Schulsekretär/Schulsekretärin (m/w/d)

Bei der Hansestadt Herford ist in der Abteilung Bildung und Sport ab dem 24.08.2026 eine Stelle im Umfang von 27,11 Wochenstunden für das Schulsekretariat einer Grundschule zu besetzen.

Die Hansestadt Herford ist Schulträgerin von 11 Grundschulen und 7 weiterführenden Schulen. Haben Sie Lust auf einen schulischen Alltag mit wechselnden und interessanten Herausforderungen in Zusammenarbeit mit Schulleitung, Lehrer/innen und OGS-Kräften?

Wir bieten Ihnen eine gute Einarbeitung, kollegiale Unterstützung und Fortbildung in der Anwendung des Schülerdatenverarbeitungsprogramms SchILD.

Ihre Aufgabenschwerpunkte sind

• Unterstützung der Schulleitung und alle in einem Schulsekretariat anfallenden Tätigkeiten, wie z. B.
  • die Erteilung von Auskünften insbesondere Anlaufstelle für Schüler*innen, Eltern, Lehrkräfte und Externe
  • die Mitarbeit in Lehrer- und Schülerangelegenheiten
  • Verwaltungsarbeiten im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens   
  • die Mitarbeit bei der Planung außerunterrichtlicher Schulveranstaltungen
  • die Mithilfe bei der Vorbereitung von Konferenzen, Wahlen und Sprechtagen
  • Eigenständige Verwaltung schülerbezogener Daten in Schulverwaltungsprogrammen (SchILD-NRW)
  • Eigenständige Terminorganisation und -koordination für die Schulleitung
  • Telefonannahme, Telefonvermittlung und sachgerechte Weitergabe von Informationen
  • die Erledigung des Schriftverkehrs und Verwaltung Geschäfts- und Schülerakten
  • die Material- und Formblätterverwaltung
  • die Beschaffung von Lehr- und Lernmitteln
  • Mitarbeit bei der iPad-Verwaltung
  • Bearbeitung der Schülerfahrkosten über formcycle
  • sonstige allgemeine Schulsekretariatsaufgaben
• Ersthelfer/in für städtisches Personal

Anforderungsprofil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsangestellten oder eine erfolgreich abgeschlossen kaufmännische Berufsausbildung als Bürokauffrau/-mann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Industriekauffrau/-mann und mindestens drei Jahre Berufserfahrung in diesem Bereich oder eine Tätigkeit im Schulsekretariat
• sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook)
• Bereitschaft, sich in neue Softwarelösungen einzuarbeiten (insbesondere SchILD, KAI sowie weitere schulbezogene Anwendungen)
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Freundliches, souveränes Auftreten im Kontakt mit Schüler*innen, Eltern und Externen
• Interkulturelle Kompetenz im Umgang mit Schüler*innen und Eltern mit ausländischer Herkunft
• Lösungsorientierter Umgang mit Konfliktsituationen, insbesondere im Austausch mit Eltern
• Selbständige, strukturierte und zuverlässeige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick und Flexibilität
• hohe Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit (auch in Phasen großen Arbeitsaufkommens) spwie gutes Zeitmanagement
• Fortbildungsbereitschaft
• Führerschein und die Bereitschaft, das eigene Auto als Dienstwagen einzusetzten

Eingruppierung

Die Vergütung erfolgt nach EG 6 TVöD VKA.

Die wöchentliche Arbeitszeit umfasst nach dem derzeitigen Stand 27,11 Stunden. Wegen des Ferienüberhangs ergibt sich daraus eine wöchentliche Arbeitszeit von 29 Wochenstunden. Änderungen aufgrund der jährlich durchgeführten Neuberechnung des Stundenkontingentes aufgrund veränderter Schülerzahlen bleiben vorbehalten. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit werden in Abstimmung mit der Schulleitung festgelegt. Der Jahresurlaub ist im Regelfall während der Schulferien zu nehmen.

Die Hansestadt Herford setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität im Rahmen der rechtsstaatlichen Grundsätze. Die Hansestadt Herford möchte den Anteil von Frauen/Männern in den Bereichen, in denen sie unterpräsentiert sind, erhöhen.

Für weitere Auskünfte stehen Ihnen Frau Heidi Pahmeyer (Tel. 05221/189-731) in der Fachabteilung sowie Frau Vanessa Brune von der Haupt- und Personalabteilung (Tel. 05221/189-657) gerne zur Verfügung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich gern auf die Stelle über das Bewerberportal, zu finden unter www.herford.de/stellenangebote. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen ausschließlich in dieser Form möglich sind und angenommen werden. Bewerbungsende ist der 26.04.2026.