Mitarbeiter*in Gästehausverwaltung und Gästebetreuung (w/m/d)

Die Gästehäuser und Gästeapartments der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld (INF 370 | 371|130.1) bieten insbesondere Gastwissenschaftler*innen der Universität ein Zuhause auf Zeit. Unser Team vor Ort ist Ansprechpartner für Gäste sowie für gastgebende Institute/Einrichtungen und betreut Gäste aus aller Welt von der Anfrage und Buchung, über die Anreise, während des Aufenthalts bis zur Abreise.

Bei der Stiftung Unterländer Studienfonds bei der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Teilzeitstelle (50%) befristet bis zum 31.12.2027 zu besetzen:

Mitarbeiter*in Gästehausverwaltung und Gästebetreuung (w/m/d)
Teilzeit – 50%

Aufgabenschwerpunkte:

Sie übernehmen das Management von Aufenthalten unserer Gastwissenschaftler*innen vornehmlich im Rahmen der Kooperation/Partnerschaft Heidelberg-Harvard. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

• Einbindung von Aufenthalten im Rahmen der Kooperation/Partnerschaft Harvard-Heidelberg in bestehende betriebliche Abläufe der Gästehäuser
• Bearbeitung von Buchungsanfragen und Management der Belegungsplanung
• Betreuung und Beratung der Gastwissenschaftler*innen und evtl. mitreisender Angehörigen sowie gastgebender Einrichtung in allen Fragen rund um die Gästehäuser der Universität
• Erledigung der Anreiseformalitäten und Übergabe von Apartments bei Ankunft der Gäste, Erstellung von Mietverträgen sowie Rechnungslegung
• Qualitätsmanagement, einschließlich Apartmentchecks bei An- und Abreise sowie Koordination von externen Dienstleister*innen zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Zustandes der Apartments vor Einzug von Gästen
• Ansprechpartner*in für Gastwissenschaftler*innen und ggf. Ihrer Angehörigen vor Ort    
• Monitoring und Berichtswesen im Zusammenhang mit Aufenthalten in den Gästehäusern
• Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben vor Ort

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Dienstleistungsbereich/Hotelfach oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
• Erfahrungen im Bereich Hotelmanagement/Facility Management oder im Wissenschaftsbetrieb
• Sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sowie Auslandserfahrung von Vorteil
• Gute SAP-Kenntnisse, sicherer Umgang mit MS Office
• Kenntnisse einer Hotelmanagement-Software oder die Fähigkeit, sich schnell in komplexe EDV-Programme einzuarbeiten, haustechnische Kenntnisse von Vorteil
• Serviceorientierung, Organisationstalent, Flexibilität, Teamfähigkeit
• Eigenständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten:

• Einen vielseitigen und anspruchsvollen Aufgabenbereich in einem kleinen Team
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre, die sich durch gegenseitige Unterstützung auszeichnet
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) an Frau Dr. Tanja Ridinger bis 12.04.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an dezernat8@uni-heidelberg.de senden. Bitte kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.