Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung
Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung
- STANDORT HALLE (SAALE)
- VOLLZEIT MIT MÖGLICHKEIT ZU TEILZEIT NACH INDIVIDUELLER VEREINBARUNG
- VERGÜTUNG BIS ZU TVÖD (BUND) E11
- EINTRITT AB SOFORT / ELTERNZEITVERTETUNG
Im Herzen von Halle (Saale) entsteht mit dem Zukunftszentrum für Deutsche Einheit und Europäische Transformation ein spannender Ort, an dem wir gemeinsam die großen Fragen der Transformation und des Strukturwandels unserer Gesellschaften anpacken. Das Zukunftszentrum wurde 2024 gegründet und befindet sich aktuell im Aufbau.
Werde Teil eines einzigartigen Projekts, das die Themen europäische Transformation und gesellschaftlicher Wandel in den Fokus stellt und aktiv zur Auseinandersetzung mit der Geschichte und Zukunft Europas beiträgt. Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung zunächst befristet für voraussichtlich sechs bis zwölf Monate zu besetzen.
DAS SIND DEINE AUFGABEN BEI UNS
- Koordination der Geschäftsführungsaktivitäten – Du planst und steuerst eigenverantwortlich nationale und internationale Termine sowie Besprechungen mit hochrangigen Vertreter:innen aus Politik, Kultur, Verwaltung und Wissenschaft und organisierst die Geschäftskorrespondenz der Geschäftsführung
- Strategische Beratung und Priorisierung – Du bewertest Terminanfragen und Themen von internen und externen Stakeholdern und bereitest diese entscheidungsreif für die Geschäftsführung auf
- Vorbereitung von Leitungs- und Entscheidungsvorlagen – Du erstellst strukturierte Analysen, Briefings und Präsentationen zur fundierten Unterstützung geschäftsrelevanter Entscheidungen
- Gremien- und Sitzungsmanagement – Du bereitest Gesellschaftergespräche, Gremien- und Teamsitzungen vor, nach und steuerst die Umsetzung daraus resultierender Maßnahmen
- Schnittstellen- und Stakeholdermanagement – Du fungierst als zentrale Ansprechperson für Geschäftsführung, Programmdirektion, Fachbereiche sowie externe Partnerinstitutionen
- Kommunikationskoordination – Du koordinierst Terminanfragen, stimmst Botschaften ab und begleitest deren Veröffentlichung über geeignete Kanäle in Zusammenarbeit mit der Stabsstelle Marketing und Kommunikation
- Prozess- und Organisationssteuerung – Du entwickelst interne Abläufe weiter, priorisierst Vorgänge und sorgst für effiziente Organisations- und Bürostrukturen
- Reise- und Veranstaltungsmanagement – Du übernimmst die organisatorische und logistische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und offiziellen Terminen der Geschäftsführung
DAS BRINGST DU MIT
- Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in Wirtschafts-, Rechts- oder Medienwissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Unterstützung einer Geschäftsführung oder vergleichbaren Führungspositionen
- Fundierte Kenntnisse im Projektmanagement sowie Erfahrung in der strukturierten Steuerung komplexer Vorhaben
- Sehr gute Kenntnisse politischer, kultureller und wissenschaftlicher Strukturen sowie ein sicheres Verständnis administrativer Abläufe
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
- Hohe Organisations- und Priorisierungskompetenz auch unter Zeitdruck und bei komplexen Sachverhalten
- Souveränes Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsstärke und professioneller Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
- Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Engagement
DAS BIETEN WIR DIR
- Gestaltungsspielraum - Viel Verantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Ideen einzubringen und Veränderungen aktiv mitzugestalten
- Flexible Arbeitsweise - Du arbeitest sowohl mobil als auch vor Ort an einem modernen Arbeitsplatz im Herzen von Halle
- Attraktive Konditionen - Eine Eingruppierung gemäß TVöD Bund
- Mobilität - Du erhältst einen Zuschuss zum Deutschland-Jobticket
- Mitgliedschaft im Sozialwerk.Bund - Du kannst von vielfältigen Sozialleistungen profitieren und deine Work-Life-Balance stärken
- Weiterentwicklung - Regelmäßige Schulungen und die Chance, deine Fähigkeiten weiter auszubauen
- 30 Urlaubstage im Jahr - plus Weihnachten und Silvester arbeitsfrei.
HABEN WIR DEIN INTERESSE GEWECKT?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung bis zum 12.04.2026!
Alle Bewerbungen sind bei uns willkommen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung und Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung von uns bevorzugt. Wir haben uns die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und begrüßen daher besonders Bewerbungen von Frauen.