Verwaltungsangestellte*r im Promotionsbüro (w/m/d)
Die Fakultät für Biowissenschaften ist eine der führenden Lehr- und Forschungseinrichtungen der Biologie in Deutschland. Sie verfügt über 30 Professuren, die in den assoziierten Zentren BIOQUANT, BZH, COS, IZN, IWR und ZMBH angesiedelt sind. Die Fakultät interagiert eng mit der Medizinischen Gesamtfakultät und außeruniversitären lebenswissenschaftlichen Einrichtungen wie DKFZ, EMBL und MPImF. An der Fakultät sind ca. 1.000 Doktorand*innen registriert. Das Promotionsbüro umfasst 1,5 Verwaltungsstellen. Aufgrund eines Ruhestandseintritts ist nun für das Promotionsbüro im Dekanat ab dem 01.01.2027 folgende Teilzeitstelle (50%) unbefristet zu besetzen:
Verwaltungsangestellte*r im Promotionsbüro (w/m/d)
Ihre Aufgaben:
- Verwaltung der Anträge auf Annahme als Doktorand*in und auf Zulassung zum Prüfungsverfahren gemäß Promotionsordnung, inklusive Entgegennahme und Kontrolle aller eingereichten Unterlagen, Erstellung der erforderlichen Bescheinigungen und Unterlagen, Überwachung der Einhaltung von Fristen sowie Beratung von und Auskunftserteilung an Doktorand*innen und betreuende/prüfende Professor*innen
- Anlegen und Führen von Akten, Pflege von elektronischen Datenbanken, sorgfältiger und vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten
- Administrative Begleitung von Sitzungen des Promotionsausschusses einschließlich Protokollführung
- Bedarfsabhängige Erstellung von Statistiken und Datenmeldungen
- Bearbeitung und Aktualisierung des Internetauftritts des Promotionsbüros
Ihr Profil:
- Sie haben eine Ausbildung im Verwaltungsdienst oder vergleichbare Qualifikation, Kenntnisse im universitären Umfeld sind von Vorteil
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sie haben einen sicheren Umgang mit den üblichen MS-Office-Programmen
- Sie haben möglichst bereits Erfahrung in der Organisation und Pflege von elektronischen Datenbanken sowie Grundkenntnisse in der Bearbeitung von Websites
- Sie besitzen die Fähigkeit zur Selbstorganisation, verbunden mit starkem Engagement, Flexibilität und Belastbarkeit
- Sie haben eine starke Kommunikationsfähigkeit mit einem freundlichen und sicheren Auftreten
Wir bieten:
- Eine anspruchsvolle und vielschichtige Aufgabe in einem kleinen Team
- Ein sehr spannendes und vielfältiges wissenschaftliches und akademisches Umfeld mit motivierten und qualifizierten Kolleg*innen im Dekanat
- Eine Einarbeitung durch Kolleg*innen und Vorgesetzte
- Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen (Gleitzeit)
- Vielfältige universitäre Angebote (internes Bildungsprogramm, bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport etc.)
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 27.09.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an Dr. Linda Manhart (linda.manhart@uni-heidelberg.de) senden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.