Assistenz der Geschäftsführung
Im Dekanat der Fakultät für Mathematik und Informatik an der Universität Heidelberg ist ab dem 01.01.2027 folgende Stelle halbtags (50%) unbefristet zu besetzen:
Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Führung des Sekretariats (inkl. Post, Schlüssel und Webseiten)
- Erstellen von Sitzungsprotokollen, Serienbriefen und Excel-Listen
- Betreuung der studentischen Hilfskräfte / Tutoren
- Organisatorische Abwicklung der Lehrdeputats-Erfassung
- Unterstützung bei der Betreuung der Berufungsverfahren in der Fakultät
- Unterstützung von Fachkommissionen
- Vorbereitung von Sitzungen und Gremien (Einladungen, Raumreservierung, Bewirtung etc.)
- Bestellungen von Verbrauchsmaterialien, Betreuung der Materialschränke
- Unterstützung bei der Finanzverwaltung der Fakultät
Ihr Profil:
- Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. in der Führung eines Sekretariats
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Fähigkeit zur positiven Innen- und Außenkommunikation
- Sicherer Umgang mit digitalen Medien/Programmen, insbesondere MS-Office
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Organisationstalent und Teamfähigkeit
Wir bieten:
- Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines Teams aus hoch motivierten und qualifizierten Mitarbeiter*innen
- Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
- Unterstützung der Mobilität durch das vergünstigte Deutschlandticket als JobTicket BW
Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 08.11.2026 in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail mit dem Stichwort Assistenz senden an application@mathinf.uni-heidelberg.de. Wir bitten um Verständnis, dass postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Für Rückfragen steht Ihnen der Geschäftsführer, Dr. Sigurd Weinreich, gerne zur Verfügung (Telefon: 06221/54-14021).
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellen-ausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.