Mitarbeiter/in Verwaltungs- und Büromanagement (m/w/d) - landesintern-
Nur für unbefristet in der unmittelbaren Landesverwaltung Sachsen-Anhalts Beschäftigte
Sollten Sie mit dem Land Sachsen-Anhalt nicht in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis stehen, dann bitten wir Sie von einer Bewerbung Abstand zu nehmen. Es handelt sich dabei um eine zwingende Voraussetzung, um im weiteren Bewerbungsverfahren berücksichtigt werden zu können.
Mitarbeiter/in Verwaltungs- und Büromanagement (m/w/d)
Bes.Gr. A 6 BesO A LSA bzw. EG 5 TV-L
Im Landesamt für Verbraucherschutz Sachsen-Anhalt (LAV) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt der Arbeitsplatz/Dienstposten
Mitarbeiter/in Verwaltungs- und Büromanagement (m/w/d) zu besetzen.
Arbeits-/Dienstort ist Halle (Saale).
Das Landesamt für Verbraucherschutz Sachsen-Anhalt ist eine Landesoberbehörde im Geschäftsbereich des Ministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Gleichstellung und die zentrale Behörde für die Gesundheit der Menschen in Sachsen-Anhalt. Wir sind an verschiedenen Standorten im ganzen Bundesland vertreten. In unserem Landeslabor untersuchen wir mit modernen Methoden insbesondere die Proben von Lebensmitteln, Trink- und Badewasser, Arzneimitteln sowie mikrobiologische Proben von Mensch und Tier. Wir beobachten das Krankheitsgeschehen in der Bevölkerung und überwachen als Vollzugsbehörde die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen in den Betriebsstätten unseres Landes.
Für diese Aufgaben beschäftigen wir ca. 480 Fachkräfte aus den Bereichen Medizin, Tiermedizin, Lebensmittelchemie, Biologie, Chemie, Physik, Technik, Verwaltung und vielen anderen Fachrichtungen.
Im Dezernat Gewerbeaufsicht Regionalgebiet Süd suchen wir Verstärkung zur Wahrnehmung u.a. folgender Aufgaben:
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation, wie:
- Telefondienst (Erstkontakt, Zuständigkeitsklärung, Weiterleitung)
- Terminmanagement inkl. Koordinierung und Nachverfolgung
- organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen/Veranstaltungen
- Pflege von Verteilern und Adressdaten
- Bürobedarfsmanagement
- Schriftgut- und Aktenmanagement (Registratur/Archiv), u. a.:
- Bearbeitung von Aktenanfragen und -anforderungen
- Rücklagerung von Akten unter Beachtung der Akteneinsicht
- Fristenüberwachung für Aufbewahrung und Aussonderung inkl. Altregistratur
- Mitwirkung bei der Elektronischen-Aktenverwaltung mit VIS
- Unterstützung bei der Arbeit mit dem Arbeitsschutz-IT-Fachverfahren IFAS, u. a.
- Erfassung und formale Vervollständigung von Anzeigen im Fachverfahren IFAS
- Vorgangs- und Mitarbeiterzuordnung nach Zuständigkeitsmatrix (Gewerbean-, -um- und -abmeldungen)
- Sicherstellung der aktenmäßigen Dokumentation inkl. Ablage/Archivierung in der Registratur
- Verwaltungstechnische Unterstützung im Rahmen der Koordination der Ausbildung im Fachbereich 5
Konstitutive Voraussetzungen:
Für Beamte:
- Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt allgemeiner Verwaltungsdienst, mittlerer Justizdienst, Steuerverwaltungsdienst, Polizeiverwaltungsdienst, Dienst im Verfassungsschutz oder Dienst in der Arbeitsschutzverwaltung
Für Tarifbeschäftigte:
- eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation) oder
- ein erfolgreicher Abschluss des Beschäftigtenlehrgangs I oder
- gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen, nachgewiesen durch eine mindestens fünfjährige Berufserfahrung in kaufmännischen, administrativen oder verwaltenden Tätigkeiten (z. B. Büro- oder Verwaltungstätigkeiten), davon mindestens 3 Jahre in einer Einrichtung der öffentlichen Verwaltung.
Erwünscht sind:
- Kenntnisse über Strukturen und Abläufe der öffentlichen Verwaltung,
- digitale Kompetenz, insbesondere Verständnis für die sich wandelnden Anforderungen an die Informations- und Kommunikationsprozesse der öffentlichen Verwaltung sowie anwendungsbereite IT-Kenntnisse in der Standardsoftware (MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook)
- hohe Auffassungsgabe, strukturierte Arbeitsweise sowie Belastbarkeit und Serviceorientierung
- Einsatz-, Verantwortungsbereitschaft und -bewusstsein
- Sozialkompetenz, insbesondere hohe Kommunikations- und Konfliktfähigkeit sowie Kooperationsbereitschaft und Teamgeist
- Flexibilität, insbesondere die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben (Lernbereitschaft)
Ansprechpartner/innen:
Herr Wiederhold, Fachbereichsleiter Arbeitsschutz (Telefon: 0345/52162-105)
und
Frau Bornschein, Sachbearbeiterin Personal (Telefon: 0340/6501-161)
Weitere Informationen:
Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.
Der Bewerbung ist ein Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung beizufügen, sofern dieser nicht bereits zur Personalakte gegeben wurde.
Bewerbungen, die ausschließlich aus einem Bewerbungsschreiben, einem Lebenslauf und einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte bestehen sollten, senden Sie bitte an folgende Dienststelle:
Landesamt für Verbraucherschutz Sachsen-Anhalt
Betreff: Bewerbung, MA 54.021
Freiimfelder Straße 68
06112 Halle (Saale)
oder an folgende E-Mail-Adresse: lav-bewerbung@sachsen-anhalt.de
Bitte beachten Sie unsere „Datenschutzhinweise für Bewerbungen gem. Art. 13 DSGVO zur Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren“ und die dort enthaltenen Sicherheitshinweise für die Übersendung per E-Mail. Sie finden diese hier.
Falls Sie eine E-Mail senden möchten, weisen wir darauf hin, dass die Dateigröße fünf MB nicht überschreiten und die Anlagen aus maximal zwei PDF-Dateien bestehen sollten.
Bewerbungskosten werden nicht erstattet. Bei Nichtberücksichtigung werden die Unterlagen nach sechs Monaten vernichtet. Die Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet. Mit Ihrer Bewerbung erteilen Sie Ihre Einwilligung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Durchführung dieses Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahrens.