Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d), Innere Verwaltung, Köln

Für unsere Abteilung Innere Verwaltung am Standort Köln suchen wir zum 01.08.2026 eine

Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Wir sind die gesetzliche Unfallversicherung für die Bereiche Energie, Textil, Elektro und Medienerzeugnisse. Bei uns sind rund 4 Millionen Menschen in über 200.000 Mitgliedsunternehmen versichert. Wir beraten unsere Mitgliedsbetriebe bei Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und sorgen nach Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten für die medizinische Behandlung, Rehabilitation und finanzielle Entschädigung unserer Versicherten.

Wir bieten

• Die tarifliche Vergütung Entgeltgruppe 8 BG-AT.  
• Ein sicheres, modernes und dienstleistungsorientiertes Arbeitsumfeld im öffentlichen Dienst.
• Flexible Arbeitszeiten in einem Gleitzeitsystem.
• Homeoffice Möglichkeit.
• Gestaltungsfreiräume sowie verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeiten.
• Ein familienbewusstes Unternehmen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat bei uns einen hohen Stellenwert (Zertifizierung mit dem Audit "berufundfamilie").   
• Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Ein umfangreiches Angebot für Ihre Gesundheit u.a. eine vergünstigte Mitgliedschaft im Urban Sports Club.
• Betriebliche Altersversorgung, Jobticket und vieles mehr.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die 3-köpfige Abteilungsleitung in allen organisatorischen u. administrativen Belangen. Ihr Ziel: Abläufe effizient gestalten u. Themen verbindlich abschließen.
• Sie koordinieren Termine, Informationen und Aufgaben zwischen den Leitungspersonen, sorgen für klare Strukturen und behalten auch in dynamischen Phasen den Überblick.
• Sie bereiten Entscheidungen und Unterlagen eigenständig vor, formulieren und finalisieren Schreiben, Vermerke und Mitteilungen für die interne und externe Kommunikation.
• Sie übernehmen Verantwortung für die, Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Projekten.

Was uns überzeugt

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung - idealerweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation - jeweils mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Bewerben können sich ebenfalls Personen ohne formalen Berufsabschluss, sofern sie über mindestens acht Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion verfügen.
• Organisationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Themen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
• Eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise: Sie erkennen Handlungsbedarf, treffen Entscheidungen im Rahmen Ihrer Verantwortung und führen Aufgaben konsequent zum Abschluss.
• Freude an Veränderungen und Lust, aktiv an der digitalen Weiterentwicklung der Abteilung mitzuwirken. Sie bringen Ideen ein, denken Prozesse neu und nutzen digitale Werkzeuge selbstverständlich.
• Ein sicheres und professionelles Auftreten sowie ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen.
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im direkten Zusammenwirken mit der Abteilungsleitung.

Wir fördern

aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die Chancengleichheit aller Menschen. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Bei entsprechen- den Bewerbungen prüfen wir, ob eine Umsetzung im dienstlichen Rahmen möglich ist.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Ihren vollständigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise) bis zum 11.06.2026.
Fragen zu Ihrem künftigen Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne Olivia Gehmlich, stv. Abteilungsleitung Innere Verwaltung,
Telefon: 0162 2574349.

Informationen über uns finden Sie im Internet unter www.bgetem.de