Assistenz (m/w/d)
Für unseren Standort Kiel suchen wir eine
Assistenz (m/w/d)
Was sind Ihre Aufgaben?
Assistenz der Vorständin
- Führung des Vorzimmers des Vorstandes am Standort Kiel mit allen anfallenden Assistenzaufgaben, Terminabstimmung und Terminorganisation sowie organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen des Vorstands
- Reisevorbereitung sowie Reisekostenabrechnung des Vorstandes
- Unterstützung bei Vorstandsprojekten sowie bei der Sitzungsvorbereitung von Amtsleitungstagungen
- Erstellen von Entscheidungsvorlagen / Präsentationen durch Recherche, Ausarbeitung von Themen und Themenfeldern
- Korrespondenz des Vorstandes, Bearbeitung des Posteingangs (Papier / E-Mail)
- Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei Veranstaltungen in Kiel in Vertretung
Assistenz im Projekt MATS
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen des Projektteams u.a. Workshops mit externen Gästen (z.B. Präsenz-PSAs, Teamworkshops) oder internen Sitzungen: Jour Fixe, Lenkungsgruppensitzungen
- Terminabstimmung und Terminorganisation für den Vorstand und die MATS-Projektleitung
- Pflege von Projektübersichten und Überwachung der Dokumentenablage
- Erstellen von Protokollen
- Erstellung und Pflege von Arbeitsvorlagen, Foliensätzen und Berichten
Was bringen Sie mit?
Erforderlich:
- abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige qualifizierte Berufserfahrung vorzugsweise im Assistenzbereich
- fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation und der Unterstützung von Leitungskräften
Darüber hinaus sollten Sie mitbringen:
- sicherer Umgang mit den Instrumenten moderner Bürokommunikation (Outlook, Excel, PowerPoint, SharePoint, Videokonferenzsysteme)
- Fähigkeit zu sorgfältiger, konzentrierter und termingerechter Arbeit
- Fähigkeit zum selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeiten
- gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang mit Dritten
- ausgeprägte Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, eigenständig Ideen zu entwickeln und Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
Statistik macht Sinn. Für Sie auch?
Wir sind das Statistische Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein (kurz: Statistikamt Nord) und sind für die beiden schönsten norddeutschen Bundesländer die zentrale Dienstleisterin auf dem Gebiet der amtlichen Statistik. Mit den Ergebnissen unserer unabhängigen Arbeit leisten wir einen wichtigen Beitrag zu demokratischer Teilhabe und freier Meinungsbildung.
Was wir bieten
- Gesellschaftlicher Nutzen: Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Zukunft unserer Gesellschaft, die wir mit Daten und Fakten unterstützen
- Tarifvertrag: Attraktive Vergütung nach TV-AVH inkl. jährlicher Sonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- Flexibilität: Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit, Mobiles Arbeiten, 30 Tage Erholungsurlaub
- Personalentwicklung: Individuelle und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, die von uns aktiv gefördert werden
- Mobilität: Maßgeblicher Zuschuss DeutschlandTicket, Jobrad Fahrradleasing
- Mentor:innen Programm: Betreuung durch eine:n Mitarbeiter:in außerhalb Ihres Fachbereichs zum Netzwerken und Unterstützen in den ersten 6 Monaten
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann möchten wir Sie gern kennenlernen und freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Wir arbeiten weitgehend digital – daher bitten wir Sie, folgende Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer ausschließlich über unser Bewerbungsportal in einer pdf-Datei einzureichen:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Nachweis über Schul-, Ausbildungsund Studienabschlüsse
- Relevante bzw. aktuelle Beurteilung / Zeugnisse (möglichst nicht älter als 2 Jahre)
- Nachweise über relevante Fort- und Weiterbildungen
Wir bekennen uns zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, daher sind unsere Stellen grundsätzlich, unter der Voraussetzung einer ganztägigen Besetzung, teilbar. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir stehen für Chancengleichheit und gerechte Bezahlung. Wir fördern die berufliche Entwicklung aller Geschlechter im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes – Bewerbungen von Männern sind daher besonders erwünscht.