Assistenz Verwaltung, Kommunikation und Projektkoordination (w/m/d)
Assistenz – Verwaltung, Kommunikation und Projektkoordination (w/m/d)
Diese Stelle ist am Heidelberg Center for the Environment der Universität Heidelberg verortet und zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit 19,5 Wochenstunden unbefristet zu besetzen.
Als Assistenz der HCE-Geschäftsstelle erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Kommunikation und Nachhaltigkeit. Sie unterstützen die laufenden Verwaltungsprozesse, die Kommunikation des HCE, Veranstaltungen sowie die organisatorische Begleitung von Projekten und internationalen Kooperationen.
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
- Finanz-, Beschaffungs- und Projektverwaltung, insbesondere Budgetübersichten, Rechnungen, Reisekosten, Beschaffungen und administrative Projektabwicklung
- Personaladministration, insbesondere Unterstützung bei Hilfskraftverträgen, Onboarding, Fristenmanagement und Abstimmung mit zentralen Verwaltungseinheiten
- Pflege und Aktualisierung der HCE-Website in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung der HCE-Kommunikation, insbesondere redaktionelle Aufbereitung von Nachrichten, Veranstaltungen, Projektinformationen, Newslettern und Social-Media-Beiträgen
- Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Sitzungen des HCE
- Administrative Koordination von HCE-Projekten und internationalen Kooperationen, insbesondere Terminabstimmung, Unterlagen, Kommunikation mit Beteiligten und Dokumentation
- Koordination organisatorischer und einfacher IT-bezogener Abläufe, etwa Mailinglisten, Funktionspostfächer, Ablagestrukturen und Abstimmung mit dem URZ
Wir erwarten von Ihnen:
- Eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Bezug zu Verwaltung, Kommunikation, Projektkoordination, Wissenschaftsmanagement oder Nachhaltigkeit
- Idealerweise Erfahrung in der Hochschul- oder Wissenschaftsverwaltung
- Kenntnisse in Finanz-, Beschaffungs- und Verwaltungsprozessen, idealerweise im universitären Umfeld
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, digitalen Kollaborationstools und idealerweise SAP beziehungsweise universitären Verwaltungssystemen
- Erfahrung oder Interesse im Bereich Websitepflege, redaktionelle Kommunikation und Social Media
- Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Kommunikationsgeschick im Umgang mit internen und externen Schnittstellen
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an Umwelt-, Klima- und Nachhaltigkeitsthemen sowie an der Arbeit in einem interdisziplinären Wissenschaftsumfeld
Wir bieten Ihnen:
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Kommunikation und Nachhaltigkeit
- Ein gut vernetztes Arbeitsumfeld mit Einblicken in unterschiedliche Bereiche einer forschungsstarken Universität
- Die Möglichkeit, die Arbeit eines interdisziplinären Zentrums organisatorisch und kommunikativ mitzugestalten
- Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen im Rahmen der universitären Regelungen
- Ein vielfältiges Angebot an universitärer Infrastruktur, Weiterbildungsmöglichkeiten und Mitarbeitendenprogrammen
Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV-L.
Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 06.09.2026 ausschließlich elektronisch in einer PDF-Datei unter Angabe des Stichwortes "Assistenz HCE" an Dr. Maximilian Jungmann, Geschäftsführer des Heidelberg Center for the Environment, jungmann@hce.uni-heidelberg.de.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.