Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Ihre Tätigkeiten

• Assistenz der Verwaltungsleitung: Vorbereitung von Schriftstücken, Koordination von Terminen und Empfang von Gästen, Bearbeitung der Postein- und ausgänge, Betreuung der Telefonzentrale, Vorbereitung repräsentativer Aufgaben und Unterstützung im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
• Gremienarbeit und amtliche Bekanntmachungen: Vorbereitung und Aufstellung von Tagesordnungen und Schriftführung in den Sitzungen des Gemeinderates und der Ausschüsse, Durchführung von amtlichen Bekanntmachungen durch Redaktion und Auflage des Amtsblattes der Gemeinde Hopsten, Abrechnung von u.a. Sitzungsgeldern
• Administrative Personalsachbearbeitung: Bearbeitung administrativer Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt von Mitarbeitenden, Tätigkeiten zur Vorbereitung der Entgeltabrechnung, Überwachung und Durchführung der Zeiterfassung inkl. Abrechnung von Zuschlägen und Zulagen, Koordination von Mitarbeiterbenefits, Abrechnungen von Reisekosten nach dem LRKG, Statisiken
• Änderungen im Aufgabenzuschnitt sind möglich!

Ihr Profil

• erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung zum/ zur Verwaltungsfachangestellten, einen erfolgreich absolvierten Angestelltenlehrgang I oder als Quereinsteiger eine Ausbildung zum/ zur Sozialversicherungsfachangestellten, Steuerfachangestellten oder vergleichbar
• Fachkenntnisse im Arbeitsrecht, der Gemeindeordnung und der Bekanntmachungsverordnung wünschenswert
• umfangreiche Kenntnisse mit Office-Softwareprodukten
• Anwenderkenntnisse für die kommunalen Fachverfahren SD.NET, ABI.NET, LOGA3 und d.velop documents (Dokumentenmanagementsystem) wünschenswert
• Eigeninitiative und die Fähigkeit zu selbstständigem und lösungsorientiertem Handeln
• ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten
• hohe Loyalität, Integrität sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit und Diskretion
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (auch in den Abendstunden) im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse

Unser Angebot

• eine unbefristete Vollzeitstelle (39h/ Woche)
• eine attraktive Vergütung nach EG 8 TVöD-VKA, eine Jahressonderzahlung im November, leistungsorientierte Bezahlung (LOB) und vermögenswirksame Leistungen
• flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen
• 30 + 2 Tage Jahresurlaub (Heilig Abend und Silvester frei)
• regelmäßige Fort- und Weiterbildungsangebote
• selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten
• eine durch den Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge bei der kommunalen Versorgungskasse Westfalen-Lippe
• eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit attraktivem Versicherungsschutz
• Gutscheinkarte zum Einkaufen, Tanken usw..
• JobRad-Modell und weitere Angebote der Gesundheitsförderung

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen und Informationen zu Ihrer Ausbildung/ Ihrem Studium, Ihrem beruflichen Werdegang und Ihren Erfahrungen und Fähigkeiten.

Diese richten Sie bitte bis zum 31.05.2026 digital an die

Gemeinde Hopsten
Fachbereich Leitung & Steuerung
Bunte Straße 35
48496 Hopsten

Link zur Online-Bewerbung

Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden! Deshalb begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität. 

Rückfragen zum Aufgabenbereich oder zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne Herr Philipp Gohmann unter Tel. 05458 932525 (per Mail unter gohmann@hopsten.de).