Verwaltungsangestellte (w/m/d) Administrative Dienstleistungen & Kostenmanagement
Für den Standort Hamburg suchen wir:
Verwaltungsangestellte (w/m/d)
Administrative Dienstleistungen & Kostenmanagement
Entgeltgruppe 10 | Befristet: 2 Jahre | Start: frühestmöglich | ID: VMA031/2026 | Bewerbungsschluss: 31.10.2026 | Vollzeit/Teilzeit | Mobile Arbeit möglich
Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungsinfrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.
Die Abteilung V1 ist mit 42 Mitarbeitenden einer der zentralen Servicebereiche des DESY. Wir unterstützten die wissenschaftlichen und administrativen Bereiche durch ein breites Spektrum an Dienstleistungen; von Facility Management und Vertragsmanagement über die Abrechnung externer Leistungen bis hin zu betriebsgastronomischen Themen, Post- und Kopierservices. Gemeinsam tragen wir dazu bei, optimale Rahmenbedingungen für Forschung und Betrieb am DESY zu schaffen.
Wofür wir Ihre Unterstützung benötigen:
- Durchführung von Qualitätskontrollen und internen Audits durch Stichprobenprüfungen, Fehleranalysen und Auswertung der Ergebnisse
- Erstellung von Berichten und Präsentation relevanter Ergebnisse für die Abteilungsleitung
- Verantwortung für die Verwaltung der Telekommunikationskosten (ca. 500.000 – 700.000 € jährlich), einschließlich Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung, Fristenüberwachung und Kostenkontrolle
- Bearbeitung der internen Leistungsverrechnung sowie Mitwirkung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Facility-Management-Verträgen
- Verantwortung für die Abrechnung extern angemieteter Flächen, einschließlich Weiterentwicklung von Abrechnungsmodellen, Zusammenstellung abrechnungsrelevanter Daten, Fristenkontrolle und Prüfung von Betriebskostenabrechnungen
Was Sie auszeichnet:
- Abgeschlossene Hochschulbildung Betriebswirtschaft oder einer Verwaltungswirtschaft oder gleichwertige Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
- Gute SAP‑Kenntnisse im Bereich SAP‑FI
- Fundierte Fachkenntnisse der öffentlich-rechtlichen Vergabevorschriften
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Suite (insb. MS Access, MS Excel)
- Grundkenntnisse Oracle-Apex-Anwendungen
- Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Wünschenswert: Berufserfahrung mit Personalverantwortung im Bereich der allgemeinen Dienste
Was uns auszeichnet:
Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungsangeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV‑AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).
Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Herr Riccardo Lami unter +49 40 8998‑3380 oder riccardo.lami@desy.de.
Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal:
DESY fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Die berufliche Entwicklung von Frauen ist uns besonders wichtig und deshalb bitten wir Frauen nachdrücklich, sich um die zu besetzende Stelle zu bewerben.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt (sbv.desy.de).
Weiterführende Informationen finden Sie unter:
https://www.desy.de/karriere
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Personalabteilung | Notkestraße 85 | 22607 Hamburg
Telefon: +49 40 8998-3392