Organisationstalent als Sachbearbeitungsassistenz der Fachbereichsleitung
Die Landeshauptstadt Hannover sucht ein
Organisationstalent als Sachbearbeitungsassistenz der Fachbereichsleitung
EG 08/A 7
für den Fachbereich Öffentliche Ordnung.
Die Leitung des Fachbereichs Öffentliche Ordnung mit seinen rund 850 Mitarbeitenden trägt die Verantwortung für die Steuerung, strategische Ausrichtung und Repräsentation dieses vielfältigen und spannenden Fachbereichs gegenüber Politik, Verwaltungsleitung und zahlreichen externen Partner*innen.
Sie haben Lust die Fachbereichsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen zu unterstützen? Dann bewerben Sie sich!
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation des Leitungssekretariats einschließlich Post- und Terminmanagement, Raumplanung, Reiseorganisation für die Fachbereichsleitung, Bearbeitung von Anfragen
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, selbständige Bearbeitung und Qualitätssicherung von Schriftgut
- Besprechungsmanagement
- Besucher*innen- und Telefonmanagement
- Pflege, Verwaltung und Archivierung von Akten und digitalem Schriftgut
- Unterstützung und Koordination von Projekten und Sonderaufgaben
Sie verfügen über
- eine entsprechende abgeschlossene mindestens 3-jährige Ausbildung im büroorganisatorischen oder kaufmännischen Bereich vorzugsweise Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Industriekaufleute,
- daneben können sich auch Personen bewerben, die die Befähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste haben oder
- über den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder vergleichbar bzw. einen gleichwertigen Abschluss verfügen, oder
- eine nachgewiesene, mehrjährige Berufserfahrung, Wünschenswert wäre in dem Bereich der Büroorganisation und Assistenz einer Führungskraft einem Sekretariat mit ähnlichem Aufgabenspektrum.
Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten
- souveräner Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint), wünschenswert wären Erfahrungen mit digitalen Tools wie einem Kanban-Board, mit Datenaustauschplattformen und Kollaborationstools und einem Ratsinformationssystem,
- ausgeprägtes Teamverständnis sowie Kommunikations-, Konflikt- und Kooperationsfähigkeit,
- ausgeprägtes Organisationsvermögen und ein hohes Maß an Selbstständigkeit, um auch in komplexen Lagen strukturiert und priorisiert zu arbeiten und den Überblick zu behalten,
- absolute Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Diskretion und Loyalität als Grundvoraussetzung für diese vertrauensvolle Aufgabe, selbstsicheres Auftreten sowie Belastbarkeit in Stresssituationen,
- soziale Kompetenz, Gender- und Diversitykompetenz,
- sehr gute und sichere schriftliche sowie sprachliches Ausdruckvermögen in Wort und Schrift sowie gute Rechtschreibkenntnisse, Erfahrung in der Erstellung formaler Geschäfts- oder Verwaltungskorrespondenz,
- wünschenswert sind Kenntnisse im kommunalen Verwaltungsrecht und in Abläufen einer Verwaltung.
Wir bieten
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe in einem gesellschaftlich relevanten und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld
- einen sicheren Arbeitsplatz, sowie eine attraktive Vergütung
- flexible Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung von Kernarbeitszeiten und nach individueller Absprache die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, soweit es die Aufgaben und dienstlichen Abläufe zulassen
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
- vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
- bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
- eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
- im Einzelfall eine Leistungsprämie
- einen attraktiven Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr, aktuelll Deutschland-Ticket
- ein Arbeitsumfeld, das Vielfalt, Gleichstellung und Vereinbarkeit von Beruf und Familie aktiv fördert
- JobRad-Leasing
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote
Hinweise und Werte
Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe 8 TVöD ( A I 3 Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA)). Der Arbeitsplatz ist für die Bewerbung von Beschäftigten im Tarifbereich sowie von bereits Verbeamteten offen. Der Stellenwert entspricht bei einer Dienstpostenbewertung der Besoldungsgruppe A 7 Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt der Fachrichtung allgemeine Dienste.
Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet mit wöchentlich 39 bzw. 40 Stunden für Verbeamtete zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich Teilzeit geeignet, sofern der Dienstbetrieb sichergestellt wird. Dies setzt voraus, dass die vollständige Abdeckung des ausgeschriebenen Stellenanteils gewehrleistet ist. Wir kommen gern mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch. Die Wahrnehmung der Aufgaben einer Sachbearbeitungsassistenz einer Fachbereichsleitung erfordert eine überwiegende Präsenz vor Ort, weshalb Homeoffice/mobiles Arbeiten nur in sehr eingeschränktem Umfang möglich ist.
Die Landeshauptstadt Hannover hat das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden. Sie erkennt damit Vielfalt als wichtigen Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihres Alters, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet. Zur Förderung der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern ermutigen wir gemäß dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz insbesondere Frauen, sich zu bewerben.
Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Wir bestärken insbesondere Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben. Weitere Informationen und Hinweise über die Landeshauptstadt Hannover als Arbeitgeberin und das Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter www.Karriere-Stadt-Hannover.de.
Sie haben Lust, in einem starken Team, das vertrauens- und respektvoll miteinander arbeitet und dafür sorgt, dass die Zahnräder im Fachbereich gut ineinander greifen mitzuarbeiten und die Fachbereichsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen zu unterstützen und maßgeblich dazu beizutragen, dass sie arbeitsfähig, informiert und handlungssicher bleibt? Dann bewerben Sie sich!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Rückfragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Frau Emptmeyer (Tel. 0511/168-41322) 32.03.Bewerbungsmanagement@hannover-stadt.de. Für inhaltliche Fragen, wenden Sie sich bitte an Frau Karakas (Tel. 0511/168-43191, Zuhal.Karakas@hannover-stadt.de).
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte mit Ihrer vollständigen und aussagefähigen Bewerbung bis zum 24.05.2026 unter Angabe der Ausschreibungs-ID.: 32-2026-1596 online über unser Bewerbungsportal www.karriere.hannover.de
Noch nichts Passendes dabei?
Dann bleiben Sie mit uns im Kontakt. Wir freuen uns auch über Initiativbewerbungen und beraten Sie gern über die vielfältigen Einstiegsmöglichkeiten.
Für interne Bewerbungen wird auf die geltenden LHH-spezifischen Regelungen verwiesen.