Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) Empfangsbereich/Telefonzentrale

 

 

Die Kreisverwaltung Herford mit rund 1.400 Beschäftigten bietet Ihnen interessante, fachlich anspruchsvolle und verantwortungsvolle Einsatzmöglichkeiten.

 

In Amt für Ausländerwesen und allgemeine Ordnung, Abteilung – Ausländerbehörde – ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

 

Mitarbeiter/-in (m/w/d) im

Empfangsbereich/Telefonzentrale

 

unbefristet und in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden zu besetzen.

 

Die Öffnungszeiten der Ausländerbehörde für den Publikumsverkehr weichen von denen

der Kreisverwaltung Herford ab.

Öffnungszeiten der Ausländerbehörde:

Montag, Dienstag, Donnerstag u. Freitag: 08:30 Uhr bis 12:30 Uhr

Montag, Dienstag, u. Donnerstag: 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr

Mittwochs ist die Ausländerbehörde für den Publikumsverkehr geschlossen.

 

Telefonische Sprechzeiten der Ausländerbehörde:

Montag, Dienstag, Donnerstag u. Freitag: 08:30 Uhr bis 12:30 Uhr

Donnerstag: 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr

 

Die Stelle ist an den Öffnungstagen der Ausländerbehörde vorwiegend in den Nachmittagsstunden zu besetzen.

 

Die konkreten Arbeitszeiten werden nach Rücksprache mit der Abteilungsleitung und den Kolleginnen & Kollegen vor Ort unter Berücksichtigung der Servicezeiten und Aufgaben abgestimmt.

 

Was erwartet Sie?

Die Kreisverwaltung Herford ist ein modernes öffentliches Dienstleistungsunternehmen mit vielseitigen Aufgabenstellungen. Der Kreis Herford unterstützt als familienfreundlicher Arbeitgeber die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Flexible Arbeitszeiten sind für uns selbstverständlich. Zum wiederholten Male wurde der Kreisverwaltung deshalb die Unternehmensauszeichnung "Ausgezeichnet Familienfreundlich" verliehen. Mit dem Betreuten Spielzimmer bieten wir zudem ein Betreuungsangebot für Beschäftigtenkinder außerhalb einer Regelbetreuung an.

Die Abteilung Ausländerbehörde der Kreisverwaltung Herford ist zuständig für alle ausländerrechtlichen Angelegenheiten von Personen, die nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen und in den Kommunen – mit Ausnahme der Stadt Herford – des Kreises Herford leben.

Zu den wesentlichen Aufgaben der Ausländerbehörde zählen die Prüfung, Erteilung, Verlängerung und Versagung von befristeten und unbefristeten Aufenthaltserlaubnissen. Zudem ist die Ausländerbehörde für die ausländerrechtliche Betreuung von Personen im Asylverfahren zuständig und stellt hierzu die erforderlichen Aufenthaltsdokumente sowie Arbeitserlaubnisse aus. Daneben ist die Ausländerbehörde auch für die Durchsetzung der Ausreisepflicht zuständig, wenn ausländische Personen sich nicht (mehr) im Bundesgebiet aufhalten dürfen. Die Aufgaben umfassen auch Tätigkeiten im Außendienst und Zusammenarbeit mit Sicherheitsbehörden wie Polizei und Zoll.

Aufgabenbereich:

Der Aufgabenbereich umfasst im Wesentlichen:

• Empfangsbereich

• Besucherempfang, Vorklärung der Kundenanliegen, fachliche Zuordnung und Weiterleitung der Kundinnen und Kunden an die Sachbearbeitenden im Amt für Ausländerwesen und allgemeine Ordnung
• Entgegennahme von Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die Sachbearbeitenden
• Aushändigung von Aufenthaltsdokumenten (u. a. eATs, Reiseausweise, Fiktionsbescheinigungen)
• Fachbezogene und eigenständige abschließende Klärung bzw. Bearbeitung von Anliegen der Kundschaft
• Verwaltung des Zahlungsverkehrs mit der elektronischen Buchungssoftware (Gebühreneinnahme)
• Unterstützung der Kundinnen und Kunden bei Aufnahme von biometrischen Daten an der PointID

 

• Telefonzentrale

• Bedienung der Telefonzentrale unter Verwendung des eingeführten Ticketsystems zur Sicherstellung eines effektiven Servicemanagements
• Telefonische Beratung der Kundinnen und Kunden über Anliegen im Bereich des Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht

 

• Administrative Tätigkeiten/ Datenpflege
• Verteilung der Posteingänge des Amtes
• Überprüfung von elektronischen Aufenthaltstiteln und Reiseausweisen
• Datenpflege im Fachverfahren ADVIS
• Ausstellung von Aufenthaltsdokumenten nach Weisung der Sachbearbeitenden

 

Anforderungsprofil – das erwarten wir von Ihnen:

Für dieses interessante und verantwortungsvolle Aufgabengebiet suchen wir Bewerbende mit einer abgeschlossenen Ausbildung als:

• Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder
• Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement inkl. der Vorläuferberufe oder
• Rechtsanwaltsangestellte/Rechtsanwaltsangestellter und/ oder Notarfachangestellte/ Notarfachangestellter
• Wünschenswert sind Kenntnisse in folgenden Vorschriften: Aufenthaltsgesetz, Staatsangehörigkeitsrecht und der angrenzenden Rechtsbereiche im Ordnungsrecht (Prostituiertenschutzgesetz, Jagdgesetz etc.).

• Konfliktfähigkeit sowie Verständnis für die besondere Situation der Kundinnen und Kunden
• Stark ausgeprägte Kundenorientierung
• Stark ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Fähigkeit zur Informationsverarbeitung
• Stark ausgeprägte Belastbarkeit
• Stark ausgeprägte Teamfähigkeit
• Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Office-Software

 

Wichtige Informationen für Sie:

 

Die Vergütung der Tätigkeit erfolgt nach der Entgeltgruppe 6 TVöD.

 

Die Kreisverwaltung Herford ist eine moderne Arbeitgeberin, bei der die Vielfalt der Beschäftigten ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung ist. Aus diesem Grund freuen wir uns, wenn sich auch Menschen mit Zuwanderungsgeschichte bei uns bewerben.

 

Die Stelle steht allen Bewerbenden offen unabhängig ihrer geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Wir werden diese nach Maßgabe des Schwerbehindertenrechtes bevorzugt berücksichtigen.

Da es sich bereits unter anderem um eine Teilzeitstelle handelt, ist eine weitere Untergliederung der Teilzeitstelle nicht möglich.

Fachliche Rückfragen beantworten Ihnen im Amt für Ausländerwesen und allgemeine Ordnung, Abteilung Frau Wöhler, Tel.: 05221/13-2695.

Rückfragen zum Bewerbungsverfahren beantworten Ihnen in der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung Frau Kokoscha Tel.: 05221/13-18955.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

 

Bitte nutzen Sie bis zum 15.08.2026 die Online-Eingabemaske auf der Homepage unter www.kreis-herford.de/karriere.