DCMS- Fachadministrator*in (w/m/d)

Zur Verstärkung unseres Teams besetzen wir im ZDI zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

DCMS- Fachadministrator*in (w/m/d)

Vollzeit 39,83 Wochenstunden
befristet (2 Jahre,nach positiver Prüfung der Bedarfs- und Ressourcensituation ist eine unbefristete Weiterbeschäftigung ggfs. möglich)
in der Entgeltgruppe E 11 TV-L 

Als einzige staatliche Fernuniversität im deutschen Sprachraum sind wir seit 50 Jahren erfahren im lebensbegleitenden und lebenslangen Lernen. Dabei eröffnen wir unseren Studierenden flexible Studienmöglichkeiten auf Basis eines Blended-Learning-Studienmodells.

Darauf ist auch die Infrastruktur ausgerichtet. Sie erfordert IT-Lösungen auf der Basis aktueller Sicherheitsstandards ebenso wie erprobte Kommunikations- und Kollaborationsformen. Hierfür ist das Zentrum für Digitalisierung und IT zentraler Ansprechpartner.

Ihre Aufgaben:

• Der Fokus Ihrer Aufgabe liegt in der Unterstützung und Durchführung von eAkte-Projekten, sowie der fachlichen Administration des Dokumentenmanagementsystems. Sie sind dabei sowohl in beratender Funktion als auch konzeptionell und umsetzend tätig. Weiterhin unterstützen Sie durch Ihre Tätigkeit den Aufbau eines modernen Campus Management Systems.
• Sie implementieren in enger Abstimmung mit den jeweiligen Prozess- und IT-Verantwortlichen die prozessorientierte elektronische Akte für die verschiedenen Servicebereiche und Fakultäten der FernUniversität und vermitteln in diesem Kontext gute Dokumentenmanagement-Praktiken. Sie coachen die Prozessverantwortlichen mit dem Ziel, die Potentiale einer integrativen Nutzung von elektronischen Akten zu realisieren.
• Ihre Arbeit trägt entscheidend dazu bei, dass das Dokumentenmanagementsystem und die darin abgebildeten eAkten eine gute Basis für die digitale Zusammenarbeit aller Servicebereiche an der FernUniversität darstellt und zukunftsfähig genutzt werden kann.
• Sie sind als Teil des DMS-Teams gemeinsam mit der IT-Administration und dem Softwareanbieter verantwortlich für das Customizing und das Rechte-Management im Dokumentenmanagementsystem.
• Sie sind der*die kompetente Ansprechpartner*in für alle Fragen zur prozessorientierten Ablage, insbesondere zur Strukturierung der eAkte, zum Rollen- und Berechtigungskonzept, zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und zu Aufbewahrungsfristen.
• Sie sind der*die kompetente Ansprechpartner*in für organisationsweite Verbesserungswünsche bezüglich der eAkte und der Nutzung des DMS.
• Sie denken und handeln prozessorientiert und haben dabei die bereichsübergreifenden Rahmenbedingungen und Vorgaben im Blick. Sie sind verantwortlich für konsistente Ablagestrukturen und halten Kontakt zum Datenschutzbeauftragten sowie zu den Gremien der FernUniversität

Ihr Profil:

• Sie haben ein Hochschulstudium (FH, Bachelor) mit deutlicher IT-Ausprägung abgeschlossen oder eine Berufsausbildung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie absolviert. Zusätzlich verfügen Sie über mindestens drei Jahre Berufserfahrung in Ihrer Ausbildungsfachrichtung und mindestens zwei Jahre Erfahrung im DMS-Bereich.
• Sie verfügen über ein tiefes Verständnis von Dokumentenmanagement-Systemen, insbesondere hinsichtlich komplexer eAkte-Strukturen und deren Realisierung im DMS.
• Sie bringen gute Kenntnisse im Prozessmanagement und in der Gestaltung von Workflows mit, ebenso wie Erfahrung im Umgang mit Tools zur Umsetzung von Prozessen und Workflows.
• Sie besitzen Kenntnisse in der Erstellung von Workflows und Schnittstellen zur Erweiterung des DMS.
• Sie haben nachweislich tiefgreifende Erfahrung in der Planung, dem Aufbau und dem späteren Betrieb von DMS-Systemen – bevorzugt mit dem Produkt d.velop documents (d.3) – und können dies durch Produkt-Schulungen, Zertifikate oder absolvierte Projekte belegen.
• Sie verfügen idealerweise über Kenntnisse in der Programmiersprache Groovy.
• Sie bringen gute Systemkenntnisse in Microsoft Server-Produkten, sowie im Datenbankserver Microsoft SQL Server mit.
• Außerdem standen Sie noch nicht bzw. stehen derzeit nicht in einem Arbeitsverhältnis mit der FernUniversität in Hagen.

Unser Angebot:

• Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeofficemöglichkeiten
• Eine umfassende Einarbeitungsphase, nach der Sie durch abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgaben Ihr fachliches Potenzial weiterentwickeln können
• Eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem hoch motivierten, kreativen und wissbegierigen Team
• Zahlreiche Benefits des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL) im Angestelltenverhältnis, 30 Tage Urlaub, eine Jahressonderzahlung und ein auch in Krisenzeiten sicherer Arbeitsplatz
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a. Kindernotfallbetreuung), wie z.B. die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung

Auskunft erteilt:

Herr Dr.-Ing. Olaf Kelle
Tel.: 02331 987-2870
E-Mail: olaf.kelle@fernuni-hagen.de

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung bis zum 10.06.2026 ausschließlich über unser Bewerbungsportal.
 

Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik:
 

Die FernUniversität in Hagen fördert die Geschlechtergleichstellung und Chancengerechtigkeit. Entsprechend richtet sich die Ausschreibung ausdrücklich an alle Geschlechter (w/m/d). Bewerbungen von Frauen werden gemäß Landesgleichstellungsgesetz bevorzugt berücksichtigt. Davon unberührt bleiben die Rechte von Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellter Personen, die bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

FernUniversität in Hagen
Dezernat 3 - Personalentwicklung
Universitätsstraße 47
58097 Hagen