Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d)
Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d)
Standort Lemgo, unbefristet
In dieser Schlüsselrolle sind Sie das organisatorische Rückgrat der Geschäftsleitung: Sie koordinieren mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent die Abläufe im direkten Umfeld der Geschäftsleitung, behalten auch bei komplexen Themen den Überblick und stellen jederzeit einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
Dabei agieren Sie proaktiv, erkennen Zusammenhänge frühzeitig und kümmern sich zuverlässig um die organisatorischen Anforderungen eines anspruchsvollen Managementumfelds.
Ihre Aufgabenschwerpunkte:
Unterstützung der Geschäftsleitung:
- Eigenständige und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsleitung sowie Koordination und Priorisierung der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsumfeld
- Aufbereitung und Strukturierung von Informationen, Präsentationen, Gesprächsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen
- Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs-, Führungs- und weiteren relevanten Besprechungen einschließlich Protokollführung sowie Beschluss-, Fristen- und Aufgabenverfolgung
- Koordination und Nachverfolgung von Vorgängen zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften, internen Organisationseinheiten sowie externen Ansprechpartner:innen
- Eigenständige Bearbeitung und Koordination vertraulicher und sensibler Vorgänge
- Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses und Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Priorisierung eingehender Themen
Organisation und Kommunikation:
- Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
- Professionelle interne und externe Korrespondenz und Kommunikation mit Führungskräften, Verbandsmitgliedern, Kunden und weiteren Ansprechpartner:innen
- Eigenständige Weiterentwicklung und Optimierung organisatorischer Abläufe und Standards im Geschäftsleitungsumfeld
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung besonderer Termine, Veranstaltungen und organisatorischer Projekte der Geschäftsleitung
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Zusatzqualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren organisatorischen Funktion, idealerweise auf Geschäfts- und Leitungsebene
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, eine strukturierte und selbständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Anforderungen sicher zu priorisieren
- Souveränes und verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Das bieten wir Ihnen:
- Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz in einem wachsenden kommunalen Umfeld
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe mit hohem Gestaltungsgrad
- Eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD-V - je nach Qualifikation und Erfahrung ca. 47.000 € bis 63.000 € brutto jährlich und Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- In Vollzeit oder Teilzeit, kollegiales Umfeld
- Flexible Arbeitszeitmodelle, Vermögenswirksame Leistungen
- Betriebliche Zusatzversorgung zur Alterssicherung
- Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf
- Arbeitsplatz- und lebensphasenorientierte Angebote
Nähere Informationen erhalten Sie bei Matthias Stoller unter der Rufnummer +49 5261 252-100 oder m.stoller@owl-it.de.
Sie sind interessiert?
Dann nutzen Sie bitte die Möglichkeit, sich online unter https://www.owl-it.de/Karriere zu bewerben. Wir bitten von Bewerbungen per Post oder E-Mail abzusehen.
Die Stelle steht allen Geschlechtern sowie Schwerbehinderten gleichermaßen offen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte bewerben Sie sich bis zum 25.10.2026.