Teamassistenz im Bereich Ausstellung, Dialog und Kultur
Teamassistenz im Bereich Ausstellung, Dialog und Kultur
STANDORT HALLE (SAALE)
VOLLZEIT MIT MÖGLICHKEIT ZU TEILZEIT NACH INDIVIDUELLER VEREINBARUNG
VERGÜTUNG BIS ZU TVÖD BUND E4
EINTRITT AB SOFORT / UNBEFRISTET
Im Herzen von Halle (Saale) entsteht mit dem Zukunftszentrum für Deutsche Einheit und Europäische Transformation ein spannender Ort, an dem wir gemeinsam die großen Fragen der Transformation von Gesellschaften anpacken. Das Zukunftszentrum wurde 2024 gegründet und befindet sich aktuell im Aufbau.
Werde Teil eines einzigartigen Projekts, das die Themen europäische Transformation und gesellschaftlicher Wandel in den Fokus stellt und aktiv zur Auseinandersetzung mit der Geschichte und Zukunft Europas beiträgt.
DAS SIND DEINE AUFGABEN BEI UNS
- Office-Management – Du organisierst die administrativen Abläufe im Bereich, pflegst Dokumente, Daten, Kontakte und Übersichten und sorgst für eine strukturierte Ablage
- Termin- und Besprechungskoordination – Zu deinem Aufgabenbereich gehören die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, die Koordination von Einladungen, die Raum- und Verpflegungsorganisation sowie das Nachhalten von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- Veranstaltungs- und Projektorganisation – Du koordinierst Anmeldungen und Teilnehmer:innenlisten und stellst die erforderlichen Unterlagen und Materialien zusammen
- Kommunikation und Veranstaltungsbegleitung – Zu deinem Aufgabenbereich gehört die Kommunikation mit externen Partner:innen, Dienstleister:innen und Gästen sowie die Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Ablaufs vor und während Veranstaltungen
- Dienstreisemanagement – Du planst, buchst und organisierst Dienstreisen und koordinierst die Teilnahme von Teammitgliedern an Fachveranstaltungen
- Beschaffung und Rechnungsbearbeitung – Du unterstützt bei Bestellungen und Beschaffungsvorgängen, erstellst einfache Beschaffungsvermerke, bearbeitest Eingangsrechnungen und prüfst Lieferungen
- Abrechnung und administrative Sachbearbeitung – Die Vorbereitung von Abrechnungen für Projekt- und Veranstaltungskosten sowie Verwendungsnachweise zählt ebenso zu deinen Aufgaben wie die Bearbeitung allgemeiner verwaltungsinterner Vorgänge
- Dokumenten- und Informationsmanagement – Du erstellst Schreiben, Präsentationen, Übersichten und Vermerke, pflegst Daten und wirkst beim Aufbau und der Weiterentwicklung effizienter administrativer Routinen mit
DAS BRINGST DU MIT
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, zum Beispiel im Bereich Bürokommunikation oder Büromanagement
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einer Kultureinrichtung oder öffentlichen Institution
- Grundkenntnisse im Vergabe- und Beschaffungswesen sowie Erfahrung im Umgang mit Rechnungs- und Abrechnungsvorgängen
- Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere MS Office (Word, Excel) oder vergleichbarer Bürosoftware
- Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Freundliches, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen sowie hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Engagement
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, sich flexibel in ein wachsendes und sich veränderndes Arbeitsumfeld einzufinden
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen in der administrativen Unterstützung von Projekten oder Veranstaltungen im Kultur-, Ausstellungs- oder Bildungsbereich sind von Vorteil
DAS BIETEN WIR DIR
- Gestaltungsspielraum – Viel Verantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Ideen einzubringen und Veränderungen aktiv mitzugestalten
- Flexible Arbeitsweise – Du arbeitest sowohl mobil als auch vor Ort an einem modernen Arbeitsplatz im Herzen von Halle (Saale)
- Attraktive Konditionen – Eine Eingruppierung gemäß TVöD Bund
- Mobilität – Du erhältst einen Zuschuss zum Deutschland-Jobticket
- Mitgliedschaft im Sozialwerk.Bund – Du kannst von vielfältigen Sozialleistungen profitieren und deine Work-Life-Balance stärken
- Weiterentwicklung – Regelmäßige Schulungen und die Chance, deine Fähigkeiten weiter auszubauen
- 30 Urlaubstage im Jahr – plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
- Mehr Flexibilität durch das Zeit-statt-Geld-Wahlmodell – Du hast die Möglichkeit, einen Teil deiner Jahressonderzahlung freiwillig in zusätzliche freie Tage umzuwandeln und so bis zu drei zusätzliche Urlaubstage pro Jahr zu erhalten.
HABEN WIR DEIN INTERESSE GEWECKT?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung bis zum 18.09.2026!
Alle Bewerbungen sind bei uns willkommen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung und Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung von uns bevorzugt. Wir haben uns die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und begrüßen daher besonders Bewerbungen von Frauen.