Sekretärin (m/w/d)

Im Fachdienst Stadtplanung der Stadtverwaltung Jena ist nachfolgende Stelle, zunächst befristet bis zum 31.05.2027, neu zu besetzen:

Sekretärin (m/w/d)

JENA – DIE LICHTSTADT MIT ZUKUNFT - ist mehr als nur eine Stadt: hier treffen Innovation, Wirtschaftskraft und Lebensqualität aufeinander. Mit starken Unternehmen, wegweisender Forschung und einem vielfältigen Kulturleben bietet Jena das perfekte Umfeld für Familien und Berufstätige. Ob sichere Kinderbetreuung, abwechslungsreiche Schulen oder eine atemberaubende Naturkulisse mit zahlreichen Sport- und Freizeitmöglichkeiten – hier finden Sie alles, was das Leben lebenswert macht.

STADTVERWALTUNG JENA – FÜR UNSERE GEMEINSCHAFT. Für rund 110.000 Bürger:innen, zahlreiche Unternehmen und Institutionen gestalten wir als Stadtverwaltung täglich moderne und vernetzte Dienstleistungen. Gemeinsam sorgen wir für nachhaltiges Wachstum und eine lebenswerte Kommune. Als eine familienfreundliche Arbeitgeberin und eine der größten der Region investieren wir kontinuierlich in die Gesundheit, Zufriedenheit und Entwicklung unserer rund 2.000 Mitarbeitenden – denn nur gemeinsam können wir die Zukunft Jenas gestalten.

Als zentrale organisatorische Unterstützung des Fachdienstes Stadtplanung sorgen Sie für einen reibungslosen Geschäftsablauf und tragen maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung vielfältiger Planungs- und Verwaltungsprozesse bei.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Post- und Vorgangsbearbeitung einschließlich Dokumentenmanagement
• Termin-, Besprechungs- und Raummanagement für die Leitungsebene und den Fachdienst
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Protokollen sowie Serien- und Rundschreiben
• Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen und Beteiligungsverfahren
• Aktenführung, Archivierung sowie Verwaltung dienstlicher Unterlagen
• Unterstützung bei administrativen Verwaltungs- und Planungsprozessen
• Allgemeine Büro- und Organisationsaufgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie idealerweise mit Dokumentenmanagement- und Sitzungsmanagementsystemen
• Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich wünschenswert

Sie überzeugen durch Organisationsgeschick, Dienstleistungsorientierung und eine strukturierte Arbeitsweise. Auch bei wechselnden Anforderungen handeln Sie zuverlässig und lösungsorientiert. Digitale Anwendungen nutzen Sie sicher und effizient. Kommunikationsstärke, ein professionelles Auftreten sowie Verantwortungsbewusstsein und Diskretion runden Ihr Profil ab.

Ihre Vorteile - darum lohnt sich ein Wechsel zu uns

• ein befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 31.05.2027 in Vollzeit
• eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD inklusive regelmäßiger Tariferhöhungen, Sonderzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld und Leistungsprämie) und betrieblichen Altersvorsorge
• familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub
• eine umfassende Einarbeitung und Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
• Extras wie ein vergünstigtes VMT-Jobticket, eine CityCard oder eine teilweise Übernahme der Kindergartengebühren sowie ein betriebliches Gesundheitsmanagement

Gestalten Sie mit uns eine moderne Verwaltung und bringen Sie Ihre Stärken dort ein, wo Präzision und Verantwortung gefragt sind.

Wir freuen uns bis zum 14.07.2026 auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal. Nutzen Sie dafür den Button "Online-Bewerbung".

Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.