Sekretär*in (w/m/d) im Büro des Präsidenten

Im Büro des Präsidenten der Technischen Universität Ilmenau ist ab 01.06.2026 eine Stelle als

Sekretär*in (w/m/d)

zu besetzen.

Das Präsidialbüro unterstützt den Präsidenten in allen administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen. Zu den zentralen Aufgaben zählen die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und offiziellen Anlässen des Präsidenten sowie die Koordination der internen und externen Kommunikation. Das Präsidialbüro stellt Entscheidungsgrundlagen zusammen, bereitet Unterlagen und Korrespondenz vor, führt Protokolle und sorgt für einen strukturierten Informationsfluss zwischen dem Präsidium hin zu Gremien, Fakultäten, Verwaltung und externen Einrichtungen.

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

• Organisation und Koordination administrativer Aufgaben des Sekretariats im Büro des Präsidenten und Assistenz der Leiterin des Präsidialbüros
• organisatorische Abstimmung zwischen den Fakultäten bzw. Service & Administrationsbereichen und dem Präsidium (intern) sowie zwischen den Hochschulen, außeruniversitären Einrichtungen und Ministerien (extern – deutschlandweit und international)
• Zuarbeiten und Erledigung anfallender Korrespondenz in deutscher sowie englischer Sprache
• eigenverantwortliche Terminkoordinierung und Reiseorganisation der Dienstreisen des Präsidenten
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Beratungen und sonstigen Veranstaltungen des Präsidiums sowie Unterstützung bei deren Durchführung
• redaktionelle Bearbeitung und Pflege von Webpräsenzen des Präsidiums
• Mitwirkung und Übernahme von Aufgaben in Projekten bzw. von Sonderaufgaben im Bereich des Präsidenten

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt:

• abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte*r

Darüber hinaus sind wünschenswert:

Berufserfahrung

• nachweislich mehrjährige Erfahrung in einer gehobenen Büroorganisation bzw. in einer Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren Position, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld

digitale Affinität:

• sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware (z.B. Office, SharePoint, Dokumentenmanagement, TYPO3) und modernen digitalen Prozessen und Instrumenten (Hardware, Software)

Soft Skills:

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• hohe service- und lösungsorientierte Kommunikationsfähigkeit

Arbeitsweise:

• hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft, eigenverantwortliche und selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
• strukturiertes Denkvermögen sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit

Sprachkenntnisse:

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (min. nachgewiesenes C1 Niveau) sowie gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift

itte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich in der 21/22 KW stattfinden.

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• familienfreundliches, flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
• vielseitige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiche Gesundheits- und Sportangebote
• wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität

Bitte bewerben Sie sich bis zum 30.04.2026 unter der Kennziffer 13/2026 über diesen Link: https://jobundkarriere.tu-ilmenau.de/oaf8o