. Vorbeschäftigungszeiten, die eine entsprechende Berufserfahrung in diesem Aufgabenbereich vermittelt haben, können bei der Einstufung berücksichtigt werden.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:   

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Abwicklung des Publikumsverkehrs
• Telefondienst
• Bearbeitung von Post und Korrespondenzen
• Beratung und Information von Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und Eltern
• Ausstellung von Beglaubigungen und Bescheinigungen

Schulleitungsangelegenheiten

• Sekretariatsarbeiten für die Schulleitung
• Mitwirkung bei organisatorischen Vorbereitungen: Prüfungen, Sonderveranstaltungen, Konferenzen, Einstellungsverfahren, Elternsprechtagen u. a.         

Schülerangelegenheiten

• Zuarbeitende Tätigkeiten bei der Schulstatistik
• Mithilfe beim Anmeldeverfahren
• Verwaltung der Schülerdaten und Datenpflege
• Formularwesen
• Zuarbeit für die Bearbeitung von Schülerfahrkosten

Allgemeine Schulverwaltungsarbeiten

• Rechnungsprüfung
• Kontenüberwachung
• Inventarverwaltung
• Zuarbeit bei kleineren Vergaben      

Wir bieten Ihnen:

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet.
• eine moderne und gut ausgestattete Einrichtung
• Mit einer betrieblichen Altersvorsorge sorgen wir auch über das Renteneintrittsalter hinaus für unsere Beschäftigten
• eine zusätzliche leistungsorientierte Bezahlung
• interessante Fortbildungsmöglichkeiten
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement und einen psychologischen Beratungsdienst für Mitarbeiter/innen und deren Angehörige
• Für Mitarbeitende der Stadtverwaltung mit Erziehungsverantwortung, die außerhalb von Haan wohnen und für ihr Kind keinen Kita- oder OGS-Platz haben, besteht die Möglichkeit, ihr Kind in einer Kita und/oder OGS in Haan betreuen zu lassen, wenn die Haaner Kinder versorgt sind.
• Zusammen mit einer psychologischen Beratungsstelle bietet die Stadtverwaltung Haan allen Mitarbeitenden und ihren unmittelbaren Familienangehörigen rund um die Uhr individuelle Beratungsleistungen in allen Lebenslagen an. Dies umfasst Hilfe bei Fragen und Problemen wie z.B. aus den Bereichen Gesundheit, Krankheit, Arbeit und Familie sowie sozialen Fragestellungen.      

Ihr Profil:

• Qualifikation des Verwaltungsangestelltenlehrgangs I oder alternativ Abschluss einer Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation; Industriekauffrau/Industriekaufmann oder vergleichbar)
• eine mindestens dreijährige Berufserfahrung im Sekretariat / kaufmännischen Bereich
• Interesse am Umgang mit Kindern und Jugendlichen
• Freundliches und kompetentes Auftreten sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Fähigkeit, Aufgaben mit organisatorischem Geschick selbständig und flexibel zu erledigen
• Umsicht, Belastbar-, Teamfähig- und Zuverlässigkeit
• Gute Microsoft Office Kenntnisse
• Sichere Beherrschung geltender Rechtschreib- und Grammatikregeln
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen

Während der Schulzeit muss das Sekretariat montags bis donnerstags grundsätzlich in der Zeit von 07.30 – 15.30 Uhr, freitags von 07.30 – 13:30 Uhr besetzt sein, wobei Zeiten am Nachmittag ab 14.30 Uhr im Wechsel mit der Kollegin und in Abstimmung mit der Schulleitung erfolgen können. An bestimmten vorher festgelegten Tagen (Anmeldungen, Projektwoche, Einstellungsverfahren etc.) ist ein Arbeitseinsatz auch außerhalb der vorgenannten Zeiten erforderlich. Darüber hinaus ist der Einsatz im Rahmen der wöchentlichen Arbeitszeit in Abstimmung mit Schul- und Abteilungsleitung flexibel gestaltbar, so dass auch Zeiten in den Ferien durch Mehrarbeit in der Schulzeit raus gearbeitet werden können. Der Jahresurlaub ist grundsätzlich an die Schulferien gebunden.          
 

Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind Teil der gelebten Personalpolitik der Stadtverwaltung Haan. Wir freuen uns daher über Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Behinderung oder sexuellen Identität. Die Stadt Haan verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Auswahlentscheidungen werden nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes sowie des Gleichstellungsplanes der Stadt Haan getroffen.

Für allgemeine Informationen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung, Herrn Hamann, Tel.: 02129/911-131. Fachliche Fragen beantwortet Ihnen die Abteilungsleiterin des Amtes für Schule und Sport, Frau Franz, Tel.: 02129/911-412.

Sollten Sie Interesse an dieser Tätigkeit haben, übermitteln Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, lückenloser Lebenslauf, Abschlusszeugnisse/ Ausbildungsnachweise, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse, Nachweis Schwerbehinderung/Gleichstellung) bitte ausschließlich mittels des Online-Formulars auf unserer Homepage.

Die Anerkennung im Ausland erworbener Qualifikationen durch deutsche Institutionen (z. B. durch eine zuständige Bezirksregierung, ein zuständiges Ministerium oder eine zuständige Kammer) ist zwingend erforderlich und den Bewerbungsunterlagen ebenfalls beizufügen. Das gleiche gilt für den Nachweis über Arbeits- und Aufenthaltstitel in Deutschland.

Nur bis zum 19.07.2026 vollständig über das Portal eingereichte Bewerbungen können berücksichtigt werden.