Schulsekretär*in (m/w/d) für die Grundschule Schulstraße

Sie haben Lust, mit Ihren bürowirtschaftlichen Kenntnissen unser Schulsekretariat der Grundschule Schulstraße zu unterstützen? Sie suchen eine abwechslungsreiche Tätigkeit und möchten im Kontext Schule tätig zu werden? Dann haben wir die passende Stelle für Sie!

Wir suchen für die Grundschule Schulstraße schnellstmöglich eine*n

Schulsekretär*in (m/w/d)

Die wöchentliche, vergütete Arbeitszeit beträgt 27,76 Wochenstunden. An schulfreien Tagen ist das Sekretariat geschlossen, so dass die Ferienzeiten (6 Ferientage sind in den Sommerferien zu arbeiten) abzüglich des tariflichen Urlaubsanspruchs von 30 Tagen herauszuarbeiten sind. Der Urlaub ist an schulfreien Tagen und in den Schulferien zu nehmen. Die tägliche Arbeitszeit beträgt 6 Stunden 14 Minuten.

Die Stelle ist unbefristet und nach Entgeltgruppe 6 TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) bewertet.

Ihr Aufgabengebiet:

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Schulleitung

• Sie erledigen Schreibarbeiten für die Schulleitung und unterstützen die Gremienarbeit.
• Sie unterstützen die Vorbereitung und Durchführung von Spiel-, Schul- und Förderfesten sowie Schulfahrten und Ausflügen.
• Sie begleiten schulbezogene Projekte.

Angelegenheiten der Schülerinnen und Schüler

• Sie bearbeiten Einschulungen, Umschulungen sowie Anmeldungen zu weiterführenden Schulen.
• Sie bearbeiten schulärztliche Untersuchungen, Schulpflichtangelegenheiten und Schulwechsel.
• Sie verwalten Schülerakten, Schülerdaten und Klassenlisten.
• Sie nehmen Meldungen entgegen und bearbeiten diese.
• Sie organisieren die Abwicklung des Schülerspezialverkehrs.
• Sie übernehmen Serviceaufgaben für Schülerinnen und Schüler sowie die Erstversorgung bei Erkrankungen.

Angelegenheiten des Lehrpersonals

• Sie verwalten Lehrkräfteakten und pflegen Lehrerdaten.
• Sie nehmen Meldungen für Lehrkräfte entgegen und leiten diese weiter.
• Sie bearbeiten Reisekostenabrechnungen der Lehrkräfte.
• Sie unterstützen Maßnahmen des Infektionsschutzes.

Schulorganisation

• Sie bearbeiten schulische Einstellungen von Lehrkräften.
• Sie unterstützen schulische Besonderheiten und schulbezogene Betreuungsangebote.
• Sie führen die Sonderkasse und verwalten das Inventar.

Nähere Informationen zum Aufgabenbereich erhalten Sie bei Frau Piegeler unter der Telefonnummer 02103 72-1510 oder per Mail: ute.piegler@hilden.de.

 

Ihr Profil:

Tarifbeschäftigte

• Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (ehem. Angestelltenlehrgang I),
• oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung mit mindestens zweijähriger Berufserfahrung.

 

Wir erwarten zudem

Informationsverarbeitungs- und Lernkompetenz — ■■□□□

Informationen aus Schulverwaltung, Schulrecht und organisatorischen Abläufen werden aufgenommen und für die Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen genutzt.

Anwendungskompetenz — ■■□□□

Verwaltungswissen wird bei der Bearbeitung der täglichen Aufgaben im Schulsekretariat sicher angewendet.

Selbstorganisationskompetenz — ■■■□□

Arbeitsabläufe werden eigenständig strukturiert und Prioritäten im laufenden Schulbetrieb gesetzt.

Kreativität — ■■□□□

Praktische Lösungen werden für organisatorische Fragestellungen des Schulalltags entwickelt.

Kommunikationsfähigkeit — ■■■□□

Informationen werden adressatengerecht an Schulleitung, Lehrkräfte, Eltern und weitere Beteiligte vermittelt.

Konfliktfähigkeit — ■■□□□

Unterschiedliche Anliegen werden sachlich aufgegriffen und einer angemessenen Lösung zugeführt.

Kritikfähigkeit — ■■□□□

Rückmeldungen werden aufgenommen und zur Verbesserung der Arbeitsabläufe genutzt.

Serviceorientierung — ■■□□□

Anliegen von Schülerinnen und Schülern, Eltern sowie Lehrkräften werden freundlich und lösungsorientiert bearbeitet.

Netzwerk-Kompetenz — ■□□□□

Der Austausch mit internen und externen Ansprechpersonen unterstützt die Aufgabenerledigung.

Verantwortungsbereitschaft — ■■□□□

Verwaltungsvorgänge werden sorgfältig und zuverlässig innerhalb des eigenen Aufgabenbereichs bearbeitet.

Veränderungskompetenz — ■■□□□

Neue organisatorische oder rechtliche Vorgaben werden in die tägliche Arbeit übernommen.

Selbstentwicklungskompetenz — ■■□□□

Fachliche Kenntnisse werden durch geeignete Fortbildungsangebote aktuell gehalten.

Einsatzbereitschaft / Initiative — ■■□□□

Anfallende Aufgaben werden eigenständig übernommen und innerhalb der vorgegebenen Fristen erledigt.

Selbstreflexionsfähigkeit — ■■□□□

Eigene Arbeitsweisen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

IT-Anwendungskompetenz — ■■■□□

Digitale Fachverfahren sowie Standardsoftware werden sicher zur Bearbeitung der Verwaltungsaufgaben eingesetzt.

Medienkompetenz — ■■□□□

Digitale Kommunikations- und Informationsmedien werden im schulischen Verwaltungsalltag sachgerecht genutzt.

Warum die Stadt Hilden?

Es gibt viele gute Gründe für eine Beschäftigung bei der Stadt Hilden! Neben einer zukunftssicheren beruflichen Perspektive, erwarten Sie familienfreundliche Rahmenbedingungen wie flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und ein motiviertes Team. Zusätzlich bieten wir kostenlose Unterstützungsangebote in schwierigen Lebenslagen durch ein externes Beratungsunternehmen, einen Klimazuschuss von 25 % zu Ihrem Deutschlandticket und vieles mehr.

Die Stadt Hilden setzt sich für Vielfalt und Inklusion ein. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Ethnie, geschlechtlicher Identität, Behinderung, Religion und Weltanschauung und sexueller Orientierung. Zudem fördern wir die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern unter Beachtung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Damit wir eine vorliegende Schwerbehinderung oder Gleichstellung beim Bewerbungsverfahren berücksichtigen können, geben Sie diese bitte im entsprechenden Feld des Bewerbungsformulars an.

Ihre Karriere bei uns beginnt hier – bewerben Sie sich!

Sie haben noch Fragen zu dem Anforderungsprofil, dem Bewerbungsverfahren oder der Stadt Hilden als Arbeitgeberin? Dann melden Sie sich gerne bei Frau Duggal unter Telefonnummer (02103) 72-1168 bzw. bewerbung@hilden.de.
 
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Karriereportal bis zum 09.09.2026!