Sekretär/-in (m/w/dx)

Kennziffer 37/2026

Sekretär/-in (m/w/dx)

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Fakultät für Geschichte, Kunst- und Regionalwissenschaften, Institut für Kunstpädagogik, ist ab dem 1. April 2026 oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• 50 % einer Vollbeschäftigung
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgaben

• selbstständige Führung des Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination (auch in englischer Sprache), Ablage und Archivierung von Dokumenten, Erstellen von Protokollen
• Überwachung und Verwaltung der zugewiesenen Haushaltsmittel, Bewirtschaftung von Drittmitteln, Verwaltung von Einnahmen, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Durchführung der Inventur
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge
• selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs sowie sonstige Kommunikation mit Studierenden und inneruniversitären sowie externen Kooperationspartnern zu organisatorischen Belangen für Studium und Forschung, auch in englischer Sprache
• Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung
• Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten sowie in der Semesterplanung (u. a. Raumbuchung, Erstellung von Vorlesungsverzeichnissen, Mitwirkung bei der Eignungsfeststellungsprüfung)
• Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen mit Gästen, Tagungen und Sonderveranstaltungen
• Mitwirkung an Forschungsprojekten z. B. durch Verwaltung von Forschungsteilnehmern (Schulen, Lehrpersonen, Schülerinnen und Schüler)
• Pflege der Homepage durch Aktualisierung von Inhalten

Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement/ Bürokommunikation (m/w/d/x) oder als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d/x) oder mindestens gleichwertige, einschlägige Qualifikation
• sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse (Sprachniveau B1 erforderlich)
• Kenntnisse im Haushalts-, Reisekosten- und Personalrecht sowie in der Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln erforderlich
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, Serviceorientierung
• gute Kenntnisse in Büroorganisation, Termin-/Projektplanung und Dokumentenverwaltung
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint), Projektmanagementsoftware, Präsentationssoftware sowie moderner Kommunikationstechnik
• Kenntnisse in TYPO3 und WordPress sind wünschenswert
• gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, gute organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen in einem Team von Künstler/-innen und Wissenschaftler/-innen
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 37/2026 bis 07.04.2026 (Fristverlängerung) an: Universität Leipzig, Fakultät GKR, Institut für Kunstpädagogik, Herrn Prof. Andreas Wendt - persönlich – Ritterstraße 8–10, 04109 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail an alexander.frohberg@uni-leipzig.de senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Hinweise zum Datenschutz
Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.

Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.