Assistent*in der Amtsleitung

Kieler Amt für Finanzwirtschaft sucht frische Köpfe

Starten Sie bei uns als 

Assistent*in der Amtsleitung

•  A 8 SHBesG, EG 8 TVöD
•  Vollzeit, Teilzeit
•  unbefristet
•  zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Was zu tun ist

Assistenz der Amtsleitung:

• Terminkoordination, Bearbeiten von Wiedervorlagen
• Protokollführung (z.B. Amtsleitung-Abteilungsleitungen-Runden)
• Ansprechperson für Fragen rund um und für die Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Veranstaltungen, amtsinternen Events und Dienstreisen
• Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung
• Raumplanung, soweit sie im Aufgabenbereich der Amtsleitung liegt

Weitere Aufgaben wären:

• Zentrale Arbeitszeiterfassung für das Amt für Finanzwirtschaft
• Beschaffung von Büroinventar und -material
• Zentrale Verwaltung von (digitalen) Sammlungen (von stadtweiten und amtsinternen Regelungen wie Dienst- und Geschäftsanweisungen, Vollmachten, Informationssammlungen mit Amtsbezug)
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
• Verwaltung des Abwesenheitskalenders aller Mitarbeiter*innen des Amtes
• Fertigen von Auswertungen und Statistiken für die Amtsleitung
• Postein- und Ausgangsbearbeitung einschließlich Fertigen von Scans für die digitale Akte
• Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen
• Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen und Kontierung von Rechnungen im Zuständigkeitsbereich der Amtsleitung
• Koordination der Beauftragten und Abstimmung mit der Amtsleitung
• Sachbearbeitende Tätigkeiten im Rahmen der Fachaufgaben des Amtes, soweit nicht auf die Fachabteilungen übertragen
• Bearbeitung des Dialog-, Petenten-, Beschwerdemanagements

Was Sie mitbringen

• Ausbildung. Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als:
  • Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistungen
  • Justizfachangestellte*r
  • Sozialversicherungsfachangestellte*r
  • Rechtsanwalts-, Notar-, Rechtsanwalts- und Notar- bzw. Patentanwaltsfachangestellte*r
  • Steuerfachangestellte*r
  • oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf
• oder Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste oder abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellte*n oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I
• Erfahrung. Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung in einem Bereich mit Außenwirkung z.B. als Teamassistenz
• Fachlichkeit. Gute Kenntnisse im Umgang mit internetbasierten Anwendungen sind erforderlich

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie sind ein Organisationstalent, diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Zudem arbeiten Sie selbständig, strukturiert und zuverlässig.

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der Arbeitsplatzteilung.

Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des TVöD und ist der aktuellen Entgelttabelle für den Bereich Verwaltung, IT und Ingenieurwesen zu entnehmen. 

Interessiert? - Wir auch.

Gern möchten wir Sie kennenlernen!
Wir setzen uns im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes aktiv dafür ein, Frauen im Beruf zu fördern und freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen. Gleiches gilt selbstverständlich auch für Menschen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen. Und auch Vielfalt ist uns ein großes Anliegen – daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen mit den verschiedensten Biographien. Ansprechpartner*innen zu diesen Themen finden Sie auf www.kiel.de/grundsätze. 

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 13.09.2026 die Referenznummer 00280 an und fügen ein Anschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie relevante Arbeits- und Abschlusszeugnisse bei.

Ihr Kontakt bei fachlichen Fragen: Claudia Gronau 0431 901-1709    

Ihr Kontakt bei Fragen zum Auswahlverfahren und Bewerbungsprozess: Jette Schubert Recruiting Tel: 0431 901-5191

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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung