Assistenz der Bürgermeisterin (w/m/d)

Die Stadt Ostseebad Kühlungsborn sucht zum 01. Oktober 2026 eine engagierte Persönlichkeit als

Assistenz der Bürgermeisterin (w/m/d)

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Die Vergütung erfolgt, bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen, mit der Entgeltgruppe 8 TVöD.

Gesucht wird eine Person mit hoher Eigenverantwortung, ausgeprägtem Organisationstalent sowie der Fähigkeit, administrative, kommunikative und repräsentative Aufgaben souverän miteinander zu verbinden.

Sie arbeiten in einer vertrauensvollen Schlüsselfunktion unmittelbar an der Schnittstelle zwischen Bürgermeisterin, Verwaltungsleitung, Politik, Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen, Medien sowie externen Partnern und tragen maßgeblich zu einem professionellen und strukturierten Arbeitsumfeld bei.

Ihre Aufgaben

• Leitung und Organisation des Vorzimmers der Bürgermeisterin
• Eigenverantwortliche Termin-, Kalender- und Reiseorganisation für die Bürgermeisterin
• Eigenständige Koordination, Steuerung und Priorisierung eingehender Vorgänge, Anfragen und Arbeitsaufträge
• Koordination komplexer Termin- und Projektketten
• Eigenverantwortliche Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen, Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung der Bürgermeisterin bei administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben
• Schnittstellenfunktion zwischen Bürgermeisterin, Fachämtern, politischen Vertretern und Gremien, kommunalen Unternehmen sowie externen Ansprechpartnern
• Eigenständige Korrespondenz und Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Institutionen, Unternehmen, Vereinen, Medien und Partnern in Abstimmung mit der Bürgermeisterin
• Termingerechte Erstellung, Aufbereitung und Strukturierung von Präsentationen, Gesprächsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Koordination und Begleitung der Social-Media-Aktivitäten der Stadt sowie mediale Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Begleitung und organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Terminen und Sitzungen – auch außerhalb üblicher Arbeitszeiten
• Organisation von Empfängen, Ehrungen und repräsentativen Veranstaltungen
• Bearbeitung der Aktenverwaltung sowie des Dokumentenmanagements im Sachgebiet
• Optimierung digitaler Abläufe und Prozesse im Bereich Verwaltungssteuerung
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung moderner Verwaltungs- und Kommunikationsstrukturen
• Abwesenheitsvertretung im Bereich Sitzungsdienst (u.a. Vorbereitung und Protokollführung von Sitzungen politscher Gremien)

Die Übertragung weiterer Aufgaben bzw. Änderungen des Aufgabenfeldes bleiben vorbehalten.

Ihr Profil

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, beispielsweise als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Vorzimmer- oder Organisationsbereich, vorzugsweise im öffentlichen Dienst oder in vergleichbarer verantwortungsvoller Position
• sehr gutes Organisationsvermögen sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise
• hohe Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit sowie sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten auch in anspruchsvollen Situationen
• hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Bereitschaft zu dienstlichen Einsätzen außerhalb üblicher Arbeitszeiten
• Professionelle Loyalität, Integrität sowie ein absolutes Bewusstsein für Vertraulichkeit und Diskretion
• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen, Prozesse eigenständig zu koordinieren und auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten
• hohe digitale Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, digitalen Kommunikations- und Organisationssystemen sowie Social-Media-Anwendungen
• Teamfähigkeit, serviceorientiertes Denken sowie Freude an einer vielseitigen und dynamischen Tätigkeit
• persönliches Engagement und Teamfähigkeit sowie Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit

Wir bieten

• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in direkter Zusammenarbeit mit der Bürgermeisterin
• einen modernen und krisensicheren Arbeitsplatz mit hohem Maß an Eigenverantwortung
• eine vertrauensvolle Schlüsselposition mit abwechslungsreichen Kontakten und Einblicken in zentrale kommunale Entscheidungsprozesse
• die weiteren Vorteile des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst wie bspw.:
  • eine tarifgerechte Vergütung einschließlich Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und vermögenswirksamen Leistungen
  • eine betriebliche Altersversorgung über die Kommunale Zusatzversorgungskasse M-V
  • flexible Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse
  • 30 Tage Urlaub (ab 2027 31 Tage) sowie zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
  • die Möglichkeit des Fahrradleasings
  • die regelmäßige Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen

Was uns wichtig ist

Die Tätigkeit erfordert ein besonders hohes Maß an Vertrauen, Loyalität und Professionalität.
Gesucht wird keine klassische Vorzimmerkraft, sondern eine Persönlichkeit, die vorausschauend mitdenkt, strukturiert organisiert, Prioritäten erkennt und die Bürgermeisterin im anspruchsvollen Verwaltungsalltag weiterhin zuverlässig unterstützt.

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Kopien der Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse sowie evtl. Referenzen) unter Angabe des Betreffs „Bewerbung Assistenz der Bürgermeisterin (w/m/d)“ bis zum 21. Juni 2026 an:

personalamt@stadt-kborn.de   oder

Stadt Ostseebad Kühlungsborn
Personalabteilung
Ostseeallee 20
18225 Ostseebad Kühlungsborn

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 07.07.2026 und 08.07.2026 statt.

Sie können sich gern per E-Mail bewerben. Hierbei sollte die Bewerbung aus einer gebündelten PDF-Datei bestehen. Bitte beachten Sie, dass die Übertragung per E-Mail in unverschlüsselter Form erfolgt. Bei schriftlicher Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen bitte ohne Mappe, Folien oder Ähnliches ein. Eine Rücksendung der Unterlagen erfolgt grundsätzlich nicht.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Webseite unter www.stadt-kuehlungsborn.de/stellenausschreibungen.

Ostseebad Kühlungsborn, den 03.06.2026

gez. Olivia Arndt
Bürgermeisterin