Assistenz Hauptverwaltung
Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: E 8 TVöD (Vollzeit Jahresbrutto 44.800 € bis 54.368 €)
Das Stadtamt Durlach vereint als zentrale Anlaufstelle für rund 30.000 Menschen im größten Stadtteil Karlsruhes vielfältige kommunale Aufgaben unter einem Dach und gestaltet Verwaltung nah an den Menschen vor Ort. In unserer Hauptverwaltung laufen die Fäden zusammen: Sie koordiniert zentrale interne Abläufe, verbindet unterschiedliche Bereiche und unterstützt die Ortsvorsteherin bei der Steuerung des Stadtamts.
Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag
- Koordination des laufenden Geschäftsbetriebs: Sie organisieren die Abläufe im Sekretariat, übernehmen das Terminmanagement und bereiten Besprechungen organisatorisch vor und nach. Dabei stellen Sie relevante Unterlagen zusammen, holen Rückmeldungen ein und behalten Fristen, Wiedervorlagen und offene Arbeitsaufträge im Blick.
- Zentrale Schnittstelle: Sie bündeln Informationen und koordinieren die Abstimmung zwischen der Leitung der Hauptverwaltung, der Personalstelle, den Fachbereichen und weiteren Organisationseinheiten.
- Administrative Sachbearbeitung: Sie bearbeiten selbständig wiederkehrende Verwaltungsvorgänge und die laufende Korrespondenz und unterstützen die Leitung der Hauptverwaltung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Vertretung: Sie vertreten die Assistenz der Ortsvorsteherin bei Abwesenheit, insbesondere während Urlaubs- und Krankheitszeiten, und stellen damit die verlässliche Fortführung der organisatorischen Abläufe im Leitungsbereich sicher.
Ihr Profil auf einen Blick:
- Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen zeichnet Sie aus. Idealerweise bringen Sie zudem Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mit.
- Kompetenzen: Organisationstalent, Diskretion und eine zuverlässige, selbständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Auch bei wechselnden Anforderungen behalten Sie den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten. Mit Ihrer Kommunikationsstärke und einem freundlichen, verbindlichen Auftreten schaffen Sie die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kolleg*innen. Für eine verlässliche Erreichbarkeit des Sekretariats bringen Sie die Bereitschaft mit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.
Ihre Bewerbung
Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Stadtamt Durlach, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 31.10.2026 | Kennziffer: 150.26.015
Ansprechperson: Anja Bormeth, Personalstelle, Telefon 0721/133-1911, E-Mail: anja.bormeth@durlach.karlsruhe.de