Sekretär/in des Bürgermeisters (m/w/d)

Die Gemeinde Heiligengrabe sucht ab sofort eine engagierte, zuverlässige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit für die Tätigkeit als

Sekretär/in des Bürgermeisters (m/w/d).

Gesucht wird eine motivierte Fachkraft, die das Büro des Bürgermeisters mit Organisationstalent, Sorgfalt und Kommunikationsstärke unterstützt.

Die Stelle ist mit einem Umfang von 30 Wochenstunden zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Abwicklung des Publikumsverkehrs, Erledigung persönlicher und telefonischer Anfragen / Auskünfte
• Vereinbarung, Koordination und Vorbereitung von Terminen für den Bürgermeister (u.a. auch „Bewirtung“, ggf. Beschaffung von Geschenken, Einholung von Informationen zur Vorbereitung u.ä.)
• Selbständige Fertigung von Schriftstücken, insbesondere Geburtstags-, Glückwunsch- und Beileidsschreiben, Weihnachts- und Neujahrgrüße, Grußworte und Schreiben zu besonderen Anlässen (Jubiläen, Ehrungen u.ä.)
• Verteilung / Bearbeitung der für den Bürgermeister eingehenden täglichen Post / Unterschriften
• Haushaltsangelegenheiten
• Pflege der Adressdateien u.a.
• registrative Tätigkeiten
• Beschaffung Bürobedarf
• Unterstützung des Bürgermeisters bei dessen vielfältigen Aufgaben
• Eigenverantwortliche Organisation besonderer Veranstaltungen

Einstellungsvoraussetzungen:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Ausbildung aus dem Bereich der Büroorganisation
• die Fähigkeit, strukturiert und nach zeitlichen Vorgaben zu arbeiten
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Loyalität und absolute Diskretion sowie uneingeschränkte Zuverlässigkeit
• gute Verwaltungskenntnisse
• selbständiges Arbeiten
• sehr gute organisatorische Befähigungen
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• freundlicher, angemessener Umgang mit dem Publikum
• einen sicheren Umgang mit der EDV
• Führerschein
• sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• zeitliche Flexibilität

Der Umgang mit dem unterschiedlichen Publikum setzt vor allen auch ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen und Diplomatie voraus. Ständige Termingebundenheit, zusätzlicher Termindruck durch „Unvorhergesehenes“ und fortwährender Publikumsverkehr erfordern zudem ein hohes Maß an Belastbarkeit.

Mit Einreichung der Bewerbung erklären Sie, die freiheitlich demokratischen Grundordnung Deutschlands anzuerkennen.

Das Arbeitsverhältnis einschließlich der Entgeltzahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD VKA), für diese Stelle EG 6.

Wir bieten:

• intensive Einarbeitung
• flexible Arbeitszeitregelungen (Gleitzeit)
• 30 Arbeitstage Erholungsurlaub
• Jahressonderzahlung

Bewerbungen mit aussagefähigen Unterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Nachweis Berufsausbildung) richten Sie bitte bis 07.07.2026; 12:00 Uhr per Email (nur PDF-Dateien) an folgende Email-Adresse

bewerbung@heiligengrabe.de

oder in einem verschlossenen Umschlag adressiert an:

Gemeinde Heiligengrabe

Personalverwaltung

Am Birkenwäldchen 1A

16909 Heiligengrabe

Bitte keine Bewerbungsmappen einreichen.

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Nach Ablauf der Bewerbungsfrist eingereichte Unterlagen bleiben unberücksichtigt.

Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden durch die Gemeinde nicht erstattet.

Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die Gemeinde die von Ihnen an uns übermittelten Daten zum Zwecke des Bewerberauswahlverfahrens erheben, verarbeiten und nutzen darf.

Kontakt: Personalverwaltung Frau Hoppe Tel. 033962 67309