Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)

Die Gemeinde Helgoland sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)

(m/w/d) I EG 9a

Die Insel Helgoland hat als Deutschlands einzige Hochseeinsel einen hohen Bekanntheitsgrad und ist mit ihrem Reichtum an Natur und Kultur eine beliebte Urlaubsdestination. Neben den touristischen Gästen leben etwa 1.500 Bürger*innen auf der gut 1 km² großen Hauptinsel. Dabei sind gut 45 verschiedene Nationalitäten vertreten. Der Weg ins und im Rathaus ist dabei ganz kurz und direkt. Für unsere Bürger*innen sind wir bei allen kleinen und großen Anliegen da. Durch unsere besondere Lage mitten in der Nordsee der deutschen Bucht beschäftigten wir uns im Rathaus mit komplexen und einzigartigen Aufgaben, die vergleichbar mit einer Stadt mit 25.000 Einwohner*innen sind.

IHRE AUFGABEN:

Geschäftszimmertätigkeiten

• Telefon und Post des Bürgermeisters, Terminkoordination etc.
• Mitwirkung bei der Haushaltsplanung und Überwachung und Bewirtschaftung von Geschäftsausgaben des Bürgermeister-Büros
• Führen der Handkasse Vorzimmer
• Umsetzung und Verwaltung des Schriftverkehrs im Bereich Verwaltungsleitung bzw. Bürgermeister-Büro
• Unterstützung der Verwaltungsleitung in der Kommunikation nach Innen und Außen inkl. Pressearbeit sowie Pressemitteilungen im Auftrag des Bürgermeisters
• Beschwerdemanagement (nach Innen und Außen)

Ausschussbetreuung

• Zentrale Koordination der politischen Gremien und der einzelnen Geschäftsstellen der Ausschüsse
• Fachadministration des Sitzungsprogramms Session und interne Ansprechpartnerin für das Programm sowie Durchführung interner Schulungen zum Programm
• Geschäftsstelle der Gemeindevertretung und des Hauptausschusses (insb. Vorbereitung der Sitzungen, Sitzungsdienst, Protokollerstellung, Kontrolle des Vollzugs der Beschlüsse)

Koordinierungsaufgaben und fachliche Unterstützung des Bürgermeisters

• Schnittstelle zu Beteiligungen, Vereinen und Verbänden etc. auf Ebene des Bürgermeisters und in Angelegenheiten des Bürgermeisters
• Unterstützung und Zuarbeit sowie Recherchetätigkeiten bzgl. der Aufbereitung und Bearbeitung von Vorgängen sowie Fertigen von Stellungnahmen nach Auftrag des Bürgermeisters
• Koordination, Vor- und Nachbereitung zentraler Veranstaltungen im Zuständigkeitsbereich (z.B. Gerichtstage)
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Klausuren, Schulungen, Gesellschaftertreffen, Einwohnerversammlungen u.ä. (insb. Ladung, Entwurf Redebeitrag, Protokollführung)
• Unterstützung des Bürgermeisters in seiner Funktion als Geschäftsführer bzw. Vorstandsvorsitzender, insb. Controlling Zahlungsfluss und Korrespondenz Steuerberater
• Planung und Initiierung von Bestellungen im Bereich Bürgermeister-Büro, hier insb. Geschenke für diverse Anlässe sowie Ausstattung Besprechungsräume/Küche
• Betreuung der Website der Gemeinde (Bereich Rathaus)

IHR PROFIL:

• Sie besitzen einen erfolgreichen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I
• Sie weisen sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (mindestens Sprachniveau C1) sowie gerne auch gute Sprachkenntnisse in Englisch nach
• Sie besitzen die Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen der politischen Gemeindegremien in den Abendstunden sowie zu Tätigkeiten auch an Wochenenden bei Bedarf

WÜNSCHENSWERT IST ZUDEM:

• Sie können sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift vorweisen
• Sie arbeiten sehr strukturiert und behalten auch bei einem hohen Arbeitsaufkommen den Überblick
• Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe und sind ein Organisationstalent
• Sie funktionieren im Team, sind flexibel und belastbar
• Sie sind im Umgang mit Bürger*innen, politischen Gremien und Behörden souverän und stets freundlich
• Sie besitzen gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen EDV-Anwendungen (u.a. MS Office)

WIR BIETEN IHNEN:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit (39,0 Std.), je nach Eignung eingruppiert bis E9a TVöD
• Alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeitregelung)
• 30 Tage Urlaub im Jahr in einer 5-Tage-Arbeitswoche
• Leistungen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Hilfestellung bei der Wohnungssuche im Rahmen der Möglichkeiten

DIE INSEL BIETET IHNEN:

• Einen Arbeitsplatz unweit vom Meer
• 1.500 Einwohner mit 45 Nationalitäten
• Ruhe in der Natur und einen Strand vor der Haustür
• Besondere Traditionen auf Deutschlands einziger Hochseeinsel
• Ein Eldorado für Naturbegeisterte
• Eine traumhafte und sichere Umgebung für Familien & Kinder
• Vielfältige Freizeitmöglichkeiten
• ... einfach eine ganz besondere Atmosphäre!

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 09.07.2026, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, an die

Gemeinde Helgoland

Personalamt

Lung Wai 28

27486 Helgoland

vorzugsweise per E-Mail an: bewerbung@helgoland.de.

Aus Sicherheitsgründen können nur Anhänge im PDF-Format angenommen werden,

bitte bündeln Sie diese möglichst in einem Dokument.

Die Gemeinde Helgoland fördert und wertschätzt Vielfalt. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion bzw. Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Interesse an der freiwilligen Feuerwehr und der helgoländischen Sprache sind uns willkommen.

Die Erstattung von Kosten zur Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen wird ausgeschlossen.

Weitere Auskünfte zu dieser Ausschreibung erhalten Sie bei der Büroleitung, Frau Carina Pieper  (Tel.: 04725 / 808-160, E-Mail: C.Pieper@helgoland.de)

Informationen über die Insel Helgoland finden Sie unter www.helgoland.de.