Operative Leitung Gästehäuser (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.450 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Die Gästehäuser der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld verfügen über 137 Apartments und bieten insbesondere Gastwissenschaftler*innen der Universität ein Zuhause auf Zeit. Unser kleines Team vor Ort ist Ansprechpartner für Gäste wie gastgebende Institute/Einrichtungen und betreut Gäste von der Anfrage und Buchung, über die Anreise, während des Aufenthalts bis zur Abreise.

Bei der Stiftung Unterländer Studienfonds bei der Universität Heidelberg ist ab dem 01.10.2026 die folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Operative Leitung Gästehäuser (w/m/d) 

Teilzeit – 90 %

Ihre Aufgaben:

• Ansprechpartner*in für Gastwissenschaftler*innen, Institute und wissenschaftliche Einrichtungen
• Betreuung der in- und ausländischen Gäste vor Ort
• Führung der Mitarbeitenden vor Ort sowie Koordination der Arbeitsabläufe zur Sicherstellung eines wirtschaftlichen Betriebsablaufs
• Beauftragung und Koordination externer Dienstleister und Lieferanten
• Sicherstellung einer wirtschaftlichen Auslastung
• Gewährleistung der Übergabe einwandfreier Apartments an Gäste
• Mitwirkung bei der konsequenten Weiterentwicklung der Gästehäuser, insbesondere im Bereich Digitalisierung
• Bedarfsorientierte Übernahme von anfallenden Tätigkeiten vor Ort

Ihr Profil:

• Einen qualifizierten Abschluss als Betriebswirt/-in oder eine vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Management mit Nachweis von besonderen organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten, Erfahrungen im Bereich Tourismus/Hotel bzw. in der Gästebetreuung wünschenswert
• Führungserfahrung
• Strategisches Denken und ein ausgesprochen gutes Verständnis digitaler Strukturen und Prozesse
• Eine ausgeprägte Affinität zu einem internationalen universitären Umfeld
• Ein souveränes Auftreten mit einer freundlichen Ausstrahlung sowie eine hohe soziale und kulturelle Kompetenz, sprachliche Gewandtheit und eine stilsichere Schreibweise
• Verhandlungssichere Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen wünschenswert
• Erfahrungen im Umgang mit externen Dienstleistern (Reinigungskräften, Handwerkern etc.)  
• Die Bereitschaft, sich in haustechnische Themen (Heizung, Sanitär, Gebäude, IT etc.)  einzuarbeiten, technische Grundkenntnisse wünschenswert
• Erfahrungen mit MS Office, SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Kenntnisse der Hotelmanagement-Software oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• Ein überdurchschnittliches Maß an Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion sowie an Eigeninitiative, Flexibilität und Zuverlässigkeit

Wir bieten:

• Einen vielseitigen Aufgabenbereich in einem kleinen Team
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre, die sich durch gegenseitige Unterstützung auszeichnet
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 11 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) an Frau Dr. Tanja Ridinger bis 21.07.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an dezernat8@uni-heidelberg.de senden. Bitte kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.