Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat und Verwaltung

Bedeutend besser.
Arbeiten bei der Stadt Hamm

Für die Stadt Hamm zu arbeiten heißt, für die Menschen in Hamm zu arbeiten – mehr gestalten, mehr bewirken. So wird jede Aufgabe zu etwas wirklich Besonderem. Alles, was bei uns in den verschiedenen Bereichen geleistet wird, kommt den Bürger:innen einer ganzen Stadt zugute. Dieser Bedeutung sind wir uns als Arbeitgeberin bewusst, der Verantwortung für unsere Mitarbeitenden auch. Sie haben Lust, mit dabei zu sein? Das freut uns sehr.

Die Stadt Hamm sucht zum nächstmöglichen Termin für ihr Gustav-Lübcke-Museum eine:n

Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat und Verwaltung

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden.

Das Gustav-Lübcke-Museum ist ein überregional bedeutendes Museum und besticht durch seine vielfältigen Sammlungsschwerpunkte, ein breites Bildungs- und Vermittlungsprogramm sowie die abwechslungsreichen Ausstellungen. In den kommenden Jahren wollen wir die gegenwärtigen Bedürfnisse der Menschen noch stärker im Museum abbilden und verhandeln. Unser Credo lautet hierbei: Ein diversifiziertes Angebot für eine diversifizierte (Stadt-)Gesellschaft. Gemeinsam wollen wir das Museum weiter öffnen und noch intensiver als einen lebendigen Ort des kulturellen Austauschs erlebbar machen, kurz: ein offenes, emotionales, sinnliches und mutiges Museum sein!

Zu Ihrem vielfältigen und interessanten Aufgabenbereich gehören u.a.

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Terminkoordinierung, allgemeiner Schriftverkehr, Ein- und Ausgangspost, Protokollierung der wöchentlichen Dienstbesprechungen, Versand und Rechnungstellung von Ausstellungskatalogen
• Ausgabebuchhaltung: Feststellen der rechnerischen Richtigkeit, Einholen der sachlichen Richtigkeit bei den zuständigen Kolleg:innen, Erstellen von Eigenbelegen, Buchung der Rechnungen im VIM
• Einnahmebuchhaltung: Fertigung von Verfügungen, Buchung von Annahmeanordnungen in SAP
• Museumsverein: Pflege der Mitgliederdatenbank, allgemeiner Schriftverkehr und Versand von Einladungen
• Adressverteiler: Pflege der für den Versand von Informationen angelegten Verteiler
• Städtischer Online-Veranstaltungskalender: Einpflegen der Museum-Veranstaltungen
• Besucherservice: Nachhalten der monatlichen Dienstpläne, Reaktion bei personeller Unterbesetzung, monatliche Bearbeitung der geführten Stundenzettel
• Leihverkehr: Administrative Abwicklung der Leihverträge
• Versicherungsangelegenheiten: Kommunikation mit dem Versicherungsbüro hinsichtlich der laufenden Versicherungen zu den Dauerleihgaben sowie in Absprache mit den Kurator:innen zu den für Sonderausstellungen abzuschließenden Versicherungen
• Vermietung der Veranstaltungsräume im GLM: Administrative Abwicklung der einzelnen Vermietungen

Sie verfügen über

• eine abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst (Verwaltungsfachangestellte:r, AI/VL I, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement - Fachrichtung Kommunalverwaltung, Fachangestellte:r für Arbeitsförderung) oder
• eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in den Bereichen Versicherung, Industrie, Bank, Büro
• mehrjährige praktische Erfahrung in der Ausgaben- und/oder Einnahmenbuchhaltung
• Bereitschaft, sich in folgenden Anwendungen Kenntnisse anzueignen: SAP (VIM, Fiori, Bestellung/Mittelreservierung/Anordnung), SD.Net (Sitzungsmanagementsystem), Online-Veranstaltungskalender (RCE-Event)
• strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Identifikation mit den Haltungen und Werten der Stadtverwaltung im Miteinander, freundliches und kund:innenorientiertes Auftreten, Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten Ihnen

• einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag bzw. Fortsetzung des bestehenden Beamtenverhältnisses im Wege der Versetzung
• eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 7 des TVöD mit Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung
• eine weitgehend vom Arbeitgeber finanzierte Zusatzversorgung/Betriebsrente (bei Tarifbeschäftigten)
• flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf und Privatem 
• die grundsätzliche Möglichkeit von Mobilen Arbeiten bzw. Homeoffice
• Verantwortung innerhalb des Aufgabenbereiches
• eine qualifizierte Personalentwicklung
• vielseitige Fortbildungsangebote im modernen stadteigenen Fortbildungszentrum Ahsepark
• eine engagierte Einarbeitung bzw. Unterstützung durch ein erfahrenes Team
• ein modernes Arbeitsumfeld in unmittelbarer Bahnhofsnähe
• die Möglichkeit eines Dienstradleasing
• einen Zuschuss zum Deutschlandticket als auch zum HammTicket für den ÖPNV (für Tarifbeschäftigte)
• Mitarbeiter:innenrabatte via Corporate Benefits

Die Stadtverwaltung Hamm fördert aktiv Chancengleichheit und Diversität. Als Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt und ausgezeichnet als familienfreundliches Unternehmen schaffen wir ein respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld. Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die konsequente Umsetzung des Landesgleichstellungsgesetzes sind für uns selbstverständlich. Bewerbungen von schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Bürger:innenorientierung und Förderung von bürgerschaftlichem Engagement sind wichtige Ziele der Stadtverwaltung. Sofern Sie also ehrenamtlich tätig sind oder waren, sollten Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen darauf hinweisen.

Wir freuen uns Ihre Bewerbung bis zum 07.06.2026 über das Bewerbungsportal der Stadt Hamm zu erhalten. Hierfür nutzen Sie bitte den Link "Online-Bewerbung". Das Hochladen Ihrer Bewerbung nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.

Für Ihre Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Ewa Weidauer vom Personalmanagement, Tel. (0 23 81) 17 3215, gerne zur Verfügung.

Inhaltliche Fragen beantwortet gerne Herr Schmäschke, Museumsdirektor, (0 23 81) 17 5700 oder Herr Gödecker, Verwaltungsleiter, Telefon (0 23 81) 17 5706.

Weitere Informationen zur Stadt Hamm erhalten Sie unter www.bedeutend-besser.de