Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Sekretariat des Dekanats (w/m/d)

Die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) ist eine der führenden Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Deutschland. Mit einer Vielzahl an innovativen Studiengängen, interdisziplinären Forschungsprojekten und einer starken Vernetzung in die regionale Wirtschaft und Gesellschaft bieten wir eine lebendige akademische Umgebung. Zur Verstärkung unseres Teams ist an der Fakultät Wirtschaftswissenschaft und Wirtschaftsingenieurwesen folgende Stelle zum 01.01.2027 zu besetzen:

Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Sekretariat des Dekanats (w/m/d)

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs im Dekanat, insbesondere
  • Planen, Koordinieren sowie Überwachung von Terminen und Fristen;
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie der elektronischen Kommunikation, Erteilung telefonischer Auskünfte;
  • administrative Betreuung der Beschäftigten der Fakultät, insbesondere in Krankheits- und Urlaubsangelegenheiten;
  • Vorbereitung, Organisation, reisekostenrechtliche Vorprüfung und Abrechnung von Dienstreisen;
  • Erstellung von Beschaffungsanträgen und Auslösen von Bestellungen;
• Informationsmanagement
  • Kommunikation und Absprachen mit dem Gebäudemanagement;
  • Beschaffung, Aufbereitung, Verdichtung und Verwaltung von Informationen und Daten;
  • Anfertigen von Schriftstücken der allgemeinen Korrespondenz, von Übersichten mittels Tabellenkalkulation sowie Vorbereitung von Vorlagen und Präsentationen nach Vorgaben;
• Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen der Fakultätsgremien, inkl. Protokollführung sowie bei Veranstaltungen der Fakultät;
• Unterstützung der Lehrenden sowie Betreuung von Studierenden, insbesondere
  • Organisation und Übernahme von Prüfungsaufsichten und -einsichten;
  • Unterstützung bei der Einschreibung in Wahlpflichtmodule;
  • Erteilung von Auskünften an Studierende, im Besonderen zu organisatorischen Fragen;
  • Gestaltung und Anfertigung von Unterlagen für die Lehre nach Vorgabe;
  • Erledigen von Korrespondenz, Internetrecherchen und Kopierarbeiten.

Das bringen Sie mit

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büro- und Verwaltungsmanagement oder im Bereich des Rechts;
• eine einschlägige Berufserfahrung in der allgemeinen Büroorganisation, Assistenz oder im Sekretariatsbereich;
• idealerweise Erfahrungen in der Verwaltung einer Hochschule;
• sehr gute Kenntnisse moderner Büro- und Verwaltungsabläufe sowie im Dokumenten- und Aktenmanagement;
• einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen;
• eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Teamfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise;
• ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen;
• die Fähigkeit zu ebenso freundlicher wie verbindlicher Kommunikation sowie
• gute Englischkenntnisse.

Wir bieten

• Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum.
• Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung.
• Individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote.
• Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir insbesondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
• Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.

So bewerben Sie sich

Bitte bewerben Sie sich bis zum 20.10.2026 über unser Online-Formular mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!