Projektassistenz (m/w/d)

Bei der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) arbeiten rund 1.800 Menschen daran, das Land Schleswig-Holstein voranzubringen – durch nachhaltiges Bauen, intelligentes Beschaffen und zukunftsfähiges Bewirtschaften öffentlicher Gebäude.

Unser Anspruch: Prozesse und Lösungen kontinuierlich zu verbessern – fachlich fundiert, lösungsorientiert und mit Offenheit für neue Wege.

Bereit, etwas zu bewegen? Dann werden Sie Teil unseres Teams als

Projektassistenz (m/w/d)

Bereich Bundesbau

Ihre Aufgaben bei uns

• Sie übernehmen die Auftragsverwaltung und -koordination von Baumaßnahmen, indem Sie, 
  • die Bauaufträge in Bau.SAP anlegen, pflegen und überwachen 
  • sich eng mit der Bauleitung und dem Controlling abstimmen 
  • die telefonische und schriftliche Nachfrage mit internen und externen Baubeteiligten übernehmen 
• Sie verantworten das Dokumentenmanagement und die Pflege digitaler Projektakten und erstellen die Projektbeteiligtenlisten in Excel 
• Sie unterstützen die Bauleitung bei den Vergabeverfahren indem Sie,
  • die Ausschreibungsunterlagen auf formelle Vollständigkeit prüfen
  • die Unterlagen in Bau.SAP anlegen und die Abstimmung mit der Submissionsstelle übernehmen 
  • die Bindefristen überwachen, die Angebotsprüfung weiterleiten und die technische Wertung in Bau.SAP übernehmen 
• Sie nehmen sich der Rechnungsbearbeitung an, indem Sie 
  • diese einleiten und die  Ablage der Rechnungen vornehmen 
  • die Rechnungen in Bau.SAP bearbeiten und die Fristen überwachen 
• Sie übernehmen administrative Aufgaben, wie  
  • die Organisation von Besprechungen, einschließlich Raumbuchung, Catering und Terminkoordination 
  • die Protokollführung in Abstimmung mit der Besprechungsleitung

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Verwaltungsausbildung, oder vergleichbare Berufsausbildungen, mit Erfahrung im o.g. Aufgabenspektrum
• Sie besitzen bereits Berufserfahrung als Assistenzkraft (m/w/d) und haben Interesse sich mit dem Vergabe-und Haushaltsrecht sowie mit Systemen, wie SAP auseinanderzusetzen
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Sie sind offen und pflegen Ihren Kollegen (m/w/d) gegenüber einen teamorientierten und respektvollen Umgang
• Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zur Wahrnehmung von Dienstreisen 
• erfolgreiches Bestehen der Sicherheitsüberprüfung nach § 15 Abs. 2 VSA SH innerhalb der Probezeit

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 28.06.2026!

Berufliche Gleichstellung zwischen Frauen und Männern ist uns wichtig. Daher werden Bewerbungen von Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. 

Informationen zu unseren Datenschutzhinweisen finden Sie hier: GMSH | d.vinci