Projektkoordination Digitalisierung, IT & Prozessmanagement

Die Sennegemeinde Hövelhof sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für die Projektkoordination Digitalisierung, IT & Prozessmanagement in der Stabsstelle Zukunftsthemen, Organisation und IT (ZOI).

Der Schwerpunkt der Stelle liegt in der Projektarbeit zur Umsetzung kommunaler Digitalisierungs- und E-Government-Vorhaben. Hierzu gehören insbesondere KI-gestützte Lösungen, digitale Formulare und Workflows mit FormCycle als Low-Code-Plattform sowie der Aufbau eines strategischen Prozessmanagements.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Projektarbeit im Rahmen der kommunalen Digitalisierungsstrategie

• Planung, Begleitung und Koordination von Digitalisierungsprojekten
• Einführung digitaler Lösungen, z. B. KI-Chatbot, Telefonbot, DMS, digitaler Posteingang, OZG-Leistungen, digitale Lernplattform und digitale Fachverfahren
• Erstellung und Fortschreibung von Projektplänen, Zeitplänen, Statusberichten, Konzepten und Projektdokumentationen
• Überwachung von Projektfortschritten, Fristen und Maßnahmen sowie Unterstützung beim Projektcontrolling
• Abstimmung mit Fachbereichen, IT, externen Dienstleistern und weiteren Projektbeteiligten

Erstellung digitaler Formulare und Workflows mit FormCycle

• Analyse, Konzeption, Umsetzung und Pflege digitaler Verwaltungsformulare
• Entwicklung und Optimierung von Workflows auf Basis der Low-Code-Plattform
• Test, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung bestehender Formulare und Prozesse
• Unterstützung und Beratung der Fachbereiche bei digitalen Formularlösungen

Unterstützung digitaler und KI-gestützter Verwaltungsprozesse

• Erhebung und Analyse von Digitalisierungsbedarfen in den Fachbereichen
• Mitwirkung bei der Erprobung und Qualitätssicherung neuer Systeme
• Unterstützung bei Fördermittelbearbeitung, Nachweisführung und Fristenkontrolle
• Durchführung von Arbeitsgruppen, Workshops, Schulungen und Informationsveranstaltungen

Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung des Prozessmanagements

• Prozesserhebung, -analyse, -modellierung und -visualisierung
• Identifizierung geeigneter Prozesse zur Digitalisierung
• Unterstützung bei Organisationsuntersuchungen und der Optimierung von Verwaltungsabläufen
• Beratung der Organisationseinheiten bei aufbau- und ablauforganisatorischen Fragestellungen

Wir wünschen uns von Ihnen

• eine abgeschlossene einschlägige Ausbildung, z. B.
• • Verwaltungsfachangestellte/r mit Angestelltenlehrgang I oder Angestelltenlehrgang II
  • Fachinformatiker/in,
  • Kaufmann/Kauffrau für Digitalisierungsmanagement
  • oder eine vergleichbare Qualifikation

oder

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium, z. B. in Wirtschaftsinformatik, Verwaltungsinformatik, Digital Business Management, Projektmanagement, Prozessmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen, Change- und Innovationsmanagement oder vergleichbar

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• Interesse an Digitalisierung, KI und modernen Verwaltungsprozessen
• Kenntnisse oder erste praktische Erfahrungen in Projektarbeit, Prozessmanagement, IT, Digitalisierung oder Verwaltungsmodernisierung
• Erfahrung mit FormCycle, Low-Code-Plattformen, DMS, KI-Anwendungen oder digitalen Fachverfahren ist von Vorteil
• gutes Verständnis für IT-Prozesse, digitale Technologien und aktuelle Entwicklungen
• sichere Anwendung der Microsoft-Office-Produkte
• Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Moderations- und Präsentationstechniken
• Teamfähigkeit, Empathie sowie Konflikt- und Kritikfähigkeit
• Führerschein Klasse B

Wir bieten:

• eine unbefristete Anstellung im öffentlichen Dienst
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst EG 9a bis EG 11 TVöD-VKA / IuK, je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung
• eine zusätzliche Altersversorgung über die Zusatzversorgungskasse Westfalen-Lippe (Münster)
• Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie dienstfrei an Heiligabend und Silvester
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld
• einen krisensicheren Arbeitsplatz mit Sinn und Perspektive
• moderne Arbeitsplatzausstattung und digitale Prozesse
• kostenlose PKW-Stellplätze
• Gestaltungsspielraum bei der digitalen Weiterentwicklung der Sennegemeinde Hövelhof

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen sind bis zum 31.05.2026 ausschließlich über das Online-Portal auf https://bewerbermanagement.net/gct9w möglich. Bewerbungen, die auf anderem Wege, z. B. per E-Mail oder postalisch, eingehen, können leider nicht berücksichtigt werden.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen Frau Julia Michels, Leitung Stabsstelle Zukunftsthemen, Organisation und IT (ZOI), unter 05257/5009-125.