Sekretariat Prorektoren (w/m/d)

Die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) ist eine der führenden Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Deutschland. Mit einer Vielzahl an innovativen Studiengängen, interdisziplinären Forschungsprojekten und einer starken Vernetzung in die regionale Wirtschaft und Gesellschaft bieten wir eine lebendige akademische Umgebung. Zur Verstärkung unseres Teams ist folgende Stelle zum 01.01.2027 zu besetzen:

Sekretariat Prorektoren (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben:

• Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs sowie der administrativen Abläufe in den Prorektoraten, einschl. Terminplanung, Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen;
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, inkl. Fristenkontrolle, Nachweisführung und elektronischer Aktenablage (WinReg) sowie Archivierung des dienstlichen Schriftgutes;
• Anfertigen von Schriftstücken (auch vertrauliche Schreiben) der allgemeinen Korrespondenz nach Stichworten und Diktat;
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen an die Prorektorate, Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen, Bereiche oder Personen;
• organisatorische Vor- und Nachbereitung und Unterstützung von Beratungen der Rektoratsmitglieder, ggf. Erstellung von Unterlagen nach Weisung;
• Vervielfältigungsarbeiten und Digitalisierung von Dokumenten sowie Vorbereitung von Vorlagen und Präsentationen sowie
• Büromaterialverwaltung (inkl. Bedarfsermittlung und Bestellung) und Verwaltung der Merchandising-Artikel.

Datenverwaltung und Informationsrecherche:

• Beschaffung, Aufbereitung, Verdichtung und Verwaltung von Informationen und Daten sowie
• Verwaltung von digitalen Dateien und Dokumenten.

Veranstaltungsplanung und -organisation:

• Organisatorische Vor- und Nachbereitung und Unterstützung von Beratungen der Rektoratsmitglieder, ggf. Erstellung von Unterlagen nach Weisung sowie
• Unterstützung von zentralen Veranstaltungen der Hochschule.

Teamunterstützung und Bürokoordination:

• Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern der Prorektorate und des Rektorats und Schnittstellen zu verschiedenen Abteilungen;
• Vertretung der Assistenz des Rektors/Rektorin sowie
• Inventarisierung im Bereich des Rektorats und der Prorektorate.

Das bringen Sie mit

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büro- und Verwaltungsmanagement oder im Bereich des Rechts;
• Berufserfahrung in der allgemeinen Büroorganisation, Assistenz oder im Sekretariatsbereich;
• sehr gute Kenntnisse moderner Büro- und Verwaltungsabläufe sowie im Dokumenten- und Aktenmanagement;
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen;
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise;
• hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen;
• Fähigkeit zu ebenso freundlicher wie verbindlicher Kommunikation sowie
• gute Englischkenntnisse.

Wir bieten

• Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum.
• Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung.
• Individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote ermöglichen gemeinsames Wachstum.
• Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir insbesondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
• Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.

So bewerben Sie sich

Bitte bewerben Sie sich bis zum 06.08.2026 über unser Online-Formular mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen